„Iskreno, više ne možemo da zamislimo da radimo bez Špicinog rešenja.“

Rešenje: Spica Time&Space sa 800 licenci

Sadržaj:        

• Na koji način radnici imaju mogućnost transparentnog praćenja sopstvenih podataka na informativnim kioscima?
• Na koji način kadrovska služba može da prati trendove u kompaniji?
• Zašto je Spica Time&Space odlična alatka za planiranje?

• Oblast: Rešenja za grejanje, klimatizacija i ventilacija, električne mašine i uređaji
• Veličina preduzeća: Veliko preduzeće
• Broj zaposlenih: 564
• Zanimljive činjenice: Kompanija je u vlasništvu kompanije Danfoss, velike danske korporacije i posluje na dve lokacije: Ljubljana i Kamnik

Dostignuća:

a.       nagrade Golden Practice i Elderly-Friendly Company 2021;

b.       finalista u kategoriji velikih preduzeća za titulu najboljeg poslodavca 2022. godine;

c.       dobitnik nekoliko nagrada koje dodeljuje Privredna komora Slovenije;

d.       finalista za nagradu Fabrika godine 2021;

e.       finalista za nagradu Inženjerka godine 2022. i 2018. godine. 

O preduzeću Danfoss Trata

Danfoss Trata, d.o.o. je u vlasništvu danske multinacionalne kompanije Danfoss. Reč je o proizvodnoj kompaniji specijalizovanoj za rešenja za grejanje, klimatizaciju i ventilaciju. Ona zapošljava više od 564 ljudi na dve lokacije u Sloveniji, tačnije u Ljubljani i Kamniku. Ona je velika slovenačka kompanija koja je u vlasništvu jednog od glavnih globalnih igrača u oblasti proizvodnje i razvoja rešenja za grejanje i hlađenje.

U kompaniji Danfoss Trata je krajem avgusta 2020. godine implementirano Špicino rešenje Time&Space i od tada su ga unapredili nekoliko puta kako bi se zadovoljile specifične potrebe kompanije.

Smanjena mogućnost da dođe do greške i ušteda vremena

„Danfoss Trata već nekoliko godina aktivno radi na digitalizaciji i oduševljeni smo našim partnerstvom sa Špicom. Zajedno sa njima kreiramo rešenje za praćenje prisustva i odsustva na radnom mestu. Istovremeno, zahvaljujući mogućnosti integracije sa drugim internim sistemima, Špicina rešenja doprinose većoj automatizaciji i poslovanju bez upotrebe papira. Želela bih da posebno istaknem pristupačnost i transparentnost podataka. U svakom trenutku imamo pristup aktuelnim informacijama o radnom vremenu i odmorima. Automatizacija smanjuje mogućnost da dođe do greške i štedi vreme“, rekla je Saška Rihtaršič, izvršni direktor kompanije Danfos Trata.

Nuška Vihar Rakovec: „Sa jedne strane lakše upravljamo podacima na osnovu kojih mi u kadrovskoj službi dobijamo važne informacije. To nam daje uvid u aktuelna dešavanja u kompaniji. Istovremeno, menadžerima je lakše da upravljaju timovima.“

Izazov: „Osećala sam se kao detektiv.“

„Na početku epidemije COVID-a, još nismo imali Špicino rešenje za registraciju i praćenje prisustva. Svakoga dana sam se osećala kao detektiv kad sam ispitivala zaposlene koji su u to vreme radili od kuće. Koliko sati si radio? Na čemu si radio? Gde si radio? Kako si radio? Špicino rešenje je olakšalo moj život, a zahvaljujući transparentnosti podataka, olakšalo je i život zaposlenih“, rekla je Hana Čuček, stručnjak za ljudske resurse u kompaniji Danfoss Trata.

