Različiti tipovi odsustva i kako ih pratiti

Uopšteno, različiti tipovi odsustva se mogu podeliti na dobrovoljna, prinudna, plaćena i neplaćena. Dobrovoljno odsustvo je kada zaposleni planira odsustvo sa posla, kao što je npr. odlazak na godišnji odmor. Prinudni izostanak je kada zaposleni ne može da radi iz zdravstvenih razloga, zbog smrtnog slučaja u porodici itd. Neka odsustva plaća poslodavac, neke država, a za neka se tereti zaposleni.

Svaka zemlja ima svoje zakone koji određuju minimalne granice u pogledu toga koje tipove odsustva i koliko dana odsustva pokriva zaposleni a koliko toga pokriva država. Razlike među zemljama mogu biti velike kada je reč npr. o plaćenom odmoru. Pored toga, svaka kompanija ima politiku odsustva ili u svakom ugovoru o radu definiše način upravljanja odsustvima sa posla, a te politike se mogu značajno razlikovati od kompanije do kompanije.

Bolovanje

Kao što sam naziv kaže, bolovanje je kada se zaposleni razboli i potrebno mu je vreme za oporavak. Pored toga, često je potrebna izolacija kako bi se sprečilo širenje bolesti, što nam je dobro poznato iz nedavnog slučaja sa bolešću COVID-19.

Upravljanje bolovanjem je u mnogim zemljama zakonom definisano. Poslodavac mora zaposlenom osigurati određenu dužinu plaćenog bolovanja, a u nekim zemljama u zavisnosti od potrebne dužine bolovanja i težine bolesti država nadoknađuje deo troškova.

Naknada usled bolesti i povrede van rada pada na teret poslodavca za prvih 30 dana bolovanja. Od 31. dana naknada pada na teret Fonda.

U nekim zemljama zaposlenima je neprijatno da traže bolovanje. Na duge staze to može ostaviti dugoročne posledice na zdravlje i dovesti do pojave burnout sindroma i smanjene produktivnosti. S druge strane, pretvaranje da si bolestan je ozbiljno kršenje politike kompanije. 

Godišnji odmor

Godišnji odmor je kada zaposleni uzima slobodno vreme za lični odmor, bilo da se radi o putovanjima, porodičnim događajima ili odmoru uopšteno. Većina kompanija ima strogu politiku kada je reč o tome koliko plaćenog i neplaćenog odmora zaposleni može da uzme u toku godine i kada, kao i o procesu odobravanja odsustva. Mnoge zemlje imaju zakone kojima se određuje minimalna dužina godišnjeg odmora u toku godine.

Dovoljno slobodnog vremena i ravnoteža između poslovnog i privatnog života važan su deo kompenzacionog paketa, naročito za mlađe zaposlene. Ponekad zaposleni prihvataju manju platu u zamenu za više slobodnog vremena i mogućnost rada na daljinu.

Zbog toga je važno da svaka kompanija ima jasno definisanu politiku godišnjih odmora koja je transparentna i poštena prema zaposlenima. Pored plate, broj dana (plaćenog) odmora je jedna od najčešćih varijabli u procesu pregovaranja o zapošljavanju.

Zaposleni ima pravo na korišćenje godišnjeg odmora u trajanju od najmanje 20 radnih dana u svakoj kalendarskoj godini. Ovo je definisano članom 69. Zakona o radu. Poslodavac utvrđuje kriterijume za povećanje broja dana godišnjeg odmora.

Porodiljsko odsustvo i porodiljsko odsustvo za očeve

Porodiljsko odsustvo je jedan od najvažnijih tipova odsustva kako bi se majka oporavila od porođaja i brinula o novorođenčetu. Među zemljama postoje značajne razlike u pogledu toga koliko nedelja porodiljskog odsustva dobija majka i koliko toga pokriva država. Zemlje članice EU imaju najduže plaćeno porodiljsko odsustvo (od 16 do 85 nedelja), dok SAD i Australija imaju prilično kratko plaćeno porodiljsko odsustvo.

Prema zakonu žena ima pravo da otvori porodiljsko odsustvo 45 dana pre termina za porođaj, a najkasnije 28 dana pre tog termina.

Zaposlena ima pravo na porodiljsko odsustvo u ukupnom trajanju od 365 dana. Porodiljsko odsustvo otpočinje najranije 45 dana pre utvrđenog termina porođaja a najkasnije 28 dana i traje do 3 meseca nakon porođaja. Odsustvo radi nege deteta nastupa nakon isteka od 3 meseca porodiljskog odsustva nakon porođaja. Po isteku porodiljskog odsustva, zaposlena ima pravo na odsustvo radi nege deteta do isteka 365 dana od dana otpočinjanja porodiljskog odsustva. Zaposlena ima pravo na porodiljsko odsustvo u trajanju od 2 godine za treće i svako naredno rođeno dete.

