All Hours – rešenje pre inspekcije

Izazov

U kompanijama obično kadrovski službenici ili menadžeri vode glavnu reč kada je u pitanju evidencija radnog vremena, ali u kompaniji Smartis su to pravnici. Ana Ličer, pravnica u kompaniji Smartis, kaže da je glavni razlog za uvođenje All Hours aplikacije bilo poštovanje zakonskih propisa koji se odnose na vođenje evidencije radnog vremena.

„Ranije smo evidentirali učinak ali nismo vršili evidenciju radnog vremena kao što to sada radimo pomoću proizvoda All Hours“, kaže Ana Ličer.

U vreme pandemije im je pomoglo upravo rešenje koje su uveli neposredno pre njenog izbijanja: „Sa uvođenjem All Hours aplikacije smo počeli marta 2020. godine, gotovo istovremeno sa izbijanjem pandemije. To nas je dodatno podstaklo jer smo imali bolji uvid u kontakte među zaposlenima u vreme pandemije“, kažu Zdravka Zalar, direktorka, i Ana Ličer, pravnica.

Zdravka Zalar pojašnjava: „Ako bi se zaposleni zarazio, bilo bi potrebno imati podatak ko je bio na poslu na dan zaraze. Ovo rešenje nam to omogućava. Kada bi podatke prikupljali „peške“, to ne bi bilo moguće.“

O kompaniji Smartis i mentalitetu zaposlenih

Sagovornici ističu da su u Smartisu „posebni“ i zahtevni. Zdravka Zalar: »Mi smo kompanija koja se bavi informacionim tehnologijama. Želeli smo da korišćenje rešenja bude jednostavno i da ne opterećuje zaposlene. U idealnom slučaju, sistem bi sam registrovao da smo došli na posao čim se uhvatimo za kvaku ulaznih vrata. Ili da sistem registruje kada prođemo kroz njih.«

 
Zbog toga su imali posebne želje. Između ostalog, želeli su integraciju sa programom Jira koji već koriste za tačnu evidenciju urađenog posla. Prvenstveno su želeli da izbegnu duplu evidenciju.

Uspeli su da osmisle rešenje koje u velikoj meri pojednostavljuje evidentiranje radnog vremena u zavisnosti od toga da li se ono provodi na poslu ili kod kuće.

Kompanija Smartis je osnovana 2009. godine i, u poređenju sa drugim IT kompanijama, pokriva veoma široku oblast. Od informacione bezbednosti, poslovnih usluga na čelu sa upravljanjem strateškim sredstvima, tehnoloških usluga pa sve do sopstvenog razvoja sa četiri vlastita proizvoda.

Kompanija je partner nekoliko međunarodnih kompanija, između ostalog je jedan od glavnih partnera kompanije IBM u Sloveniji (2021. godine Smartis je dobio nagradu za izuzetna dostignuća).

Rešenje

Za kompaniju Smartis, koja se bavi informacionim tehnologijama, veoma je važno da se evidencija radnog vremena vrši u skladu sa zakonskim propisima, dok je manje važno da li su zaposleni na poslu proveli tačno osam sati.

Zdravka Zalar: „Mi nismo fabrika da bi zaposleni morali da rade od osam do četiri. Važno je da posao bude obavljen. Nekima više odgovara da rade uveče. Neki za vreme posla idu u šetnju. Kad razbistre glavu, nastavljaju sa radom. Strogo ograničavanje na klasično radno vreme ne bi bilo produktivno.“

Nemaju terminale. Koriste mobilnu aplikaciju ili aplikaciju na računarima. U Kristalnoj palati, u kojoj je sedište kompanije, se već nalazi Špicina kontrola pristupa za sva preduzeća u zgradi.

Glavni cilj je bio da se ljudi što više rasterete. Od ključnog značaja je to što su pomoću ovog sistema savladali izazov evidentiranja svih vrsta odsustva.

Zadovoljni su i podrškom. „Želela bih da pohvalim Špicinu službu za podršku na daljinu. Zaista brzo reaguju. Prvi kontakt se uspostavlja u roku od 15 minuta do pola sata, a nekad čak i ranije. U toku dana dobijamo odgovore na sva pitanja“, kaže Ana Ličer.

Rezultati

1. Najviše nam se sviđa to što je dostupna mobilna aplikacija. Još jednom se pokazalo da ona predstavlja najbolje rešenje.
2. Lakša obrada platnog spiska jer je obrada podataka automatizovana, osim ako neko ne zaboravi da se registruje u aplikaciji. Tada je potreban ručni unos.
3. Evidentiranje odsustva je preglednije i jednostavnije.

Anegdota: Kako IT ekipa reaguje na novitete?

Naravno da je uvođenje novog sistema 2020. godine dovelo do dogodovština. Zdrava Zalar i Ana Ličer se sećaju tih dana:

„Svaki put kada se uvede nešto novo što remeti rutinu, IT ekipa nije oduševljena. Postavlja se hiljadu i jedno pitanje zašto je to potrebno. Kada su se zaposleni upoznali sa All Hours rešenjem, naravno da su imali primedbe ali i ideje kako bi nešto moglo da se tehnički drugačije realizuje, da se drugačije programira...Na kraju su se prilagodili i manje ili više savesno koriste aplikaciju.“