Nuška Vihar Rakovec, menadžer kadrovske službe, na sličan način opisuje svoje iskustvo: „Iskreno, više ne možemo da zamislimo da radimo bez Špicinog rešenja. Sa jedne strane, lakše upravljamo podacima na osnovu kojih mi u kadrovskoj službi dobijamo važne informacije. A sa druge strane to nam daje uvid u aktuelna dešavanja u kompaniji. Istovremeno, menadžerima je lakše da upravljaju timovima.“ 

Rešenje: Najmanje 8 prednosti

Na koji način je Špicino rešenje pomoglo zaposlenima u kompaniji Danfoss Trata? Hajde da pogledamo neke od prednosti.

1. prednost: Transparentnost

Špicino rešenje garantuje transparentnost, jer omogućava svim zaposlenima, uključujući i radnike u proizvodnji, da pristupe podacima o radnom vremenu. Ovi podaci na raspolaganju su na tri InfoZone informativna kioska. Zaposleni na njima mogu da podnesu svoje zahteve, na primer za dogovoreno produženo radno vreme. Oni uvek mogu da pristupe svim svojim podacima koji se odnose na praćenje vremena i prisustva. „Imamo dva takva kioska u Ljubljani i jedan u Kamniku“, rekla je Hana Čuček.

Hana Čuček: Uspeli smo da automatizujemo generisanje dnevnih izveštaja i to nam omogućava da svakodnevno uštedimo dosta vremena.“

2. prednost: Bolji pregled za menadžere i lakša administracija

Imamo mnogo zaposlenih koji rade za menadžere koji se ne nalaze u Sloveniji. Menadžeri takođe imaju pristup podacima zaposlenih o radnom vremenu i mogu da odobre njihove zahteve na daljinu, iz inostranstva.

„Mi menadžeri imamo pristup raznim izveštajima. U mogućnosti smo da brzo proverimo status radnog vremena, odmora i bolovanja“, rekao je Matjaž Lavriha, menadžer proizvodnje. Tu su uključeni izveštaji o trenutnom statusu odmora (ranije je menadžer morao da proveri status svakog radnika posebno), pregled posla odrađenog od kuće, odsustva, poslovnih putovanja itd.

„Analitički podaci za upravljanje ljudskim resursima su takođe veoma korisni, na primer informacije o tome koliko ljudi radi u kancelariji, a koliko od kuće“, rekla je Hana Čuček i dodala: „U kadrovskoj službi svakodnevno možemo da uštedimo mnogo vremena zato što smo uspeli da automatizujemo generisanje dnevnih izveštaja. Na taj način imamo pregled prisustva, koji menadžeri koriste za izračunavanje produktivnosti u proizvodnji. To je bila jedna od nadogradnji rešenja na kojima smo radili zajedno.“

Oni trenutno rade na integraciji svog primarnog SAP Sucess HR sistema sa Špicinim rešenjem. Cilj je automatski prenos podataka o novim zaposlenima i promenama u menadžmentu, kao i drugih podataka iz našeg sistema u Špicino rešenje, tako da se ne moraju unositi dva puta u različite sisteme. Podaci koji će se prenositi su lični podaci potrebni za upravljanje ljudskim resursima itd. Integraciju pripremaju Špicini programeri u saradnji sa danskim stručnjacima za implementaciju SAP sistema u kompaniji Danfoss.

Boris Rustja, konsultant za proizvodne sisteme, ističe još jednu prednost: „Unapredili smo vezu između Špicinog rešenja i proizvodnog sistema MePIS MES. Ranije je svaki novi zaposleni prvo morao da bude registrovan u sistemu za ljudske resurse, a zatim ručno u proizvodnom sistemu. Tu je dolazilo do grešaka. Sada su ta dva sistema automatski povezana. Potrebno je samo da registrujemo novog zaposlenog u rešenju Time&Space i isti unos će putem Rest API poziva biti kreiran i ažuriran u proizvodnom sistemu.“ Osim toga, svakodnevno radno vreme zaposlenih se šalje u MePIS MES sistem i poredi sa radnim vremenom registrovanim na proizvodnim linijama.

