Evidencija radnog vremena: vodič za odabir pravog rešenja

2.1.1. Ključni zadaci – »Jobs to be done«

Svako rešenje koji ima za cilj doneti neku vrednost organizaciji ima skup funkcija koje obavljaju određene zadatke (eng. Jobs To Be Done). Taj skup zadataka trebalo bi da bude definisan za svako rešenje koje se implementira, uključujući i rešenje za evidenciju radnog vremena i prisustva zaposlenih.

Pre nego što skrenemo pažnju na ključne zadatke, istaknimo malu razliku između ova dva pojma koji se obično koriste kao sinonimi:

• Evidencija radnog vremena i prisustva zaposlenih znači beleženje svih prijava i odjava zaposlenih na radnom mestu
• Upravljanje radnim vremenom zaposlenih znači upravljanje svim zabeleženim događajima i kategorijama radnog vremena.

Na evidenciju radnog vremena odnosi se:

• Prijavljivanje i odjavljivanje zaposlenih
• Slanje različitih zahteva, odobravanje i praćenje zahteva
• Provera prisustva i odsustva zaposlenih
• Automatsko ispravljanje unosa i upozorenja o preskočenim događajima (na primer nedostatak prijave ili odjave zaposlenih)
• Prikupljanje podataka i u slučaju nestanka internet veze i prekida komunikacije
• Postavljanje ograničavanje prijava na geografske regije i IP adrese

Upravljanje radnim vremenom podrazumeva:

• Planiranje radnog vremena i radnih smena
• Pregled i uređivanje svih registrovanih događaja
• Obračun salda sati, naknada, prekovremenih sati i izostanaka
• Pregled i uređivanje ličnih i grupnih satnica
• Integracija s drugim pozadinskim rešenjima (na primer obračun plata)
• Analiza, izvješćivanje i izvoz radnih listova za obračun plaća i druge potrebe

Savremeno rešenje za praćenje i evidentiranje radnog vremena mora biti jednostavan, pristupačan i prilagodljiv različitim zahtevima. Različita radna okruženja i metode rada zahtevaju efikasna rešenja koja se nakon uspešne implementacije implementiraju, a istovremeno omogućavaju menadžmentu i sektorima HR-a da u potpunosti automatizuju evidenciju radnog vremena i obračune plata.

Ova vrsta automatizacije štedi vreme koje se može utrošiti na optimizaciju drugih procesa, što nam omogućava da potrošimo više energije i vremena na strateški relevantna područja kao i na pravu viziju kompanije. Ukratko, na sve nedoumice koje bi neko mogao imati u vezi s uvođenjem rešenja evidencije radnog vremena može se delimično odgovoriti odabirom user-friendly rešenja koje ne zahteva dodatne napore i otklanja nepotrebni ručni unos i administraciju.

Zato je važno bliže pogledati mogućnosti u našim rešenjima koja će vam omogućiti razumevanje svih aspekata i funkcionalnosti evidencije radnog vremena i prisustva, kao i odabir rešenja koje uistinu odgovara vašim potrebama.

2.1.2. Različiti načini evidencije radnog vremena 

Špicina rešenja nude širok spektar načina evidentiranja radnog vremena s fleksibilnim opcijama u praćenju događaja (dolasci, odlasci, poslovna putovanja, pauze za ručak…) na nekoliko uređaja. Često odabir rešenja diktiraju priroda posla i oblasti u kojima organizacija radi.

Često korišćene opcije evidencije radnog vremena i prisustva naših kupaca su:

• Zone Touch terminal za evidenciju radnog vremena
• Online aplikacija zasnovana na računaru/tabletu
• Mobilna aplikacija zasnovana na iOS/Android mobilnom telefonu
• Centralna aplikacija zasnovana na Android tabletu/telefonu
• Bluetooth evidencija putem mobilne aplikacije

2.1.3. Praćenje radnog vremena s terminalom

Zone Touch terminal je vrlo popularno rešenje za evidenciju, on je funkcionalno i ergonomski prilagođen svakodnevnoj upotrebi. Reč je o kompaktnom uređaju koji se nalazi na ulazima mnogih kompanijai. Takva lokacija omogućava svim zaposlenima da intuitivno ulaze i izlaze s posla, minimizujući preskakanje događaja.