Ne smemo zaboraviti ni porodiljsko odsustvo za očeve, koje je namenjeno novopečenim očevima kako bi proveli vreme sa bebom i pružili podršku majci tokom prvih nedelja nakon porođaja. Porodiljsko odsustvo za očeve je obično mnogo kraće, od 1 do 2 nedelje, i obavezno je u nekim zemljama, dok je u drugim zemljama prepušteno kompanijama da o tome odluče.

Državni i verski praznici

U svakoj zemlji postoje različiti praznici; neki od njih su državni a neki verski. Neki od tih praznika se čak slave u više zemalja i to istog dana. Nekoliko primera takvih praznika su: Božić, Nova godina, Veliki petak, Uskršnji ponedeljak, Praznik rada itd. U određenom smislu državni praznici su slobodni dani koje određuje država.

Važno je da se na početku svake godine u kalendaru kompanije označe državni praznici i da se smene planiraju u skladu sa tim. Državne i verske praznike možete pratiti i u aplikaciji za vreme i prisustvo.

Plaćeno odsustvo - Odsustvo zbog smrtnog slučaja, porođaja supruge itd.

Odsustvo zbog smrtnog slučaja se koristi u slučajevima kada zaposleni izgubi blisku osobu. To je slobodno vreme namenjeno tugovanju, organizovanju sahrane i drugim odgovornostima u slučaju nečije smrti. Kompanije svojim zaposlenima najčešće odobravaju od jednog do nekoliko dana odsustva zbog smrtnog slučaja. U nekim zemljama, odsustvo zbog smrtnog slučaja je obavezno, a u nekima nije.

Prema zakonu, zaposleni ima pravo na odsustvo sa rada uz naknadu zarade (plaćeno odsustvo) u ukupnom trajanju do pet radnih dana u toku kalendarske godine, u slučaju sklapanja braka, porođaja supruge, teže bolesti člana uže porodice i u drugim slučajevima utvrđenim opštim aktom i ugovorom o radu. Zakon definiše da se radi o odsustvu do 5 radnih dana, ali vreme trajanja plaćenog odsustva u opisanim situacijama utvrđuje se opštim aktom i ugovorom o radu.

Pored prava na odsustvo u gore navedenim slučajevima, zaposleni ima pravo na plaćeno odsustvo još:

1. pet radnih dana zbog smrti člana uže porodice;

2. dva uzastopna dana za svaki slučaj dobrovoljnog davanja krvi računajući i dan davanja krvi. 

Slobodno vreme u zamenu za prekovremeni rad (engl. Time off in lieu – TOIL)

TOIL ili zamensko odsustvo je povezano sa prekovremenim radom. Kao što kompanija treba da ima politiku odsustva, tako treba da postoji i politika prekovremenog rada. Prekovremenim radom treba da se pravilno upravlja pomoću softvera za upravljanje prekovremenim radom. Imajući to u vidu, neke kompanije omogućavaju zaposlenima da rade prekovremeno, nakon čega im se nadoknađuje slobodnim danima.

Zakon određuje da prekovremeni rad ne može da traje duže od osam časova nedeljno, odnosno da zaposleni ne može da radi duže od 12 časova dnevno, uključujući i prekovremeni rad. Prema tome, zakon propisuje ograničenje prekovremenog rada na dnevnom i nedeljnom nivou.  

"Sabatikal"

Sabatikal je veoma popularan u akademskim krugovima i on u osnovi označava duži izostanak sa posla, obično nekoliko meseci. Zaposleni najčešće uzimaju sabatikal da bi se posvetili svojim drugim interesovanjima, strastima ili hobijima (na primer, put oko sveta, izučavanje nove oblasti itd.), a ponekad i da bi se potpuno oporavili od dužeg perioda rada pod stresom. Sabatikal obično traje od 6 do 12 meseci.

Kompanije često nude sabatikal zaposlenima koji su radili u organizaciji duži period kao vid nagrade za lojalnost i dobar posao koji su obavili u prošlosti. Neke kompanije nude plaćeni ili delimično plaćeni sabatikal, a neke nude samo opciju neplaćenog odlaska na sabatikal.

Poslodavac može zaposlenom da odobri odsustvo bez naknade zarade (neplaćeno odsustvo).

Za vreme neplaćenog odsustva zaposlenom miruju prava i obaveze iz radnog odnosa, ako za pojedina prava i obaveze zakonom, opštim aktom i ugovorom o radu nije drugačije određeno. 

Neplaćeno odsustvo

Neke kompanije omogućavaju zaposlenima da uzmu neplaćeno odsustvo, što znači da sa odsustvom dolazi i manja plata. To je obično strogo regulisano u politici odsustva organizacije, uključujući koliko dana neplaćenog odsustva zaposleni može uzeti, kada, koji je postupak odobravanja i kako će to uticati na platu. Ovaj vid odsustva je pogodan za zaposlene koji daju prednost slobodnom vremenu u odnosu na veću platu.

