Kako poboljšati organizacione sposobnosti na radnom mestu?

1. Postavite ciljeve i planirajte izvršenje tih ciljeva

Kako biste postali organizovani prvo treba da usavršite svoje veštine planiranja i jasnog postavljanja ciljeva. Teško je organizovati se ako vam misli nisu fokusirane i ako su ciljevi nejasno postavljeni. Jasnoća postavljanja ciljeva vodi ka fokusu i efikasnosti. Dakle, prvi korak ka tome da postanete organizovna osoba je znati šta točno želite i šta se od vas očekuje u vašem poslu.

Najvažniji savet o tome kako razviti svoje veštine planiranja i postavljanja ciljeva je unapred odrediti vreme planiranja. Ljudi jako retko uspevaju da pronađu vreme i mir da bi malo bili sa sobom i to vreme iskoristili samo za razmišljanje i planiranje svojih sedećih poteza. Planiranje uvek počinje zapisivanjem stvari - ne postoji čarobna formula.

Za početak, samo uzmite komad papira i napišite šta želite da postignete i kako ćete to postići. Ne treba preterano komplikovati stvari – razvijte naviku da zapisujete svoje ciljeve, a zatim ih pregledajte na nedeljnom nivou.

2. Odlučnost u sprovođenju ciljeva

Važan deo organizacije je donošenje odluka – od odabira prioriteta, preko raspodele resursa, pa sve do vođenja drugih prema zacrtanim ciljevima (na primer, šefovi timova imaju važnu ulogu u ovome).

Sve to podrazumijeva donošenje odluka i pridržavanje istih. Naravno, svi mi s vremena na vreme oklevamo i svi s vremena na vreme donesemo pogrešnu odluku. To samo znači da će biti trenutaka kada ćemo morati da stanemo kako bismo ponovo procenili trenutnu situaciju.

Ipak, ako imate problema pri donošenju odluka, onda je najbolji savet: vežbati, vežbati, vežbati. Ako i poželite da promenite odluku razmislite o posledicama. Počnite sa odlukama koje neće imati značajne posedice, a zatim pomalo napredujte. Neodlučnost se može pobediti samo svesnim i namernim donošenjem odluka.

Zašto je odlučnost tako važna organizaciona veština? Neodlučnost obično dovodi do toga da jednostavno ne radite ništa. Teško je biti organizovana osoba ako stalno redefinišete ciljeve.

Naravno da ne treba žuriti ili donositi iracionalne odluke, ali morate biti u stanju da analizirate prednosti i nedostatke, da donesete odluku i onda se suočite sa svim posledicama takve odluke. Izuzetno je iscrpljujuće za vas, ali i za druge, ako ste stalno neodlučni.

3. Upravljanje vremenom

Vreme je najvrednija imovina koju imate. Vaše vreme je u svakom slučaju ograničeno tako da možete izvršiti samo određeni broj zadataka tokom dana, kao i da ostvarite samo određeni broj ciljeva. Upravo zato je važna organizaciona veština znati upravljati vremenom – svojim, ali i tuđim.

Planiranje, postavljanje ciljeva i donošenje odluka su važni delovi upravljanja vremenom. Kada počnemo da praktikujemo ove veeštine, na kraju dolazimo do tačke u kojoj moramo postaviti dnevne prioritete u skladu sa planovima koje napravimo. To je u pravom smislu reči upravljanje vremenom. Rasporedite svoje vreme za najvažnije stvari u određenom danu, nedelji i mesecu. Prioritet nije ono za što kažete već ono čemu posvećujete svoje vreme.

Upravljanje vremenom može se posmatrati na dva različita načina:

• upravljanje dnevnim zadacima
• upravljanje sastancima

Upravljanje dnevnim zadacima sastoji se od definisanja važnih zadataka, određivanja šta bi trebalo da radite sami, a šta bi trebalo da delegirate, i na kraju je potrebno isplanirati optimalno vreme za izvršenje zadataka.

Redovno ažuriran popis zadataka znak je dobrih organizacionih sposobnosti.

Osim upravljanja zadacima važan deo raspodele vremena je upravljanje sastancima. Odlučivanje s kim ćete se sastajati i koliko dugo je važno za kreiranje kvalitetnog rasporeda. Morate se pobrinuti da sastanci budu produktivni, usredsređeni na temu, potkrepljeni zapisnicima i da rezultiraju donošenjem jasnih odluka.

Efikasno upravljanje vremenom ne dozvoljava da se vreme uzalud troši. Upotreba rešenja za evidenciju radnog vremena s kvalitetnom analitikom takođe vam može pomoći da mnogo bolje organizujete vreme svojih zaposlenih ili članova tima na radnom mestu.

4. Veštine rukovođenja i komunikacije

Kao što smo ranije spomenuli, organizacione veštine važne su za upravljanje i ljudskim i materijalnim resursima.