Korišćenjem terminala za evidenciju radnog vremena otklanja se potreba za pristupom internetu ili mobilnoj aplikaciji, što je, pogotovo u industrijskim okruženjima čest zahtev. U većini slučajeva terminal će imati svoj pristup internetu i prosleđivaće svaki događaj u rešenje, pružajući zaposlenom trenutni status njegovog/njenog radnog vremena.

U slučaju kvara na internetu terminal vodi zapisnik svih evidentiranih događaja i prosleđuje ga u rešenje čim se veza uspostavi. Zone Touch podržava različite tehnologije RFID kartica i može se povezati s drugim perifernim uređajima putem USB-a ili Bluetooth-a, npr. spoljašnji čitač kartica, biometrijski čitač ili membranska tastatura. To nam omogućuje da osiguramo kontrolu pristupa za evidenciju vremena i prisustva.

2.1.4. Uključivanje online

Online prijava radnog vremena popularan je izbor jer mnogi zaposleni u današnje doba svoj posao obavljaju na računaru. Ova vrsta evidencije vrlo je prikladna za kancelarijska rešenja, kao i za rad od kuće. Evidencija rada i prisustva se takođe može ograničiti na određene IP adrese. Naša aplikacija je napravljena dovoljno inteligentno da ponudi tastere za događaje koji će najverovatnije biti potrebni vašem trenutnom statusu.

Obično će kompanija imati politiku radnog vremena s pravima i odgovornostima u vezi sa vremenskim tablicama. Interfejs aplikacije se prilagođava potrebama svakog zaposlenog – neki će moći da uređuju unose i dostave informacije koje nedostaju, neki će moći da podnesu samo zahteve za odsustvo, a neki će samo pregledati svoj dnevnik radnog vremena.

Dalje, online aplikacija menadžerima pruža nekoliko drugih funkcija. Oni mogu pregledati i uređivati satnice zaposlenih, odobravati odmore u kalendaru i stvarati razne izveštaje. Na slici ispod je šematski prikaz internet aplikacije dostupne putem običnog pregledača, a koja radnicima omogućava unos početka, kraja i pauze u radu (ručak, izlasci s posla) sa samog radnog mesta.

2.1.5. Evidencija radnog vremena pomoću pametnih telefona

Mobilna aplikacija brzo preuzima glavnu ulogu u evidenciji vremena i prisustva. Trend je jasno vidljiv kod korisnika Špica sustava za evidenciju – više od polovice korisnika svoje radno vrijeme prati putem mobilne aplikacije.

Ova tehnologija donosi mnoge prednosti, okrećući beleženje vremena i posećenosti. Mobilni telefon preuzima ulogu identifikatora, satnog uređaja i komunikatora, sve u jednom. U praksi to znači da

• Umesto zidnih terminala online aplikaciju mogu besplatno instalirati svi zaposleni.
• Telefon omogućava izbegavanje uobičajenih fizičkih mesta, što je posebno praktično u zdravstvenim službama i ograničavanju virusnih infekcija.
• Budući da svaki pametni telefon takođe beleži informacije o lokaciji, sat se može jednostavno ograničiti na područje sedišta kompanije, dok restoran preko puta može zadržati svoju ulogu dobavljača ručka.
• Online aplikacija omogućava evidentiranje prisustva u stvarnom vremenu (ko radi, ko je na dopustu, ko je na pauzi za ručak…), a uprava može odobriti odsustvo čak i dok ste izvan računara.

2.1.6. Praćenje radnog vremena pomoću tableta

Ulogu središnjeg uređaja za prijavljivanje može preuzeti i Android tablet ili pametni telefon. Ova metoda je posebno prikladna u dinamičnim radnim okruženjima kao što su gradilišta na kojima radnik želi da zabeleži događaje/prisutstvo hodajući ili stojeći među svojim kolegama.

U tu svrhu Špica nudi specijalizovani Android uređaj, ali se može koristiti i pametni telefon ili Android tablet koji se danas može kupiti u bilo kojoj prodavnici telefona. Naravno, pre kupovine potrebno je proveriti kompatibilnost uređaja.

