Kako Clarus upravlja vremenom i prisustvom u 34 filijale i automatizuje obradu platnog spiska

Upoznajte kompaniju i njihovu viziju

Clarus je vodeći dobavljač oftalmološke opreme i najveći oftalmološki centar u Sloveniji. Organizacija se sastoji od 34 filijale, ima više od 145 zaposlenih i više od 100 različitih brendova naočara i druge oftalmološke opreme. Clarus već duže od 30 godina uspešno sledi svoju viziju „Znati mnogo, videti dobro i izgledati savršeno“ i zastupa svetski poznate brendove kao što su Calvin Klein, Cartier, Diesel, Dior, Guess, Gucci, Police, Prada, Ray Ban, Versace i mnogi drugi.
Osim toga, stručnjaci u kompaniji Clarus su među najboljima u oblasti oftalmologije u Sloveniji i nude besplatne preglede vida u svojim prodavnicama. U savremenim ambulantama pružaju usluge specijalista oftalmologa i optometrista, proveravaju oštrinu vida, identifikuju nepravilnosti u vezi sa vidom i pružaju odgovarajuće stručne savete pri izboru dioptrijskih sočiva i naočara.

Izazov

Clarus ima više od 30 filijala širom zemlje i 25 različitih rasporeda, što zahteva izvanrednu koordinaciju i upravljanje radnom snagom. Osoblje mora da bude optimalno raspoređeno, filijale moraju biti otvorene na vreme a zaposleni moraju imati dobar pregled svojih rasporeda, radnog vremena, preostalih dana godišnjeg odmora i tome slično. Još jedna važna funkcija koju su tražili je geografsko ograničavanje, što omogućava da zaposleni mogu da prijave dolazak i odlazak samo ako su na pravoj lokaciji.
Trebalo im je jednostavno rešenje koje je bazirano na mobilnim uređajima, ali ipak sposobno da pokrije svu složenost upravljanja filijalama sa različitim potrebama planiranja. Pored toga, Clarus je želeo da poveže podatke o radnom vremenu i prisustvu sa postojećim ERP softverom za bržu i precizniju obradu platnog spiska i sa postojećim HR softverom za bolje upravljanje radnom snagom.

Naš cilj je bio da pojednostavimo praćenje radnog vremena i prisustva kao i proces prikupljanja podataka neophodnih za preciznu obradu platnog spiska. Želeli smo da smanjimo administrativni posao i da zaposlenima omogućimo preciznu analizu vremena, na primer radno vreme, prekovremeni rad i preostali dani godišnjeg odmora. Samo pomoću Spica All Hours smo uspeli da zadovoljimo sve naše potrebe kada su u pitanju vreme i prisustvo. Suzana Makivić, menadžer ljudskih resursa

Rešenje

Clarus u svojim filijalama koristi Spica All Hours terminale sa satom za registraciju vremena, kako bi zaposleni mogi da registruju dolaske i odlaske. Osim toga, zaposleni mogu da koriste All Hours mobilnu aplikaciju za registrovanje događaja, koja ima funkciju geografskog ograničavanja. Spica All Hours se takođe koristi u kombinaciji sa kontrolom pristupa. Tako menadžment uvek ima u vidu da li su odgovarajući zaposleni u pravo vreme u odgovarajućoj filijali i ko je pristupio određenoj filijali.

Upravljanje rasporedima je sada veoma jednostavno. Zaposleni (i njihovi menadžeri) u mobilnoj aplikaciji uvek mogu da vide analizu svog vremena i prisustva, uključujući radno vreme, plaćeno odsustvo, pauze za ručak, prekovremeni rad i preostale dane godišnjeg odmora. Menadžeri u bilo koje vreme mogu da vide podatke u realnom vremenu o tome ko radi u kojoj filijali. Clarus koristi All Hours i za upravljanje odsustvima i zahtevima za odsustvo. 

Zaposleni su oduševljeni All Hours aplikacijom, jer je veoma jednostavna za korišćenje i zaposlenima pruža vredne informacije. Korišćenje aplikacije je efikasnije (i modernije) u poređenju sa praćenjem radnih sati i prisustva uz pomoć uporednih tabela. Ne možemo zamisliti upravljanje našom radnom snagom bez All Hours aplikacije kompanije Špica. Suzana Makivić, menadžer ljudskih resursa

All Hours podržava neograničen broj rasporeda koji se zovu Vremenska pravila i može automatski da izabere odgovarajuće Vremensko pravilo na osnovu toga kada zaposleni dolaze na posao. Clarus koristi 25 različitih rasporeda sa različitim pravilima koja moraju da  rezultiraju preciznom obradom platnog spiska. Pored toga, zaposleni koji rade više od 70% smene u popodnevnim satima moraju dobiti dodatnu naknadu, što se mora uzeti u obzir prilikom praćenja radnog vremena i prisustva.

Na kraju meseca, tačni podaci iz evidencije radnog vremena se lako mogu izvesti i uvesti u ERP softver za automatsku obradu platnog spiska. Koristeći All Hours, Clarus je uspeo da pokrije sve slučajeve radnog vremena i prisustva, zajedno sa automatskim praćenjem prisustva i obradom platnog spiska. Treba pomenuti da je računovodstvo kompanije Clarus pozdravilo automatizaciju obrade platnog spiska, jer je to sada mnogo brže i preciznije.

Rezultati

• Sve 34 filijale sada imaju moderan sistem pravljenja rasporeda i praćenja prisustva, zahvaljujući terminalima sa satovima za registraciju koji se koriste u kombinaciji sa mobilnom aplikacijom koju zaposleni rado koriste.
• Pokriveno je svih 25 različitih rasporeda, a lako se mogu dodati i novi rasporedi i menadžment uvek zna kada se koja filijala otvara kao i gde ko radi.
• Clarus je na obradi platnog spiska uštedeo desetine radnih sati mesečno.
• Implementacija i usvajanje su trajali samo 2 meseca i nisu zadali glavobolje kompaniji Clarus.