Kako podržati organizaciju rada na daljinu – u drugoj vremenskoj zoni i u 7 smena?

O MIND Solutions: Podrška klijentima u SAD-u na daljinu iz Hrvatske

MIND Solutions je hrvatska kompanija koja je u partnerstvu sa kompanijom Creative Technology Solutions, koja se bavi pružanjem usluga i sedište joj je u SAD-u. One zajedno pružaju vrhunske IT usluge zdravstvenoj industriji u SAD-u. Pružaju tehničku i korisničku podršku u više od 500 zdravstvenih ustanova u 30 saveznih država SAD-a. To je brzorastuća kompanija fokusirana na razvoj i napredak ljudi. 

Obe kompanije imaju istog, američkog, vlasnika. Hrvatska kompanija ima više od 100, a američka partnerska kompanija više od 40 zaposlenih. Kompanija Creative Tech je specijalizovana za podršku na daljinu i održavanje servera i mreža. Njihovi klijenti su zdravstvene ustanove, domovi za stare, ustanove za dugotrajnu negu, centri za rehabilitaciju, apoteke, laboratorije, ustanove za palijativno zbrinjavanje itd.  

"MIND Solutions pruža tehničku i korisničku podršku isključivo kompaniji Creative Technology Solutions i njenim klijentima“, kažu u odeljenju za finansije i administraciju zagrebačke kompanije MIND Solutions.

Podršku pružaju na daljinu, na tržištu Sjedinjenih Američkih Država. Zaposleni u kompaniji MIND Solutions mogu da biraju lokaciju svog radnog mesta; na daljinu, u kancelariji ili hibridno. 

MIND Solutions okruženje u cloudu hostuje desetine hiljada korisnika, klijenata kompanije Creative Technology Solutions. Pritom se koristi širok spektar tehnologija za razvoj rešenja u okruženjima VMWare, HyperV ili Microsoft Azure. 

Više o kompaniji:
https://careers.mindsolutions.io/
https://hr.linkedin.com/company/mindsolutions

Izazovi: Kako podržati rad u 7 smena za različite vremenske zone

„Rešenje kompanije Špica je do sada jedino rešenje na tržištu koje može da zadovolji naše potrebe kada je reč o evidenciji radnog vremena. To je zato što se naš rad odvija u različitim vremenskim zonama, dok je istovremeno uslovljen različitim načinima rada. Nije toliko reč o dežurstvima i pripravnosti, već o smenama koje se veoma razlikuju. Pored toga, bitne su i nadoknade – za noćni rad, rad praznicima, noćni rad za vreme praznika...“, kaže B. K. J., direktorka finansija i administracije u kompaniji MIND Solutions. 

Špica All Hours im olakšava posao i na način da selektivno imaju pristup određenim podacima u sistemu. Na primer, zaposleni u kadrovskoj službi vide sve o svim zaposlenima. Drugi zaposleni imaju ograničen pristup podacima koje mogu da vide ili promene.  

Organizacija rada je veoma specifična, jer imaju čak 7 različitih smena. Prva smena počinje sa radom u 15 h, kada je u Čikagu 8 h ujutro, i radi do 23 h. Druga smena počinje sa radom u 16.30 i radi do 00.30 sledećeg dana. U Čikagu je tada 17.30. Imaju još dve lokalne smene, 7-15 h i 23-7 h.  

Pored toga postoje još dva nivoa dežurstva. Osnovna dežurstva rešavaju jednostavnije probleme koji su ključni za rad kompanija kojima pružaju podršku. To su dežurstva tokom vikenda. Drugi tip dežurstva traje od petka uveče, pa nadalje tokom cele nedelje. Tokom tog dežurstva staraju se o kritičnoj infrastrukturi, što zahteva visok nivo tehničkog znanja. Sedma smena je administrativna.  

„Špica je mnogo pomogla u objedinjavanju svih tih smena u novo rešenje. Trenutno sve dobro funkcioniše“, kaže M. J., direktor službe za podršku u kompaniji MIND Solutions.  

Rešenje: Jedan izveštaj sa svim neophodnim podacima

Druga rešenja na tržištu bila su pogodna za znatno jednostavnije modele organizacije rada u poređenju sa modelom organizacije rada u kompaniji MIND Solutions. 

B. K. J.: „Meni je ovo rešenje koje smo uveli početkom godine uštedelo mnogo vremena. Pre uvođenja rešenja kompanije Špica, morala sam da objedinim najmanje četiri do sedam internih izveštaja, kako bih dobila mesečnu evidenciju radnog vremena. Sada je dobijamo u jednom izveštaju i potrebno je samo da sredimo detalje.“  

M. J. dodaje da sistem veoma dobro funkcioniše. Kada je predstavljen zaposlenima, pitanja skoro nije ni bilo. „Sistem je veoma intuitivan za korisnika“, dodaje B. K. J. 

Kao savetnik u ovoj fazi, kompanija Špica je pomogla prilikom pripreme podataka i uspostavljanja sistema. Istovremeno je:

• ponudila besplatno testiranje tokom kog je kompanija, pre same odluke o kupovini, mogla da testira situacije/primere,
• napravila probnu fazu za jednu grupu korisnika, a zatim je nastavljena implementacija sistema,
• podrška (na daljinu) je bila uključena u cenu,
• početno ulaganje je bilo nisko: počeli su samo sa pretplatom, hardvera nije bilo, svi su se registrovali preko računara. 

Zaposleni sada na različite načine evidentiraju dolazak na posao. „U sistemu imamo podatke ko radi od kuće, a ko je prisutan u kompaniji. To ne utiče na obračun plata, što je regulisano njihovim ugovorima o radu.“ dodaje B. K. J. 

Zaposleni vide raspored smena i mogu da traže zamenu smene. Smenu ne mogu da zamene sami već promenu mora da odobri i evidentira nadređeni.  

Rezultati

• Manje vremena, korisniji izveštaji. 

„Sada mi je mesečno potrebno 5-10 sati manje“, kaže B. K. J. i naglašava koliko joj znači da više ne mora da objedinjuje 4-7 izveštaja u jedan izveštaj. „Možda će neko pomisliti da to nije mnogo, ali mogu reći, da mi to mnogo znači. U svakom trenutku imam pristup određenim izveštajima, što ranije nije bio slučaj.“ 

M. J. i dalje sam priprema raspored smena, ali prilikom unosa u All Hours uštedi tri do četiri sata mesečno. 

Dodaje: „S obzirom na složenost smena, automatsko raspoređivanje nije moguće.“

Uskoro integracija Špica All Hours rešenja sa HR rešenjem

U budućnosti, kompanija MIND Solutions želi da integriše All Hours rešenje sa sistemima za upravljanje ljudskim resursima (HR).

„Sledeće godine ćemo sve važne podatke, npr. o odsustvima, izvesti iz rešenja kompanije Špica u drugi sistem za podršku organizaciji rada. Tako će nadležni odmah videti kada je neko odsutan i moći će brzo da reaguju“, dodaje M. J. 

To je interno razvijen softver. Zbog specifičnih zahteva za različita odeljenja, nijedno od ERP rešenja ne zadovoljava potrebe. Zbog toga su se odlučili da razviju interno rešenje.