2.1.7. Korisnici evidencije radnog vremena i različiti slučajevi korištenja

Sada kada smo upoznati sa raznim uređajima za evidenciju radnog vremena pogledajmo ko su tipični korisnici ovih sustava (zavisi od područja i poslovnog okruženju):

1. Radnici koji najviše rade na gradilištu, npr. gradilišta, obično imaju terminale učvršćene u mobilne kontejnere koji se mogu prenositi na različite delove gradilišta. Druga opcija bila bi tablet ili pametni telefon koji nadzornik može da koristi za praćenje pojedinačnih radnika i kategorija dnevnih zadataka. Ovaj proces prikuplja kvalitetne podatke za analizu, planiranje i pregovore za nove projekte.
2. Kompanije u kojima većina zaposlenih radi u kancelarijama mogu instalirati terminal na ulazu, garantovati visok integritet prikupljenih podataka. U kombinaciji sa pristupnim rešenjima, terminal se takođe može koristiti za otvaranje vrata, što omogućava recepcioneru kontrol osoblja i ulaska gostiju.
3. Radnici koji rade na terenu sa samim korisnicima najčešće evidentiraju svoje radno vreme na svom telefonu. Tako i prodavci na terenu dele svoju lokaciju jer se vreme i mesto dolazaka i odlazaka mogu beležiti.
4. Industrijski radnici mogu koristiti terminale na ulazima u industrijska postrojenja, a ponekad i na pojedinačnim uređajima. Kada radnik dođe u kompaniju, to se beleži u tablici radnog vremena, omogućavajući menadžmentu da analizira vreme provedeno na različitim radnim mestima, prati produktivnost i efikasnost u različitim postrojenjima itd.
5. Šefovi timova koji odobravaju zahteve za odsustva i prekovremeni rad ili uređuju satnice obično koriste mobilnu i online aplikaciju. Mobilni telefon omogućava brzu reakciju na zahteve za odsustva i ranu proveru dostupnosti zaposlenih.
6. Spoljni saradnici i studenti takođe mogu pratiti svoje vreme kroz rešenje, a njihovi podaci prolaze odgovarajuću obradu prilikom prenosa kategorija na obračun plata.

2.1.8. Tipični događaji clockinga

Evidencija rada i prisustva ima neke tipične događaje koje ćemo ovde navesti. Pojedinačnim tasterima na uređaju za prijavljivanje mogu se dodeliti različiti događaji. Korisnici Špicinog rešenja obično će koristiti sledeće:

1. Dolazak
2. Odlazak
3. Pauza za ručak
4. Rad na daljinu
5. Izlazak s posla
6. Radni unos
7. Auto događaj

Automatski događaj znači da će rešenje odabrati odgovarajući događaj s obzirom na raspored i podatke dostupne u rešenju.

3.1. Zakazivanje i planiranje smena u kalendaru

Špicino rešenje evidencije radnog vremena je intuitivno i prilagodljivo. Pravila se mogu definisati za jednostavno evidentiranje vremena i prisustva u celoj kompaniji ili se mogu rasporediti tako da odgovaraju pojedinim sektorima i radnicima. Takođe je moguće implementirati automatska pravila, zakazivanje radnika na osnovu njegovog/njenog vremena dolaska.

Prilikom postavljanja pravila može se sve odrediti; od praćenja plaćenog vremena, pauze za ručak, kratkih izlazaka i praćenja prekovremenog rada. Zbog interaktivnog kalendara, jutarnje, poslepodnevne, vikend i druge smene mogu se unaprjed pripremiti i dodeliti radnicima.

Planiranje radnog vremena može biti vrlo detaljno, što znači da možete izraditi detaljne, pojedinačne rasporede zasnovane na nekom određenom periodu. Ako su vaše smene redovnije možete dopustiti softveru da odredi pravila i intervenisati samo kada su potrebne promene, poput promene rasporeda za vikend itd.

3.2. Pregled prisustva i odsustva

Prijavljivanjem radnici komuniciraju svoj trenutni status, što znači da je uvek dostupan ažuran pregled statusa svih zaposlenih. Status radnika (rad na daljinu, u kancelariji, na poslovnom putu ili na odmoru) može se brzo proveriti putem weba ili mobilne aplikacije.

Kada se definišu tačke prijave – terminalna mesta ili dozvoljena mesta za merenje vremena putem pametnog telefona – mogu se pregledati i lokacije zadnje prijave.

Naravno, rešenje ne prati korisnike u realnom vremenu. Ovo nije špijunska oprema dizajnirana za vršenje kontrole i širenje zle volje, već samo prikazuje lokaciju i vreme poslednje poznate prijave, a istovremeno obaveštava korisnike o statusu zaposlenog – prisutan, radi od kuće, na pauzi itd.

Svi zaposleni imaju informacije o prisustvu svojih saradnika, kad se zna ko je na poslu, ko je odsutan znatno se olakšava situacija u firmi. 

3.3. Zahtev, odobravanje i evidentiranje izostanaka

Prvo, rešenje se isporučuje s popisom radnika koji se zatim dele na sektore sa svojim šefovima. Popis zaposlenih može se uvesti putem Excel tablice ili uz pomoć čarobnjaka u aplikaciji.

Prilikom unosa/uvoza podataka utvrđuje se i kvota prošlogodišnjeg i ovogodišnjeg odmora. Takođe se može uvesti tekuće stanje sati sa evidencijom postojećih satnica iz drugih rešenja. Radnici se tada dele na sektore i biraju se šefovi – što znači da će postojati korisnici kojima su dodeljena veća prava odabirom uloge »šefa« ili menadžera.

Šefovi sektora odobravaju izostanke u svojim sektorima, što je olakšano prikazom kalendara gde su svi izostanci i njihovo preklapanje jasno vidljivi. To je posebno korisno kod upravljanja odmorima, a zaposleni će u slučaju odbijanja dobiti e-mail s komentarom. Voditelj stoga može brzo obavestiti radnika da npr. planira svoj odmor nedelju dana kasnije.

Ako je potrebno, mogu se odrediti i odgovorne lica za same šefove, usko odražavajući hijerarhiju kompanije u aplikaciji./// Da bi se zadržala hijerarhija kompanije u aplikaciji, po potrebi je moguće odrediti i odobravaoce odsustva za same šefove.

3.4 Vremenske kategorije i vrste plaćanja

Kada prvi put uđete u aplikaciju ona već sadrži različita odsustva i više različitih kategorija vremena, kao što su fizičko prisustvo, službeni put, rad od kuće, užina i neplaćeno prisustvo. Sistem samostalno broji i praznične bonuse, rad nedeljom i noćne smene.

To znači da sistem možete početi da koristite uporabljati bez dodatnih podešavanja. Kao podrazumevano je podešeno da zaposleni rade 8 sati dnevno od ponedeljka do petka, a to podešavanje možete lako prilagoditi na nivou cele kompanije, sektora ili pojedinca. Zatim sistem različite vrste plaćanja i kategorija vremena obračuna samostalno. Tako saradniku za dan odmora samostalno unese 8 sati u kategoriju odmo za taj dan, za period celog meseca, pa te podatke samostalno sabere i tako pripremi sve za obračun plata.

Po potrebi možete definisati svoje kategorije vremena zahtevnijim pravilima ili čak svoje događaje, kao što su rad na različitim projektima, zadacima, radnim mestima ili mašinama.

Možete prilagoditi i kom delu dana se prisustvo računa plaćeno vreme i pripremite različite rasporede sa različitim pravilima. Plaćeno vreme recimo možete podesiti od 7.00 do 15.00 h za prepodnevnu smenu, a prisustvo pre i posle tog sata se beleži kao neplaćeno i kasnije ga možete preneti u prekovremeni rad.

Možete pripremiti i proizvoljan broj pravila za različite izmene i različite zaposlene. Svaka grupa pravila sadrži i svoje brojalče koje možete ograničiti na određene dane, sate i kategorije vremena. Tako možete pripremiti za svoje vrste plata, recimo noćni rad za praznik koji se računa samo ako je zabeleženo više od 4 sata prisustva. 

3.5 Izveštaji, analiza i veza za obračun plata

Za sistem evidencije radnog vremena je izuzetno važno što omogućava izvoz podataka, jer se oni najčešće koriste za brži obračun plata.

Važno je i da korisnik brzo lako pristupa izveštajima koji su mu potrebni u datom trenutku – najčešće je to potrebno prilikom obilaska inspekcije ili za interne analize trendova prisustva, odsustva i prekovremenog rada.

U All Hours-u su na raspolaganju unapred postavljena podešavanja, koja na dnevnom ili mesečnom nivou nude pregled prikupljenih podataka. Tako vidimo sate plaćenog i neplaćenog prisustva, sate raspoređene prema različitim tipovima odsustva, detalje o vremenu registracije, stanje salda sati, prekovremenih sati i slično.

