Pomoću novog sistema možemo lakše da pratimo našu produktivnost

Izazov

Grupa Prigo je do novembra 2021 imala tri različita sistema evidencije radnog vremena. Zbog toga su podatke o radnom vremenu zaposlenih dobijali iz tri različite evidencije. Izazov predstavlja nedostupnost programa u smislu direktnog pristupa. Rešenje kompanije Špica omogućava administratoru da podešava, prilagođava i kreira radne planove/globalna vremenska pravila. Pre smo uvek morali da zovemo operatore programa da to urede.

Za uređivanje radnog vremena u tri programa i prekucavanje podataka je bilo potrebno mnogo vremena. Istovremeno, mogućnost da dođe do grešaka bila je mnogo veća. Suočavali su se i sa drugim nepotrebnim preprekama: 

„Za korišćenje godišnjeg odmora dobijala sam zahteve na papiru. Zahtevi su do mene stizali kasno. Često se dešavalo da je odmor već bio iskorišćen. U međuvremenu je možda već bila obračunata plata. Kada sam koristila stari sistem, uređivanje podataka je trajalo nekoliko dana. Svakog meseca više od nedelju dana“, kaže Mariša Martinčič iz kadrovske službe kompanije Prigo.

Često se dešavalo da zaposleni zahtev na papiru nisu ni podneli ili da zahtev nije stigao do kadrovske službe. Što je najgore, uprkos naknadnom uređivanju podataka, podaci zbog ljudskih grešaka i dalje nisu bili 100% tačni.

„Kod rada na terenu se može desiti da neko zaključi posao telefonom ili daljinski ali ipak naplati putne troškove. Ljudi su inovativni.“ Tako Igor Pristavec, direktor kompanije Prigo, d. o. o. i suvlasnik Prigo grupe, opisuje najekstremnije slučajeve.

O kompaniji Prigo i njenoj kompleksnoj organizaciji

Prigo grupa je postala prilično velika. Pored toga bavljenja logistikom, trgovinom, servisiranjem i održavanjem automobila i teretnih vozila u nekoliko zemalja, Brdo kod Ljubljane ima i servis za teretna vozila koji je najveći u krugu od 400 km. 

Zbog različitih delatnosti organizacija je postala veoma složena i zahtevna. Bio je neophodan dobar pregled organizacije.

Neophodan je dobar nadzor:

• dolaska na posao ili prisustva zaposlenih na poslu,
• normalnog rada ili utrošenog vremena u vezi sa radnim nalozima u servisu,
• izdavanja robe u servisu,
• međuresorne saradnje u okviru servisa (da bi se recimo utvrdilo da u skladištu ima dovoljno materijala),
• vremena koje komercijalisti provedu na putu i broja stranaka koje su obišli (do sada se je to nadziralo preko uobičajenih putnih naloga).

Igor Pristavec objašnjava koliko je organizacija postala složena: „Najveći izazov je mehanika. Zato što je potrebno uskladiti dva sistema, novi All Hours sa dosadašnjim sistemom Aranea. U mehaničarskim radionicama je standard da svako vozilo ima vremenski okvir u kojem mehaničar mora da se registruje. Važno nam je da znamo, da li je mehaničar potrošio 4 sata na uslugu za koju je predviđena norma od 2 sata. Na taj način pratimo produktivnost. Mercedes to traži od nas.“

Organizacija rada je precizna i složena, pa žele da radne naloge prate paralelno sa prisustvom u aplikaciji All Hours. Vezu je razvio Špicin tim za razvoj proizvoda po meri klijenta. Rešenje iz All Hours aplikacije dobija podatke o prisustvu i šalje ih sistemu za planiranje klijenata u servisu i dodelu dostupnih resursa (mehaničara) pojedinačnim radnim nalozima. Sve to je povezano i sa izdavanjem rezervnih delova.

Ako mehaničar nije registrovan na nalogu, ne može preuzeti robu. Na taj način zadržavamo uvid i u rezervne delove“, kaže Dušan Dragič, rukovodilac odeljenja za informacionu tehnologiju (IT).

Zato su novembra 2021. počeli sa testiranjem novog sistema - Špica All Hours. Sistem je prvo testiran na probnoj grupi, sada ga prenose i na sva ostala odeljenja kompanije, osim vozača.

 
Novi sistem će koristiti mehaničari, komercijalisti, administracija i prodavci. 

Rešenje

Novi sistem će koristiti oko 170 zaposlenih/korisnika. Svi načini registracije (na terminalima, računarima, mobilnim uređajima) će biti dostupni na 4 lokacije – poslovne jedinice – ili na 5 terminala. Kreirano je više od 20 korisničkih pravila i radnih planova (prijem, skladište, uprava, radionica, perionica...). Obuhvaćeno je više od 30 odeljenja i pododeljenja, više od 10 različitih administratora, rukovodioca, menadžera i davaoca odobrenja.

Predviđena je i veza između AH i Araneo (postojeći ERP sistem za servis i trgovinu u kompaniji Prigo), koja omogućava praćenje mehaničara i njihovog rada prema radnim nalozima.

Mariša Martinčič opisuje prve efekte novog sistema: „Imali smo tri različita sistema za evidentiranje radnog vremena...Sada su oni objedinjeni. Imamo i mobilnu aplikaciju. Sada nam je lakše da pratimo situaciju na terenu. U ovom sistemu opomene dobijamo čim neko prevremeno ode sa posla, na primer po dete u vrtić. Lakše je pratiti prisustva i odobrene prevremene odlaske. Imamo i bolji pregled popodnevnog ili prazničnog rada, odsustava zbog ručka, prekovremenog rada...
Prekovremeni rad mora da bude odobren od strane rukovodioca. Neodobren prekovremeni rad je drugačije obojen i lakše uočljiv.« 

Kadrovska služba zahvaljujući direktnom pristupu vidi gde je došlo do promene rasporeda i gde se podaci ne poklapaju. Mariša Martinčič sada mnoge stvari može da uradi brzo i samostalno, što pre nije bilo moguće.

Kada sistem bude u potpunosti uveden, smanjiće se količina dokumentacije za godišnje odmore. Smanjiće se količina vremena potrebna za utvrđivanje podataka o prisustvu/odsustvu koji nedostaju. Pregled će biti bolji. Odgovornost će biti prebačena na rukovodioce koji će sada imati bolju kontrolu nad osobljem. Glavni cilj nakon završetka testnog perioda je da kadrovska služba samo vrši kontrolu. Svaki rukovodilac će biti odgovoran za svoje odeljenje i moraće da ima potpuni pregled svojih zaposlenih, što će mu novi sistem i omogućiti.

Zaposleni će novom sistemu pristupati na različite načine. Za neke zaposlene su pristupne tačke evidencije početka rada instalirane na računare. Kada pokrenu računar, prijavljuju se. Pristupne tačke mogu biti na mobilnim uređajima. Na primer za komercijaliste na terenu ili zaposlene koji rade na daljinu. Drugi pak imaju pristupnu tačnu na ulazima u preduzeća.

„Razmišljamo i o korišćenju mobilne aplikacije za radnike na terenu. Međutim, problem predstavlja određivanje preciznih pravila i poštovanje zakona...“ objašnjava nove planove Mariša Martinčič.

Istovremeno, Martinčič se nada da će zaposlenima biti lakše da se međusobno usklade oko odmora i da će rukovodioci imati bolji uvid u mesečne/godišnje planove odmora.

Dušan Dragič potencijal vidi i u oblasti IT-a: „Lakše je održavati jedan sistem nego tri. Ubuduće ćemo prenos podataka za plate iz Špicinog rešenja u program Vasco regulisati tako da bude automatski. Tako da se vreme prekovremenog rada, pauze za ručak itd. neće morati računati za svakog radnika. Želja je da svi ti događaji budu zabeleženi u jednoj aplikaciji.“

Rezultati

Rezultati korišćenja novog rešenja vidljivi su u nekoliko oblasti. Naši sagovornici su ih istakli kao prioritet i to svako za svoju oblast.

Lakša kontrola.

Mariša Matinčič, kadrovska služba: „Od sada ću moći da vršim samo kontrolu. Više mi neće biti potrebno da se svakog meseca duže od nedelju dana bavim nepotpunim podacima.“

Veća produktivnost.

Igor Pristavec, suvlasnik i direktor: „Sa novim sistemom ću moći bolje da pratim našu produktivnost.“

Efikasan IT sistem.

Dušan Dragič, IT odeljenje: „Najveća prednost za nas se sinteza sistema i jedinstven prenos svih podataka u jednu aplikaciju.“

Anegdota: „Zašto imam toliki manjak radnih sati?“

Svaki novitet donosi i anegdote. One su se u kompaniji Prigo pojavile već prilikom testiranja novog All Hours sistema. Mariša Martinčič: „Kada smo počeli da uvodimo novi sistem, svi koji su bili uključeni počeli su da brinu što imaju veliki manjak registrovanih radnih sati. Ranije se niko nije brinuo o radnom vremenu, a sada telefoni nisu prestajali da zvone.“ Razlog nedostatka radnih sati je bio tehničke prirode. U novom sistemu se prilikom evidentiranja prvi dan u mesecu prikaže na ekranu: -8 sati. Zato što ih zaposleni još nisu odradili.😊