Za upravljanje materijalnim resursima važne su analitičke veštine – iskustvo u izradi budžetskih tabela, donošenju budžeta, praćenju planova itd. Sa druge strane, kod upravljanja ljudskim resursima potreban je drugačiji set veština koje možemo kategorizovati kao veštine rukovođenja i komuniciranja.

To uključuje sve: od inspirisanja ljudi preko jasnog definisanja vaših očekivanja, pa do pohvale kada su izvrsni. Ovo je verovatno najteži deo izvrsnog organizatora: upravljanje ljudima.

Ne postoji jednostavan način kako da to naučite. Čitanje knjiga, odlazak na seminare, primena novih tehnika rukvođenja i stalno usavršavanje jedini su siguran način da razvijete ove ključne soft skills.

5. Ovladati tehnologijom i organizacionim alatima

Nešto što je postalo sve neophodnije u poslednjoj deceniji je savladati tehnologiju i organizacione alate. Mnogi poslovi se sada odvijaju preko računara.

Retko se može naići na složeni projekat koji se ne izvodi uz korićenje aplikacija za planiranje, upravljanje ljudskim resursima i komunikaciju. Ako ne svladate korišćenje ovih resursa vaše organizacione veštine će zaostati.

Ne morate biti stručnjak za računare, ali svakako morate da odvojite vreme kako biste savladali glavne aplikacije koje koristite na poslu. Morate naučiti da koristite tehnologiju u svoju korist, tako da alati mogu da pojačaju organizacione veštine koje ste već ranije razvili.

Učenje ovih alata i aplikacija zahtevaju vreme, ali koristi mogu biti višestruke. Aplikacije postupno osvajaju svet i nema naznaka da će se trend usporiti. Sve ukazuje na suprotno. Stoga, ako ste zanemarili ulaganje u svoje tehnološke veštine, vreme je da to promenite.

6. Raditi pod pritiskom uz zadržavanje produktivnosti

Kada nešto organizujete stvari retko kad idu planiranim tokom. Obično imamo kratke rokove i česte promene. Upravo zato rad pod pritiskom je važna organizaciona veština.

To konkretno znači ostati smiren i slediti plan do kraja dok su svi ostali u panici. Smirenost u teškim situacijama je ono što prosečne organizatore izdvaja od onih nadprosečnih.

Međutim, sposobnost rada pod pritiskom nije jedino što je važno. Neophodo je negovati određeni stepen agilnosti. Put prema vašem cilju nikada nije ravna linija. Ako ste mudro postavili jasne ciljeve morate ostati fleksibilni na svom putu sve do postizanja  istih. Obe veštine, rad pod pritiskom i sposobnost prilagođavanja, najefikasnije se razvijaju kroz praksu.

Kada nešto krene po zlu nemojte biti kruti i fokusirati se na ono loše, već potražite alternativne načine za postizanje cilja. Postupno preuzimanje zahtevnijih projekata tokom vremena pomoći će vam da naučite da se bolje nosite sa takvim situacijama.

7. Uredite i organizujte svoje radno mesto

Neki ljudi veruju u “kreativni nered” i više vole da rade u neurednom okruženju, ali to ima svojih mana.

Održavanje čistog stola i postavljanje svega na svoje mesto obično je okruženje koje ljudi s dobrim organizacionim sposobnostima neguju.

Kako biste dostigli bolje organizacione veštine pobrinite se da živite u urednom okruženju. Ne treba se tu baš sad raditi o sterilnom okruženju - dovoljno je da vaš prostor bude čist i da sve bude na svom mestu.

Osećaćete se organizovanije, lakše ćete pronaći stvari, a čisto okruženje će vas motivisati da dalje razvijate svoje organizacione veštine.

8. Briga o sebi

Na kraju, ali ne i najmanje važno, moramo spomenuti brigu o sebi. Ako se ne brinite o sebi teško ćete izvrsno organizovati bilo šta. Organizacione veštine počinju dobrim samoupravljanjem. To znači da morate paziti na svoje fizičko zdravlje tako da se dovoljno odmarate, negujete svoj intelekt čitanjem i podsticajnim razgovorima, kao i da ne zanemarujete svoju emocionalnu sreću i dobrobit.

Kada ste na vrhu imaćete daleko veće šanse za uspešno organizovanje sebe, drugih i svih ostalih resursa. Uvek morate služiti kao primer drugima.

Ako prestanete da se brinete o sebi – previše radite, loše se hranite, izbegavate fizičku aktivnost, stalno ste anksiozni, ne ulažete u svoje veštine i sl. na kraju ćete početi da donosite loše odluke, vaše znanje će zastareti, bićete umorni i neraspoloženi i pre ili kasnije ćete izgoreti.

Stoga, ako želite da razvijete svoje organizacione sposobnosti, počnite sa brigom o sebi – svom telu, umu, emocijama i duši. To je početak kvalitetnije i bolje organizacije.