Sa Time & Space sistemom od početka do 10.000 zaposlenih

Izazov 

Spar Slovenija i Špica International zajedno se razvijaju od dolaska kompanije Spar u Sloveniju 1991. godine. Razvoj u Sloveniji je bio najveći izazov za Spar u posljednjih 30 godina.

„Razvijali smo se zajedno sa rešenjem Time&Space, koje koristimo još od 1993. godine. Prvo lokalno, a od 2004. i centralizovano. Od tada, pored uprave ovo rešenje koriste i prodavnice. 2004. godine uspostavili smo oba sistema: registraciju radnog vremena, koja je centralno povezana sa SAP sistemom, i kontrolu ovlašćenog pristupa zaposlenih i nekih eksternih službi za čišćenje i održavanje određenim prostorijama“ kaže Rado Habjan, rukovodilac odeljenja za informatiku u kompaniji Spar Slovenija.

Hardver (terminali, čitači i kontrolni uređaji) u sistemu kontrole pristupa otvara vrata pridržavajući se određene hijerarhije (ne može svaki zaposleni da uđe u svaku prostoriju). Kontrola pristupa je odgovornost lokalnih poslovođa, registracija radnog vremena je centralizovana:

„Celim sistemom u slovenačkoj Spar grupi upravljaju dve osobe, jedna iz odeljenja za informatiku i jedna iz kadrovske službe. Od samog početka samo redovno ažuriramo softver. Nisu potrebne nikakve druge nadogradnje.“

Od 1991. godine Spar grupa se razvila u drugo najveće trgovinsko preduzeće u Sloveniji po tržišnom udelu, baveći se trgovinom pretežno prehrambenom robom. Time&Space sistem koji je razvila kompanija Špica i dalje radi veoma dobro. Grešaka je, prema tvrdnjama Jureta Petkovška, operativnog direktora u kompaniji Spar, veoma malo:

„Sa pravne tačke gledišta, uprave svih trgovinskih sistema Interspar i Spar imaju pristup sistemu registracije radnog vremena u SAP-u, tako da mogu da intervenišu i isprave greške, kao što su na primer zaboravljene registracije. Svaki Interspar ima između 150 i 200 zaposlenih, u čiji rad uprave pojedinačnih centara Interspar imaju najbolji uvid.“

O kompaniji Spar: Zajedno sa Hrvatskom do 250 lokacija

Sistemi rade za Spar Slovenija, sestrinsku kompaniju Hervis i SES, preduzeće u okviru kompanije Spar zaduženo za nekretnine u Sloveniji. Spar grupa ima tri ogranka: trgovinu životnim namirnicama, trgovinu sportskom opremom i upravljanje nekretninama.

 Svi oni su povezani pomoću Time&Space sistema: na 115 lokacija kompanije Spar Slovenija, 22 lokacije kompanije Hervis i 5 lokacija preduzeća SES. To su prodavnice, skladišta, pekare, administrativni prostori …

Sledeći slovenački primer, za Time&Space sistem odlučili su se i hrvatski Spar i Hervis. Nakon preuzimanja trgovinskog preduzeća Billa pre pet godina, Spar sada ima oko 100 lokacija u Hrvatskoj. 

To znači da Spar grupa u Sloveniji i Hrvatskoj Time&Space rešenje primenjuje na skoro 250 lokacija i da ga koristi oko 10.000 zaposlenih. Spar grupa samo u Sloveniji ima ukupno 175 terminala.

„U tržnim centrima Interspar postoje tri terminala: na službenom ulazu, na informativnom punktu i u restoranu. To je tako zbog veličine objekta i veće udaljenosti ovih tačaka, kao i zbog procesa rada. Da zaposleni ne bi morali da idu dužim putem do terminala kada, na primer, idu na ručak“, kaže Matej Grašič i odeljenja za informatiku.

Rešenja

Spar grupa upravlja skoro svim aspektima poslovanja putem SAP softvera. Time&Space je sa SAP-om povezan preko sertifikovanog interfejsa, koji osigurava da u SAP-u budu dostupne sve prikupljene registracije sa različitih lokacija i terminala.

Kadrovska služba kompanije Spar Slovenija ima pristup SAP sistemu gde se na jednom mestu upravlja svim podacima o evidenciji radnog vremena. Na osnovu tih podataka se takođe vrši obračun plata, koji je potpuno centralizovan.

Kontrola pristupa ovlašćenih lica određenim prostorijama nije povezana sa SAP sistemom, već se u potpunosti vrši u sistemu Time&Space.

Prema rečima Jureta Petkovška, Spar Slovenija je na poseban način uredila dolazak na posao i odlazak sa posla. Pre par godina su odlučili da radnici u prodavnicama i skladištima imaju 15 minuta od dolaska na posao do početka rada. Sistem ovo vreme dodaje radniku prilikom dolaska i odlaska. Zbog toga nije potrebno dodatno proveravati koliko vremena je proteklo od dolaska radnika na posao do početka rada. To je dogovoreno i sa sindikatima.

„Godišnje odmore i prekovremeni rad i dalje odobravaju lokalne poslovođe. Troškove prekovremenog rada pratimo centralno i intervenišemo ako odstupaju od određene norme“, kaže Jure Petkovšek. Rado Habjan dodaje: „U centralnim službama postoji poseban portal za najavu godišnjeg odmora.“

Terminali se upravo ažuriraju jer neke prodavnice još uvek koriste opremu staru više od 20 godina. Novi terminali su znatno čitljiviji zbog ekrana u boji, a sam ekran je osetljiv na dodir. Oko 80 prodavnica je već opremljeno novim terminalima, dok oni tek treba da budu zamenjeni u više od 25 prodavnica. „Do kraja godine zamenićemo ih u još 10 prodavnica“, kaže Matej Grašič.

Šta donosi budućnost? Da li će ona biti u oblaku? Taj trenutak se približava. Do pre par godina, Spar grupa je bila suzdržana kada je u pitanju rešenje u oblaku. Pandemija je donela promene i grupa se okreće oblaku. „Da smo imali rešenje u oblaku, tokom krize zbog kovida-19 bi nam bilo moguće da povećamo prodaju preko interneta“, kaže Jure Petkovšek.

U oblasti registracije radnog vremena u oblaku, Špica nudi rešenje All Hours (allhours.com) a u oblasti kontrole pristupa nudi rešenje Door Cloud (doorcloud.com).

Rezultati

• U kompaniji Spar Slovenija, koja zapošljava oko 5000 radnika, sistem kontrolišu samo dve osobe, jedna iz odeljenja za informatiku i jedna iz kadrovske službe.
• Sertifikovani SAP interfejs omogućava sinhronizaciju podataka između Time&Space rešenja i SAP-a.
• Veoma je malo grešaka u registraciji radnog vremena u sistemu Spar.
• U tržnim centrima Interspar postoje tri terminala: na službenom ulazu, na informativnom punktu i u restoranu. To je tako zbog veličine objekta i veće udaljenosti ovih tačaka, kao i zbog procesa rada. Da zaposleni ne bi morali da idu dužim putem do terminala kada, na primer, idu na ručak.