Upravljanje odsustvima zaposlenih - zašto je to važno i kako pratiti odsustva zaposlenih?

Zašto je uspostavljanje kvalitetnog rešenja upravljanja odsustvima važno?

Nekoliko studija, uključujući studije CIPD-a  koje se odnose na zdravlje i poboljšanje uslova rada,  pokazalo je da je prosečni zaposleni odsutan otprilike 6 radnih dana godišnje.
Najčešći uzroci kratkotrajnog izlaska sa radnog mesta su uobičajene bolesti poput prehlade i gripa, a sve češći uzrok dugotrajnijih izostanaka su i bolesti mentalnog zdravlja.

  Popis najčešćih uzroka izostanaka sa radnog mesta:

1. Kratkotrajne i dugotrajne bolesti
2. Stres i sagorevanje na poslu
3. Povrede
4. Briga o deci i starijima
5. Niska motivacija na radnom mestu
6. Mobing

Koje su najbolje strategije za upravljanje odsustvima?

Prvo što treba učiniti je uspostaviti jasna pravila za upravljanje odsustvom zaposlenog. Jasna i kvalitetna politika upravljanja odsustvom mora informisati zaposlene o standardima koji se odnose na izostanke.
Takva politika mora osigurati jasne procese upravljanja izostancima zaposlenih.
Ali, šta to konkretno znači? Dobra politika upravljanja odsustvima zaposlenih trebalo bi da zaposlene usmeri na to:

• Kada i kako obavestiti nadređene o eventualnim odsustvima
• U kojim slučajevima se zahtevi za odsustvo odobravaju/odbijaju
• Kada se opcije poput fleksibilnog radnog vremena mogu koristiti sa ciljem smanjenja izostanaka (na primer mogućnost korišćenja remote rada u slučaju bolesti užeg člana porodice)
• Kako se plaćaju izostanci (na primer bolovanja, godišnji odmori i sl.)
• Kada će se preduzeti disciplinske mere (na primer ako zaposleni neopravdano izostaje sa radnog mesta)
• Kako se vratiti na posao po prestanku razloga odsustva, posebno kada je reč o dugotrajnom odsustvu
• Na koji način se beleže izostanci i kako se ti podaci kasnije koriste. Na primer, podaci o upravljanju odsustvima mogu biti deo analitike ljudskih potencijala, s tim da se izostanci mogu uporediti interno među sektorima ili na osnovu industrijskog proseka.

2. Uvođenje fleksibilnog radnog vremena i poticanje zdravog načina života

Zdrav način života je važan za sve, a posebno je tu naglasak na fizičkoj aktivnosti zaposlenih (posebno ako zaposleni mnogo vremena provode u kancelariji). Glavna ideja korporativnog wellnessa je pomoći zaposlenima u odabiru zdravijeg načina života.

Mnoge kompanije organizuju različite programe aktivnosti za svoje zaposlene, poput:

• zdravstveno edukativnih treninga,
• sportskih dešavanja,
• svakodnevnih časova joge,
• mogućnosti konzumiranja zdravih namirnica u kompaniji i sl.

To je "win-win" situacija. Zaposleni dobija stvarnu priliku za zdraviji način života, koji dovodi i do kvalitetnijeg života.

Osim toga, kompanije koje ulažu u korporativni wellness dobijaju produktivnije i energičnije zaposlene i smanjuju izostajanje sa posla.

Zanimljivo je da Bredfordova analiza pokazuje da česti kratki izlasci sa radnog mesta imaju jači negativan uticaj na poslovanje i troškove kompanije, nego dugotrajni izlasci.

Stoga, ako vaš zaposleni javi da je bolestan, recite mu da ostane kod kuće i potpuno se oporavi. To će se pokazati korisnim za zaposlene, kao i za vašu kompaniju - on će se odmarati bez griže savesti, a vi ćete moći da planirate rad prema raspoloživim resursima.

3. Korišćenje softvera za upravljanje odsustvom

Najbolji način za upravljanje izostancima je pomoću specijalizovanog softvera. Rešenja za upravljanje odsustvom najčešće su deo platforme, odnosno rešenja za evidenciju radnog vremena.

Nijedna platforma za evidenciju radnog vremena ne sme zanemariti upravljanje izostancima, posebno u pogledu neplaniranih, čestih i kratkih izostanaka koji obično uzrokuju poremećaje u evidenciji i greške u obračunu plata.

Šta kvalitetan softver za upravljanje odsustvima treba da ima?

Kvalitetan softver za evidenciju radnog vremena i upravljanje odsustvom zaposlenih pomoći će vam da:

• Imate uvid u analitiku kako biste imali kvalitetniji pregled podataka
• Efikasnije rasporedite radno opterećenje
• Povećate produktivnost i angažman zaposlenih
• Lakše se nosite s nedopuštenim i nepoželjnim izostancima (poput čestih kašnjenja i sl.)
• Mogućnost greške prilikom obrade podataka svedete na minimum

Kao što je pomenuto, softver za upravljanje odsustvom zaposlenih najčešće je deo platforme za evidenciju radnog vremena. Takvo softversko rešenje nudi nekoliko funkcija, kao što su evidencija dolazaka i odlazaka, raspoređivanje radne snage i, naravno, upravljanje izostancima zaposlenih na najefikasniji način.

 Špica nudi dva takva rešenja:

• Enterprise rešenje (Time&Space) i
• Cloud verzija (AllHours).

1. Automatizacija obračuna plata kako bi se izbegle moguće greške

Uprkos tome što živimo u eri naprednih tehnologija, većina organizacija i dalje ručno vodi evidencije radnog vremena. Na taj način dolazi do velike mogućnosti za grešku, a i do mogućnosti gubitka podataka.

Koji je rezultat takvog načina rada? Greške, dodatni troškovi, a često i nepoštovanje odredbi Zakona o radu. Mnogo je razloga da se radno vreme ne prati ručno.

Zamislite zaposlenog koji dobije manju platu zbog greške prilikom ručnog vođenja evidencije. Takvo nešto može izazvati sukobe i nezadovoljstvo zaposlenih. Osim toga, zaposleni mogu izgubiti motivaciju i entuzijazam za rad. Veliki problem je i što računovodstvo mora da izvrši ispravke i na taj način se dodatno gubi vreme.

Dalje, čest je slučaj da zaposleni koji su razočarani nepravednim obračunima daju otkaz što uzrokuje dodatni posao sektoru za ljudske resurse u procesu pronalaska novog zaposlenog. Potrebno je raspisati novi konkurs, obaviti razgovore s potencijalnim novim zaposlenima, te odabrati i zaposliti nove ljude. Kao što svi znamo ovo je zahtevan i skup postupak.

Uz rešenje za evidenciju radnog vremena, kao što je Time&Space, možete jednostavno postaviti izveštaje i izvesti podatke potrebne za obračuna plata.

Dalje, možete postaviti fleksibilna pravila za obračun plata, prekovremenih sati, odmora, bolovanja, pauza za ručak, službenih putovanja, noćnih smena itd.

Osim navedenog, korišćenje elektronskog rešenja za evidenciju radnog vremena ima i prednosti kada govorimo o usklađenosti za zakonskim propisima.

Poslodavci se moraju pridržavati pravila o ograničenjima kada je reč o maksimalnim prekovremenim radnim satima i obaveznim minimalnim pauzama za odmor, a mesečni izveštaji treba da predstavljaju tačan rezultat stvarnih sati provedenih na poslu.

2. Automatizacija upravljanja odsustvima radi lakšeg upravljanja radnim vremenom

Napredna rešenja za upravljanje radnim vremenom i prisustvima, poput modula za dinamično planiranje Time&Space rešenja, pomažu vam da lako upravljate svim vrstama odsustva i na pregledan način proverite odsustva zaposlenih.

Platforma omogućava zaposlenima da pojedinačno unesu svoje zahteve za naredni period ili predlože izmene postojećeg rasporeda ako se dogodi neki neplanirani događaj. Zaposleni imaju pregled svog plana rada, realizovanih sati, bolovanja i preostalih dana godišnjeg odmora. Uz ta rešenja za upravljanje radnim vremenom, upravljanje odsustvom je mnogo lakše.

Šefovi mogu planirati rad prema svojim stvarnim potrebama i u odnosu na okolnosti. Dalje, uz automatska upozorenja koja će vas upozoriti na eventualno kršenje propisa, a koja rešenje pruža, uvek ćete biti u skladu sa zakonskim propisima.

3. Pravedna evidencija radnog vremena za sve zaposlene

Kada se uvodi sistem za evidenciju radnog vremena, zaposleni mogu iskazivati neodobravanje ili nelagodu. Na primer, možda su ranije ostajali na pauzama predugo ili možda kasne na posao. Znaju da kad se uvede sustav za evidenciju radnog vremena to više neće biti moguće.

U takvim situacijama potrebno je naglasiti zaposlenima da ima i puno koristi od takvog rešenja. Na primer, nema više neplaćenih prekovremenih sati i prednost tačnih isplata plata svakako su veliki adut za prihvatanje ovakvog rešenja.

Osim toga, veliki plus je mogućnost unosa želja za radnim vremenom i predlaganja promena postojećih rasporeda, što zaposlene čini aktivnim saradnicima u procesu planiranja.

Zaključno, programsko rešenje za evidenciju radnog vremena i kontrolu pristupa doprineće pravednom rešenju evidencije radnog vremena za sve zaposlene. 

4. Povećanje efikasnosti HR sektora

Upravljanje odsustvima pomaže šefovima i sektoru ljudskih resursa da prepoznaju trendove odsutstva pre nego što se pojave stvarni problemi. Na osnovu prethodnih sezona ili godina, moguće je predvideti trendove izostanaka i videti izostaju li pojedini zaposleni više u odnosu na prosek.

Nadalje, ti podaci mogu pružiti uvid u proizvodnji koja zahteva više ili manje radnika u jednoj smeni. Možda najvažnije, moguće je doslednije sprovoditi pravila i kontrolisati probleme troškova, rizika i produktivnosti povezane sa izostankom zaposlenih.

Kašnjenja zaposlenih i bolovanja neki su od najčešćih razloga izostanka zaposlenih. Kao što je opisano u članku "Učinci izostajanja sa posla na produktivnost, efikasnost i profitabilnost kompanije", a koji je objavljen 2018. godine u časopisu Business and Economic Research troškovi neplaniranih izostanaka mogu predstavljati do 8,7% svih troškova povezanih sa radom. To znači da se produktivnost smanjuje za oko 20%.

Važno je uspostaviti strategije, politike, procese i postupke za smanjenje izostanka zaposlenih i uspostaviti sistem za pravilno upravljanje i evidentiranje izostanaka, radi precizne obrade plata i zbog svih drugih pomenutih razloga.