Uđite u 2021. sa elektronskom evidencijom radnog vremena!

Na početku godine često donosimo različite odluke, pravimo planove kako na privatnom tako i na poslovnom nivou, donosimo odluku da poboljšamo (sebe ili organizaciju u kojoj radimo), sve kako bismo na kraju godine mogli reći da smo bolji i da smo postigli više nego prethodne/ih godine/a.

Digitalizacija je verovatno najčešće korišćen pojam danas. Gotovo da nema područja koje nije zahvaćeno uticajem novih tehnologija. Kompanije koje investiraju u poboljšanje svojih poslovnih procesa kroz uvođenje digitalizacije u svoje poslovanje, biće u znatnoj prednosti.

Interni sektori kompanija takođe su pred izazovima na koji način da pojednostave svoje procese i kako da učine poslovanje jednostavnijim, bez nepotrebnog gomilanja papirologije. Na koji način je moguće pojednostaviti procese koji se tiču upravljanja ljudskim resursima?

Zakoni o radu mnogih država uređuju evidenciju radnog vremena kao zakonsku obavezu. Čak je i Evropski sud 14. maja 2019. doneo presudu prema kojoj je izričito navedeno da poslodavci u državama članicama EU moraju uspostaviti sistem za evidenciju radnog vremena.

Jedan od načina na koji kompanije mogu da pojednostave i unaprede svoje poslovanje svakako je i upravljanje evidencijom radnog vremena. Elektronska evidencija radnog vremena omogućava bolje i preciznije praćenje prisutnosti zaposlenih i praćenje efikasnosti. Postoje različite organizacije sa različitim potrebama. Negde je radno vreme klizno, negde je smensko, a neki poslovi mogu da se obavljaju i izvan kancelarije. Svima je zajedničko to da se moraju držati određenih zakonskih definicija vezanih uz radno vreme, ali i pravila koja su postavljena na nivou organizacije. Na koji način je moguće da se pojednostavi evidencija radnog vremena?

Uvođenjem sistema za evidenciju radnog vremena postiže se efikasnije merenje prisutnosti zaposlenih. Brojna papirologija odlazi u istoriju, a kompanije mogu da iskoriste sistem za evidenciju radnog vremena kako bi pratile efikasnost svojih zaposlenih i brže i tačnije pripremile podatke za obračun zarada. Moderne tehnologije mogu na različite načine da pomognu u optimizaciji upravljanja ljudskim resursima:

• moduli za efikasno planiranje radnog vremena
• evidencija izostanaka zaposlenih
• jednostavno slanje i odobravanje zahteva vezanih za radno vreme (godišnji odmor, slobodni dani, prekovremeni sati i sl.)
• različiti sumarni i detaljni izvještaji
• putni nalozi
• integracija sa kontrolom pristupa i videonadzorom

Najveća dobit za organizaciju i sektor ljudskih resursa je vođenje evidencije o zaposlenima na jednom mestu, bez suvišne papirologije. Osim toga, vrlo je jednostavno slanje i primanje zahteva.

Zaposleni imaju mogućnost da putem mobilnog telefona ili računara podnose zahteve za odsustvo. Zahtevi mogu biti različite prirode (godišnji odmor, slobodni dani, prekovremeni sati i sl.). Ovlašćena osoba za odobravanje ovih zahteva dobija na e-mail zahtev od strane zaposlenog i može da odobri ili odbije zahtev. Zaposleni dobija povratnu informaciju na svoj e-mail i u sistemu je za svakog zaposlenog automatski označen taj dan kao izostanak (bolovanje i sl.).

Ali to još nije sve! 🙂 Postoji i mogućnost da se registruje radno vreme sa bilo kog mesta na kom postoji pristup internetu. Svedoci smo da su u današnje vreme sve prisutnije virtualne kancelarije, a poslodavci često omogućajvaju rad “od kuće” i to se često ističe kao neka od pogodnosti koje organizacije nude svojim zaposlenima. Najvažnije je da se rad kvalitetno i brzo obavi, bez obzira gde se zaposleni fizički nalazi, zar ne? S tim u vezi, postoji mogućnost da se iskoristiti projektni pregled radnog vremena gdje se prati aktivnost korisnika po projektu, odnosno moguće je analizirati koliko je vremena utrošeno u obavljanje određenog broja zadatka ili projekta.

Niko i ništa nije savršeno, pa tako ne postoje ni savršeni sistemi. Uvek je neophodno voditi računa o tome da u svakom trenutku može nešto “poći po zlu”. U tom slučaju, potrebno je osigurati kvalitetnu podršku kako bi se sistem vrlo brzo vratio u punu funkcionalnost.

Sve gore navedeno je samo deo onoga što bi savremeni sistemi za evidenciju radnog vremena i upravljanje ljudskim resursima trebali da imaju.

Nadamo se da smo uspeli da odgovorimo na pojedina pitanja o evidenciji prisustva i da vam damo korisne savete kako i na koji način možete da poboljšate svoje procese. Ako imate bilo kakvih dodatnih pitanja, slobodno nam se javite, jer Špica više od 30 godina uspešno proizvodi i implementira sistem za evidenciju radnog vremena. I ne zaboravite: uđite u 2021. godinu sa elektronskom evidencijom radnog vremena! 🙂