Matjaž Lavriha: „Menadžeri u kompaniji Danfoss Trata kreiraju rasporede odmora isključivo pomoću Špicinog rešenja.“

3. prednost: Ispravke podataka

Hana Čuček: „Mi, zaposleni u režiji, možemo da podnesemo zahteve ukoliko smo zaboravili da registrujemo dolazak ili odlazak, odmor, rad od kuće itd. Svi u režiji, kao i neki radnici u proizvodnji, imaju korisničke naloge koji im dozvoljavaju pristup modulima za „pregled“ i „odobravanje“ na intranetu preduzeća, gde mogu da prate svoje registracije i radno vreme.“

Iz bezbednosnih razloga na korporativnom nivou kompanije Danfoss zaposleni još uvek nemaju pristup podacima preko mobilnog telefona. Međutim, oni se nadaju da će im to omogućiti ažurirana mobilna aplikacija. „Rado bismo koristili tu opciju“, rekla je Čuček.

4. prednost: Alatka za procenu planiranja i trendova unutar kompanije

Prema rečima Matjaža Lavriha, Špicino rešenje Time&Space je odlična alatka za planiranje. Menadžeri u kompaniji Danfoss Trata kreiraju rasporede odmora isključivo pomoću Špicinog rešenja. Imaju pregled svakog odeljenja. Jedino što bi Matjaž Lavriha voleo da doda je mogućnost da menadžeri označe određena odeljenja u programu kako bi mogli da ih vide istovremeno.

Nuška Vihar Rakovec dodaje: „Ažurni i tačni podaci nam omogućavaju da reagujemo na vreme. Na primer, otkako smo implementirali Špicino rešenje, češće diskutujemo o statusu bolovanja u različitim odeljenjima, jer nam rešenje olakšava praćenje trenutne situacije. Rešenje takođe pomaže menadžerima proizvodnje da planiraju popunjenost radnih mesta, dok zaposlenima u kadrovskoj službi ono može da pruži važne informacije za praćenje trendova unutar kompanije. Možemo da pratimo varijacije u vezi sa trendovima bolovanja u toku sezone i meseca. Možemo da predvidimo šta će se desiti u budućnosti i da se pripremimo za to. Analitika je odlična za optimizaciju i planiranje.“

5. prednost: Poređenje ključnih podataka

Ekipa u proizvodnji može da prati koliko dugo je neki zaposleni bio registrovan na radnom mestu. „Sada se ti podaci mogu uporediti sa podacima o tome kada su zaposleni registrovali dolazak na posao i odlazak sa njega“, kaže Boris Rustja.

6. prednost: Automatska identifikacija noćne smene

Noćne smene više ne moraju da se podešavaju ručno. Špicino rešenje automatski identifikuje smenu na osnovu vremena kada je zaposleni registrovao dolazak. Naime, na lokaciji u Ljubljani se radi u tri smene, dok se u Kamniku radi u četiri smene.

7. prednost: Automatska obrada u zavisnosti od tipa refundacije

Bolovanje se obrađuje automatski u skladu sa sva tri nacionalna pravila za refundaciju isplata. Ovo rešenje se koristi u obradi platnog spiska.

8. prednost: Odlična vizuelizacija

„Vizuelizacija funkcija je prilagođena korisnicima i intuitivna“, rekao je Matjaž Lavriha. Terminali su veoma transparentni.

OKVIR: Tehnički podaci

• Spica Time&Space registracija sa 800 licenci
• Sistem pretplate
• Registracija na 7 terminala na 2 lokacije (Ljubljana i Kamnik)
• Moduli:

• PIF – izvoz podataka za pripremu platnog spiska
• AW – modul za podnošenje zahteva i odobravanje
• TSWP – lični veb-pristup za zaposlene
• AATL – praćenje evidencije aplikacije

• 3 InfoZone kiosk terminala na kojima zaposleni mogu da pregledaju svoje podatke i podnesu zahteve
• Integracija sa rešenjem SAP Success Factors HRM
• Time API modul koji omogućava integraciju sa drugim sistemima putem REST API protokola
• Specijalna funkcija: štampane RFID kartice (personalizacija)

Rezultati

Postoji nekoliko prednosti: