»Vreme je odgovornost«

Unija Smart Accounting d. o. o. je preduzeće sa najvećom i najrasprostranjenijom mrežom sopstvenih filijala koje broji 300 zaposlenih. Prisutni su u čak 14 država Srednje i Istočne Evrope, a svojim kupcima nude rešenja iz nekoliko obasti: računovodstvo i obračun zarada, poreske, pravne, finansijske i IT usluge (cloud infrastruktua, programi upravljanja zalihama, podešavanje servera, održavanje IT infrastrukture ...).
Pre deset godina Unija Smart Accounting je počela da nudi širi spektar usluga u Sloveniji i u zemljama regije, kako bi postigli najviše standarde u ovom području i kako bi iskoristili puni potencijal.
O tome kako uspevaju da budu jedna od najboljih slovenačkih kompanija, koji su njihovi ciljevi i kako pomažu svojim klijentima, partnerima i kolegama, razgovarali smo sa Blažem Kržišnikom, partnerom i direktorom prodaje u kompaniji Unija Smart Accounting.

Koja je misija kompanije Unija Smart Accounting d.o.o.?

Osim što kupcima nudimo rešenja iz gore navedenih oblasti, neprestano težimo razvoju najnaprednije tehnologije koja našim kupcima pruža odlučujuću poslovnu prednost. To znači da moramo biti vrlo brzi i efikasni, kako bismo na vreme pružili potrebne informacije. Cilj nam je da budemo još bolji u svom poslu uz pomoć tehnologije i da u što kraćem vremenu obradimo podatke i predvidimo poslovne rezultate za naše klijente.

 Na koji način pomažete svojim klijentima?

Naš primarni cilj je da omogućimo brzo i efikasno donošenje odluka o poslovnim procesima. Kako kompanije tokom vremena rastu, polako prerastaju i interne računovodstvene službe, koje im više ne mogu pružiti brze povratne informacije. U tom trenutku nastupamo mi. Možemo da pružimo kvalitetne usluge zahvaljujući visokom nivou digitalizacije i automatizacije. Dakle, svaki poslovni subjekt i svakom trenutku može da zna kako stoji što se tiče poslovanja.

Koji je vaš kratkoročni poslovni cilj?

Naš cilj je da obradimo podatke što je pre moguće i dostavimo ih Upravi radi donošenja odluka. Osim toga, cilj nam je, na temelju podataka, da damo kvalitetne savete za dalji napredak poslovanja. Verujemo da u budućnosti više neće biti knjigovodstvenih poslova koje danas imamo, jer tehnologija to može da uradi mnogo efikasnije. Sebe doživljavamo kao savetnike i tumače podataka koje za nas obrađuje tehnologija, pomažući na taj način našim klijentima u donošenju odluka.

Kako dolazite do kvalitetnih zaposlenih na rukovodećim pozicijama? U današnje vreme to je veliki izazov za mnoge kompanije.

I u našem slučaju je to izazov! Teško je pronaći kvalitetnog šefa koji može uspešno povezati sve usluge kojima se bavimo, pa zato ulažemo u razvoj talenata. Svake godine na Ekonomskom fakultetu odaberemo otprilike pet do osam studenata i među tim studentima odaberemo nekoliko ljudi, koje potom u periodu od pet godina edukujemo i osposobimo za rukovodeće pozicije.

Na koji način zadržavate kvalitetne zaposlene?

Nastojimo da svojim zaposlenima pružimo poslovno okruženje i kulturu na koju mogu biti ponosni i neprestano težimo promenama na bolje. Šta pod tim mislim? Unutar kompanije imamo određene standarde i pravila. Ako neko od zaposlenih neko pravilo ne smatra dobrim, može da predloži promenu tog pravila. Osim toga, imamo ISO 27001, ne samo zato da se možemo pohvaliti kako imamo taj sertifikat, već kako bismo zaista poboljšali naše interne procese.

Kako povećavate produktivnost i efikasnost?

Uglavnom digitalizacijom i automatizacijom. Cilj nam je da osiguramo za naše klijente "sve na jednom mestu", što znači da klijent kod nas može da dobije sve informacije, odnosno čak 90 posto svih usluga koje su mu neophodne nađe kod nas. Deo tih usluga pružamo sami, a za deo usluga se oslanjamo na naše partnere kao što je Špica, čiju elektronsku evidenciju radnog vremena rado nudimo našim klijentima. Osim toga, nudimo im i najam raznih licenci, računovodstvene i finansijske usluge, administraciju u e-obliku i sl.

Nedavno ste u svoje poslovanje uveli Špicino rešenje za evidenciju radnog vremena. Koje funkcije sistema koristite? Kako su zaposleni prihvatili uvođenje All Hours aplikacije? Da li ste naišli na otpor zaposlenih prilikom uvođenja ovog sistema? Da li vam ovo rešenje pomaže u povećanju produktivnosti?

Mi smo moderna kompanija koja zaposlene ne prisiljava da budu u kancelarijama od devet do pet, tako da rešenja koja nudi Špica ne koristimo prvenstveno za registraciju dolazaka i odlazaka, već za evidenciju i praćenje godišnjih odmora, bolovanja, evidenciju fizičkih prisutnosti zaposlenih, kao i zaposlenih koji rade od kuće. Ovo nam omogućava da možemo pravilno da obračunamo prevoz i sve ostale kategorije za isplatu zarada. Na taj način samo jednim klikom možemo lako da obradimo podatke za obračun zarada za sve zaposlene u regiji.
Što se tiče reakcije zaposlenih, možemo reći da sa odobravanjem gledaju na ovo rešenje. Značajan napredak osetio se kod šefova koji potvrđuju i nagledaju radno vreme i odsutnost svojih zaposlenih. Na primer, uz pomoć All Hours aplikacije svaki šef može veoma brzo da proveri da li ima preklapanja vezanih za godišnje odmore i kvalitetno organizovanje radnih dana zaposlenih.

Šta za Vas znači radno vreme?

Sa jedne strane, vreme je od presudne važnosti za pravovremenu reakciju koja se temelji na kvalitetnim podacima. Sa druge strane, automatizacija procesa i automatska obrada podataka štedi nam puno vremena, koje se može iskoristiti za druga strateški važna pitanja. Za mene lično, radno vreme znači veliku odgovornost. Verujem da, ako odgovorno raspolažete svojim vremenom, na pravi način upravljate prioritetima i stresom. U suprotnom – dolazi do kašnjenja u izvršavanju svojih obaveza, kašnjenju na sastanke i sl. - sve su to stvari koje uzrokuju nelagodu pojedincu i drugima. Istovremeno, ako ne upravljamo kvalitetno radnim vremenom, ostaje nam manje vremena za druge aktivnosti – za vreme provedeno sa porodicom i prijateljima, za šetnju u prirodi i za rekreaciju.

Da li ponekad dajete savete svojim saradnicima, kolegama ili prijateljima na koji način da organizuju svoje vrijeme?

U našem preduzeću proveravamo koliko vremena svaki zaposleni provodi na serverima kompanije. Ne radimo to zato što mislimo da zaposleni ne rade dovoljno, već zato što tako na vreme možemo videti ko je od naših zaposlenih radno preopterećen. Kada neko pređe u narandžastu fazu, to znači da je, s obzirom na svoj plan rada, radio prekovremeno 20 sati mesečno. Sve iznad tog broja znači da je osoba u crvenoj fazi. U situaciji kada je neko u crvenoj fazi duže od dva meseca, šefovi sektora moraju doneti određene odluke i pomoći zaposlenom da odredi prioritete u svom radu. Ponekad nam se čini da se sve mora obaviti odmah, ali ako situaciju sagledate iz druge perspektive, ipak se vidi da se ne radi o tako velikom problemu. Ponekad to osoba ne vidi sama, pa joj nadređeni moraju pomoći. Sve može pričekati. To još jasnije vidimo sada u vreme epidemije. Za većinu stvari za koje mislimo da ih moramo odmah odraditi, mogu pričekati i nekoliko dana.

Na koji način merite produktivnost svojih zaposlenih?

Otkad radimo od kuće i nismo fizički prisutni u kancelariji, za nas je posebno važno da na vreme vidimo ko previše radi. Inače, na produktivnost naglasak stavljamo već u prvoj fazi planiranja kada radimo projekciju koliko ćemo sati raditi za određenog klijenta i nakon toga merimo odstupanja u odnosu na planirano. Osim toga, utvrđujemo razloge eventualnih odstupanja (na primer, zašto smo više vremena radili za jednog klijenta nego za drugog), a na kraju merimo i satnicu na temelju produktivnosti. Naime, tačno znamo kolika je ciljana satnica po određenom mestu rada. Ako produktivnost nije u korelaciji sa satnicom, to znači da nešto treba promeniti. Na primer, možda je usluga prejeftina, ili je zaposleni kasnio sa izvršenjem svog dela zadatka ili nema odgovarajuće automatizacije u radnim procesima.