Izveštaje možete prilagoditi i dodatnim filterima i stupcima, kao i sačuvati svoje kopije, tako da su kasnije uvek na raspolaganju.

Za bržu pripremu plata na raspolaganju je poseben izvoz, gde vrstama plata podesite šifre, koji se slažu sa šiframa u platnom programu. Podesite i detalje formatiranja podataka i tako se pobrinite da se podaci u platni program zaista uvoze jednim klikom.

Pošto All Hours zna da obračunati razne oblike rada, prekovremenog rada, odsustva i dodataka, to znači da krajem meseca podatke samo prenesete u plate. A po potrebi All Hours podržava i programsko povezivanje preko API interfejsa, što znači da se podaci iz jednog sistema u drugi mogu prebaciti sasvim automatski.

4.1. Vrhunac tehnologije

Prilikom odabira dobavljača cena je, naravno, bitan faktor. U ovoj oblasti naš CLOUD/SaaS ima veliku prednost – to nije investicija, već pretplata koja se može fleksibilno prilagoditi vašim trenutnim potrebama i otkazati u bilo kom trenutku, što je velika prednost u ovim turbulentnim i nelikvidnim vremenima.

Naravno, kvalitet usluge, iskustvo i kvalifikacije pružaoca usluga takođe su od velike važnosti. Za svojih 35 godina prisustva na tržištu rada i kontrole pristupa, Špica je u ovoj niši uspela da razvije kompetencije koje nemaju premca u Europi, što je priznala i hvaljena analitička kuća Gartner koja nas je uvrstila u svoj godišnji Tržišni vodič svetskih pružalaca usluga u WFM-u.

Danas su lične karte uvelike zamienjene pametnim telefonima sa funkcijama ID kartica, terminala i komunikacijskih jedinica koje prosleđuju podatke u infrastrukturu Cloud sistema. Softver se kontinuirano ažurira u malim serijama promena koje su jedva primetne od strane krajnjeg korisnika, s korisničkim interfejsom koji pruža intuitivno iskustvo. Upravo ova Špicina rešenja objedinjuju sva najnovija tehnološka rešenja.

4.2. Referentne instalacije i strateška partnerstva

U svetu postoji preko 3.000 kompanija sa ukupno više od milion korisnika koji dnevno prate događaje na našim rešenjima. Shvatamo da je to velika odgovornost. To nas je dovelo do uspostavljanja standarda ISO27001, odabira platforme Microsoft Azure i sticanja prestižne titule POTYA - Microsoft Partner Of The Year Award.

Uz ovo strateško partnerstvo s Microsoftom, proslavljeno zajedničkom studijom slučaja, izgradili smo i blisku stratešku saradnju sa SAP-om, najvećim svetskim ponuđačem ERV rešenja. Sertifikovani smo od strane oba partnera i navedeni smo na njihovom tržištu, što znači da naša rešenja možete kupiti direktno u Microsoftu.

4.3. Višejezičnost i međunarodni domet

U vreme distribuiranih organizacija, višejezičnost je velika prednost, što naše rešenje standardno uzima u obzir. Špica ima svoje kompanije u regionu, zajedno sa partnerskim kompanijama širom svieta, a uz njihovu pomoć aplikacija je prevedena na neke od najpopularnijih stranih jezika. Popis jezika se stalno širi.

Svaki korisnik sam ili uz pomoć administratora može postaviti aplikaciju na svom jeziku po izboru, pa tako različiti radnici u istoj kompaniji mogu koristiti nekoliko različitih varijanti svog jezika. Te se tako jedan centralni sistem može koristiti za pokrivanje čitavih multinacionalnih skupina.

4.4. Audit log– GDPR i predanost kvaliteti i sigurnosti

Kompanija Špica International sertifikovana je ISO27001, a status se kontinuirano održava i potvrđuje službenim SIQ procenama na godišnjem nivou. Sertifikat osigurava da imamo mere za zaštitu podataka i politike upravljanja. Naše rešenje za evidenciju radnog vremena sadrži softverska rešenja koja omogućavaju zaštitu od neovlašćenog pristupa i korišćenja prikupljenih podataka, čime se osigurava kontinuirano smanjenje rizika.

U skladu sa važećim EU zakonodavstvom o zaštiti podataka (GDPR, tj. Opšt uredba o zaštiti podataka), ŠPICA Int. obrađuje podatke o ličnosti, a ko god koristi naše usluge u Cloudu upravlja ličnim podacima.

Sertifikat ISO27001 se takođe proširuj e na platformu Microsoft Azure koju koristimo za naše usluge i za čuvanje naših podataka.

4.5. Početnički ulazak u svet vremena i prisutstva

Ako želite da uvedete evidenciju odmah i bez odgađanja, možete dobiti besplatan set Excel šablona za evidenciju radnog vremena. To će vam dati malo vremena za razmišljanje, a možete isprobati i naše savetodave radionice koje će doprineti internoj koordinaciji i pripremiti kvalitetnu politiku planiranja radnog vremena i prisustva.

Sledeći korak koji možete odmah primeniti je Excel timesheet. Prilog uključuje paket raznih Excel šablona koje možete izabrati prema vašim potrebama . Umesto Excel šablona neki klijenti će jednostavno opremiti svoju web stranicu linkom ka našem kalkulatoru za evidenciju radnog vremena.

No, naravno, brzo će se pojaviti želja za poboljšanjem ovih manualnih tablica, s ciljem smanjenja grešaka i količine administrativnih poslova, a u posljednje vrijeme i sve popularnije kategorije rada od doma.

Uprava želi izveštaje koji su ažurni, a sektor za ljudske resurse želi da vidi automatske prenose zbirnih podataka u softver za obračun plata. Kompanije će pre ili kasnije odlučiti prvo isprobati i formalno se pridružiti modernoj aplikaciji za evidenciju radnog vremena i time značajno pojednostaviti poslovanje i povećati mobilnost i produktivnost zaposlenih.

Pročitajte više: Aplikacija za sat - Kako odabrati najbolju za svoju tvrtku?

4.6. Vodič za glavne izazove vremena i prisustva

Našoj aplikaciji se može pristupiti bez ikakvih drugih obveza, a klijenti je mogu temeljno isprobati, i uz pomoć našeg savetnika iz call centra. Ostaje nam ključna dilema: kako naše multifunkcionalno rešenje, izgrađeno na 35-godišnjem iskustvu u evidenciji radnog vremena i prisustva, učiniti dovoljno jednostavnim i razumljivim da uveri i najosnovnije korisnike da ga isprobaju, steknu osnovno razumevanje u kratkom vremenu i počnu ga intuitivno koristiti bez potrebe za obimnom obukom ili prelaskom na stranice priručnika.

U tu svrhu softver je opremljen vodičima koji softverski uvode u pojedine faze i omogućavaju vam postavljanje početnih podešavanjai i početak korišćenja aplikacije odmah. Neka podešavanja će već biti postavljena na zadate vrednosti i mogu se prilagoditi prema potrebi.

Kasnije, kada korišćenje rešenja s njegovim osnovnim podešavanjima postane prirodno, možemo pokušati da optimizujemo njegovu upotrebu zajedno, otići na naprednija podešavanja ili dodatno prilagoditi rešenje vašim specifičnim zahtevima.

Naravno, ikona chata je uvek tu, gde možete započeti razgovor ili razmeniti poruku sa jednim od naših konsultanata, ili možete pročitati najčešća rešenja koja traže naši kupci – https://faq. allhours.com/hr/

4.7. Naš centar za korisničku podršku

Ljudi reaguju na različite načine kada im uredski službenik priđe i ponudi svoju pomoć. Neki samo žele u miru da pogledaju proizvode, donoseći odluku bez pomoći i bez sporednog mišljenja, dok će drugi rado prihvatiti neki savet, jer službenik poznaje aktuelne trendove i ponudu i može efikasno pronaći nekoliko mogućih kombinacija za kupca. 

Izbor ostaje isti u našoj ponudi:

1. Kupite proizvod samostalno i ulaskom u besplatno probni period od 14 dana koje dolazi uz stranicu za samopomoć postavljenu na https://faq.allhours.com/en/, isprobajte sve funkcije koje su ključne za vašu operaciju i donesite odluku na kraju probnog perioda.
2. Posavetujte se sa članom našeg tima iz centra za korisničku podršku kako biste odredili osnovna podešavanja, dodajte test tim svojih kolega i odaberite ključne funkcije koje ćete isprobati u besplatnom periodu od 14 dana.

Svaki sastanak za demonstraciju dolazi u kompletu sa zapisnikom od konsultanta koji vam se kasnije šalje e-poštom. Zapisnik sadrži kratak dopis sa razmatranim tačkama, materijalima, potencijalno i snimku susreta, ako želite ponovno na miru da prođete sve. U pravilu će dopis takođe uključivati sledeću temu o kojoj će se razgovarati, zajedno s datumom i vremenom sledećeg sastanka.

Nakon što odaberete i pretplatite se na naše usluge, naš centar za korisničku podršku Vam uvjek stoji na usluzi. Intercom, naše rešenje za razmenu poruka i siguran kontakt s našim konsultantima u stvarnom vremenu dostupan je u aplikaciji u svakom trenutku.

Takođe objavljujemo SPICA Time&Space mesečni newsletter kojim se klijenti informišu o svim novostima, primerima korisničkog iskustva iz različitih oblasti, kao i proaktivnim ažuriranjima o mogućim zakonskim izmenama i njihovim različitim rešenjima.

4.8. Sedam osnovnih projektnih oblasti

U nastavku je navedeno sedam projektnih oblasti u postavljanju Špicinog rješenja za radno vrijeme i prisutnost. Idealan scenarij bio bi proći kroz sve ovo, ali to je retko slučaj u praksi.

Neke od koraka potrebno je izvesti na samom početku, a neke na kraju perioda. Povremeno bismo se takođe vratili na određeni korak i optimizovali relevantne postavke nakon što se rešenje stabilizovalo.

Nakon dva-tri meseca korišćenja aplikacije, jasnije ćete razumeti kakvo izveštavanje odgovara pojedinim korisnicima, koje događaje takođe treba (clockovati) prijaviti i kako optimizovati korisnička podešavanja. Početna podešavanja su tu da bi se rešenje ukorenilo i stabilizovalo. Pogledajmo sedam osnovnih oblasti:

Korisnici

• Unos pojedinačnih korisnika ili uvoz popisa iz datoteke
• Kreiranje sektora – hijerarhije kompanije
• Raspoređivanje pojedinaca u sektore

Prava

• Postavljanje shema autorizacije
• Dodela prava zaposlenima
• Dodela "odobrivač"

Rasporedi

• Postavljanje pravila za softver i korisnike
• Postavljanje planova rada
• Dodeljivanje pravila i planova rada korisnicima

Tačke takta

• Postavljanje odabranih uređaja za prijavljivanje
• Postavljanje svih događaja
• Stvaranje i ograničavanje geografskih oblasti

Recenzije

• Pregledanje i uređivanje događaja
• Pregled dolazaka
• Pregledanje izostanaka

Izveštaji

• Postavljanje i izrada dnevnog izveštaja
• Postavljanje i izrada mesečnog izveštaja
• Izrada i priprema novog šablona izveštaja
• Izveštaj o plati

Produženje pretplate

• Mesečna/godišnja pretplata
• Račun/kreditna kartica
• Poruka dobrodošlice

4.9. Obračun ROI

Prilikom odlučivanja o investiranju ili pretplati na rešenje za evidenciju radnog vremena, kako bi opravdali ulaganje logično je izračunati uštede koje bi rešenje donelo. To je posebno važno za menadžment koji će biti u mogućnosti vidjeti konačni rezultat, što olakšava donošenje odluke.

Tri ključne oblasti koja donose konkretne uštede su povećanje produktivnosti zaposlenih, smanjenje administrativnih troškova i smanjenje grešaka. Naravno, moderna rešenja sa sobom donose i sve vrste »mekih« ušteda – izrazito heterogeno i fleksibilno radno vreme današnjice, koje se prilagođava specifičnim potrebama zaposlenih, uvlači i uključuje afilijaciju najboljih talenata u raznim poslovima, što zauzvrat ima pozitivan uticaj na vitalnost i dugovečnost kompanije.

Evidencija vremena i prisustva donosi »konkretne« uštede u nekoliko oblasti delovanja:

• Vreme koje se obično gubi na manualno ispnjavanje satnica je smanjeno.
• Središnji pregled podataka o odsustvima skraćuje vreme u koordinaciji i rasporedu zaposlenih.
• Smanjeni su ponavljajući, manualni administrativni zadaci zajedno s dugotrajnim prikupljanjem i obračunom podataka o pohađanju i odsustvu.
• Smanjuje se stres u sektoru za obračun plata, a prenos vremenskih kategorija u kategorije plaćanja je pojednostavljen i ubrzan
• Smanjene su greške u prikupljanju i obradi vremenskih kategorija.
• Dobro planiranje i kontrola opterećenja smanjuje plate za skupi prekovremeni rad.
• Smanjen je rizik od nepoštovanja regulatornog zakonodavstva.
• Vreme utrošeno za izradu ad hoc izveštaja za menadžment kao i periodičnih izveštaja je smanjeno, a podaci su uvek ažurni i dostupni u realnom vremenu »samo jednim klikom« (uz pomoć unapred konfigurisanih obrazaca izveštaja.)
• Smanjuje se stres u sektoru za ljudske resurse i obračun plata u pronalaženju podataka koji nedostaju o satnici, ispunjavanju radnih tablica, zaključavanju vremenskog razdoblja i prosleđivanju podataka na obračun plata na kraju meseca.
• Vreme ušteđeno s pojedinim zaposlenima doseže do 15 minuta po osobi dnevno.
• Sektor ljudskih resursa štedi do 5 min/zaposlenom u dnevnoj administraciji.
• Čak i uz mali broj zaposlenih digitalna evidencija rada i prisustva će brzo početi da vraća vaše ulaganje iz godine u godinu (https://www.pancomp.com/roi-calculator/) i Robert Half & Associates u APA-i (https://acumendatasystems. com/return-on-investment-for-automated-employee-time-attendance-systems/.

Pridružite nam se na 14-dnevnom putovanju kroz analizu, planiranje, implementaciju, isprobavanje i odlučivanje o prikladnosti rešenja evidencije radnog vremena i prisustva. Putovanje ima pet etapa koje možete proći sami ili uz pomoći našeg savetnika na putu, kako biste s lakoćom došli do cilja.

Unosom svoje e-pošte u formular ispod pridružićete se e-mail kursu koji je osmišljen kako biste stekli sva potrebna znanja za postavljanje savremenog rešenja evidencije radnog vremena, koji se u roku od 14 dana može temeljno isprobati. Na kraju, možete prezentovati svojim kolegama i predati donosiocima odluka u vašoj kompaniji.

Sled e-mailova provešće vas kroz ključne osnovne oblasti koje treba razmotriti kako bi rešenje funkcionisalo za zaposlene i menadžment, uvodeći red u tipično zahtevno odeljenje za ljudske resurse.

Redosled od pet koraka u procesu:

1. Analiza trenda
2. Dobrodošlica
3. Isprobavanje rešenja
4. Predstavljanje upravi
5. Donošenje odluke

Svaki korak je opremljen dodatnim materijalima, (s više znanja) ako postoji interes za određenu temu. U slučaju da niste zainteresovani možete preskočiti korak i pripremiti se za sledeći.

Nakon uspešnog probnog razdoblja, uz podršku popisa ključnih funkcija za projekat, ponudićemo vam i pomoć u obliku šablona za prezentaciju i argumentaciju ROI-a, ako je vaš zadatak da informišete menadžment/upravu o predviđenim poslovnim rezultatima i donošenju odluke o pretplati.

Zaključimo ovu priču uvođenjem još jednog poslovnog trenda. Ako je efikasnost ključna na mnogim poljima (i oblastima), čini se da takmičarska pobeda malo više zavise od fleksibilnosti i agilnosti. Agilni manifest koji se sastoji od dole navedenih tačaka glavna je Špicina mantra i kontekst u kom gradimo svoja rešenja:

• Pojedinci i njihove interakcije su važniji od procesa i alata.
• Intuitivan softver jednostavan za korišćenje važniji je od sveobuhvatne dokumentacije.
• Bliska saradnja sa kupcima važnija je od preterano detaljnih ugovornih pregovora.
• Reagovanje na promene ključno je i ima prednost u odnosu na strogo pridržavanje pravila.
  

Dopustite nam i da vam pomognemo da razvijete veću agilnost uz pomoć najsavremenijeg rešenja evidencije radnog vremena i prisustva