Drugi, manje uobičajeni, tipovi odsustva

Osim opisanih glavnih tipova odsustva, svesni smo da postoji i nekoliko drugih mogućih slučajeva. Te vrste odsustva nisu uobičajene i nisu uvek definisane u politici odsustva kompanije. Ipak treba biti svestan i sledećeg:

·         studiranje

·         odsustvo zbog služenja vojnog roka

·         dužnosti porotnika/odsustvo zbog svedočenja na sudu

·         dan izbora

·         slobodno vreme za volonterski rad i davanje krvi

·         slobodno vreme za štrajk

·         odsustvo zbog nepovoljnih vremenskih uslova

·         zabrana dolaska na posao kada neko da otkaz

Politika odsustva kompanije

Politika odsustva je interni dokument kompanije kojim se definiše upravljanje odsustvom sa posla. Politikom odsustva se obično definiše sledeće:

·         Tipovi odsustva na koje zaposleni ima pravo

Dužina plaćenog odsustva na koje zaposleni ima pravo

·         Kako se prijaviti za odsustvo i kako izgleda procedura odobravanja

·         Procedure i posledice u slučaju kršenja politike odsustva

Politika odsustva je važna kako za poslodavca tako i za zaposlenog, jer se njome jasno definiše upravljanje odsustvima. Sa jedne strane zaposleni zahvaljujući politici odsustva imaju osigurane dane zasluženog odsustva, a sa druge strane poslodavac može tačno definisati ograničenja i posledice u slučaju neodobrenog odsustva.

Praćenje različitih tipova odsustva

Kada postoji jasno definisana politika odsustva, važno je redovno pratiti odsustva zaposlenih. Sa rešenjem za praćenje vremena i prisustva, kao što je SPICA All Hours, možete jednostavno da pratite kada je, koliko dugo i iz kog razloga zaposleni bio odsutan. Takođe možete da odobrite odsustva i dobijete detaljne izveštaje o odsustvu na nivou pojedinca, tima ili odeljenja.

Kompletno rešenje za upravljanje odsustvom obuhvata funkcije poput:

·         interaktivni kalendar za planiranje odsustva

·         funkcije koje omogućavaju zaposlenima da podnesu zahteve za odsustvo koji se zatim mogu odobriti ili odbiti putem aplikacije

·         mogućnost određivanja različitih pravila za različite zaposlene

·         transparentna istorija odobrenja, tako da su nesporazumi isključeni

·         funkcije za jednostavno praćenje odsustva i vizuelni prikaz statističkih podataka

·         upravljanje timskim godišnjim odmorom

·         funkcije koje obezbeđuju usklađenost sa kumulativima

·         mogućnost praćenja drugih tipova rada, na primer rada na daljinu

Sistem upravljanja odsustvom na Cloudu vam omogućava automatizaciju procesa, smanjenje administracije, kao i brže i transparentnije odobravanje odsustva. Naše rešenje za upravljanje odsustvom možete da testirate potpuno besplatno. Započnite besplatni probni period

Smanjenje izostanaka sa posla

Na kraju, ali ne i manje važno, treba pomenuti nekoliko preporuka kako da se smanji broj izostanaka sa posla. Svima nam je potrebno slobodno vreme i svi se možemo razboleti, ali bez obzira na to, preterano izostajanje sa posla može da bude veliko opterećenje za produktivnost kompanije. Kultura u preduzeću, politike odsustva, način upravljanja, tok rada i drugi slični faktori mogu znatno uticati na to koliko dana zaposleni odsustvuju sa posla, naročito na duži period.

Evo nekoliko opštih preporuka kako da preterano izostajanje držite pod kontrolom:

·         Podsticanje zdravog načina života i korporativni wellness programi, uključujući sportske događaje, časove joge tokom radnog vremena, pristup teretani itd.

·         Konzumiranje zdravih obroka u kancelariji

·         Nulta tolerancija prema maltretiranju i uznemiravanju

·         Podsticanje timskog rada i dobrih odnosa među zaposlenima

·         Održavanje niskog nivoa stresa tako da se podstiče razvoj a ne izgaranje

·         Omogućavanje fleksibilnih tipova rada, uključujući rad na daljinu

·         Briga o zaposlenima i podrška zaposlenima u nevolji

·         Kao što je već pomenuto, treba imati jasnu politiku odsustva i transparentno praćenje koje uključuje trenutno sankcionisanje neodobrenog odsustv

Upoznali smo se sa različitim tipovima odsustva, definisali zašto su oni važni i kako treba upravljati odsustvima i kako ih treba pratiti, kao i zašto je važno da svaka kompanija ima politiku odsustva. Ako u svojoj kompaniji nemate jasnu politiku upravljanja odsustvima, preporučujemo vam da je definišete, a zatim implementirate rešenje za praćenje vremena i prisustva, kao što su Time & Space i All Hours, da biste pratili različite tipove odsustva kao i da biste njima pravilno.