Time&Space su nadogradili za rad na terenu, bolovanja i obračun naknade za ručak

Izazov

Pre par godina, pre uvođenja rešenja Time&Space, Cleangrad iz Ljutomera nije imao program koji bi omogućio moderan način evidentiranja radnog vremena. Zbog toga se rukovodstvo odlučilo da ga zameni.

O razlozima za tu odluku najviše zna direktor Jernej Zupančič: „Za nas je od ključnog značaja tačna evidencija radnog vremena i time i kontrola troškova, naročito za montaže u inostranstvu.“

Želeli su da digitalizuju evidenciju radnog vremena i uvedu moderan način evidencije koji bi bio dostupan svim zaposlenima. Sada svaki zaposleni može da proveri status sati, broj slobodnih dana, odobrena odsustva... Sve je transparentno. Rukovodioci odeljenja mogu da prate podatke za celo odeljenje. A u administraciji mogu da prate podatke za celo preduzeće.

„To je najjednostavniji i najbrži automatizovani način evidencije. Sve je evidentirano u jednom sistemu. Nisu potrebne posebne evidencije. Automatizovani su i različiti ispisi: o stanju radnih sati, odmorima, bolovanju, korišćenju prekovremenog rada“, kaže Snežana Bokan Kuprivec, šef kadrovske, pravne i administrativne službe u Cleangradu.

Prema rečima Snežane Bokan Kuprivec sistem je veoma fleksibilan i može se nadgraditi. Između ostalog i da bi se prilagodio organizaciji. Kompanija Cleangrad ga je prilagodila za rad na terenu i opremila Pif interfejsom za obradu platnog spiska. Na osnovu putnih naloga za različite države automatski dobijaju sve podatke iako više od 100 radnika radni u različitim mestima. Uskoro će digitalizovati i putne naloge.

O kompaniji Cleangrad: više od 100 zaposlenih na terenu

„U Ljutomeru imamo dve proizvodne lokacije: proizvodnju čistih soba i proizvodnju opreme i nameštaja. Na prvoj lokaciji radi 33, a na drugoj 29 radnika. Više od 60 ljudi je zaposleno u kancelarijama. Većina njih, oko 100 ljudi, radi na terenu“ kaže Snežana Bokan Kuprivec.

Godišnje se oko 100 projekata realizuje na terenu. Realizacija traje od nedelju dana pa sve do godinu dana ili pak više godina. U jednom trenutku se realizuje 20 ili 30 projekata. Na jednom projektu radi od 5 do 20 ljudi.

Zbog kompleksnosti organizacije kompanije Cleangrad i samog rada, prilikom korišćenja sistema Time&Space se pravi razlika između proizvodnih i kancelarijskih radnika. U kancelarijama je fleksibilno radno vreme, a u proizvodnji fiksno.

Time & Space je povezan sa programom Pantheon preko Pif interfejsa. Na taj način se podaci iz Time & Space sistema automatski, jednim klikom, izvoze u Pantheon. Pantheon rukovodiocima odeljenja omogućava da pregledaju tabele sa platnim spiskovima i ostalim podacima. Konačne podatke odobrava direktor.

Sada je i njemu lakše. „Potvrda odrađenih sati i dodatnih stimulacija je pregledna i brza. U poređenju sa prethodnim načinom potvrđivanja, proces traje kraće, umesto 2 sata sada oduzima samo 10 minuta“, kaže Jernej Zupančič.
„Moramo biti pažljivi prilikom unosa podataka. Dešava se da neko zaboravi karticu itd. Rukovodioci to rešavaju kontinuiranim praćenjem i rešavanjem“, dodaje Snežana Bokan Kuprivec.

Rešenja

a. Rad na terenu

Specifično za Cleangrad je rad na terenu. Zbog toga na terenu imaju mobilne uređaje za registraciju koje zadužuje svaki rukovodilac montažerskog tima. Svaka ekipa koja odlazi u inostranstvo ima mobilni uređaj za registraciju. Na taj način mogu da evidentiraju radno vreme na terenu.

Sati celokupnog projekta na terenu se dele po radnim nalozima. Na taj način se zna koliko radnih sati je utrošeno na svaki radni nalog. Ovaj podatak je važan za analizu jer omogućava uvid u to koliko radnih sati je potrebno za određeni projekat. Takođe pruža uvid u odstupanja i moguća poboljšanja tako da se za manje vremena i sa manje radnika može više postići.

Ovo je od odlučujuće važnosti za optimizaciju rada i buduće procene budžeta za projekte ili ponude cena kompanije Cleangrad. Pored toga, ovi podaci olakšavaju komunikaciju sa kupcima kada je reč o nepredviđenim događajima koji utiču na realizaciju projekta.

„Dešava se da kupci ponekad razumeju takve situacije“, šali se Snežana Bokan Kuprivec.

b. Obroci

Sistem je nadograđen tako da evidentira broj obroka. Automatski se evidentira koliko obroka je svaki zaposleni pojeo u kantini preduzeća. Shodno tome, troškovi za obroke sa automatski obračunavaju na kraju meseca. Oni naravno zavise od broja pojedenih obroka.

„Tako zaposlenima više ne treba novac za obrok već samo kartica. Ako imate karticu za evidenciju radnog vremena, dobićete obrok“, kaže Snežana Bokan Kuprivec.

c. Bolovanje

Podatke u sistem Time&Space preuzimaju iz zdravstvene aplikacije e-Bol u kojoj se evidentiraju bolovanja. Više nema potrebe za štampanjem izveštaja o bolovanju niti za ručnom evidencijom. Radnici prijavljuju da su odsutni zbog bolesti. Kompanija svakog 5. u mesecu preko e-Bol aplikacije preuzima podatke u Time & Space.

Za dane kada zaposleni nema evidentirane dolaske na posao imaće evidentirano bolovanje, jer se ono automatski uračunava u platu. Kadrovska služba kompanije Cleangrad samo treba da u e-Bol aplikaciju unese brojeve zdravstvenih knjižica zaposlenih.

Međutim, dešava se da lekari bolovanje ne zaključe na vreme. To se veoma često dešavalo prošle godine i početkom ove godine. Naročito u vreme pandemije.

„U takvim situacijama moramo pozvati zaposlenog da to reši sa svojim izabranim lekarom“, objašnjava Snežana Bokan Kuprivec.

Rezultati

1. U kancelarijama imaju redovan uvid u evidenciju radnog vremena na terenu.
2. Oni mogu automatski da ispišu radne sate za pojedinačne projekte.
3. Podatke o bolovanju jednim klikom mogu preneti u sistem Time&Space.
4. Oni takođe mogu da automatski obračunaju troškove za obroke.
5. Odgovornost i briga za evidenciju radnih sati su prenete na zaposlene.

Anegdota: Na gradilištima ponekad nema signala. Ili nekog od registrovanih radnika. 😊

Snežana Bokan Kuprivec se priseća anegdote. „Ponekad na terenu dolazi do izazova kada nema signala pa su rukovodioci ozlojeđeni. U tom slučaju sistem ne radi ili je spor. Ali sve se to reši. To su sve sitni problemi.
Dešavalo se i da neko nije bio na gradilištu, ali je ipak bio evidentiran kao da je došao na posao. Neko je došao na posao sa dve kartice; ne samo sa svojom već i sa karticom svog kolege. U ovakvom slučaju pomaže samo nadzor."