Uloga IT odeljenja pri popisu osnovnih sredstava

IT odeljenje ima nadzor nad IT opremom kompanije, što znači da pre inventure moraju dostaviti spisak svih računara, monitora, miševa i tastatura, štampača, servera, skretnica, rutera itd., koji će biti predmet popisa osnovnih sredstava. Nadzor nad opremom je još važniji u vreme kada mnogi zaposleni rade na daljinu odnosno od kuće. Pošto je životni vek IT opreme, na primer, kraći od zgrada ili nameštaja, veoma je važno pratiti i garantni period opreme – bilo zbog zamene/popravke u garantnom roku, bilo za svrhe otpisa osnovnog sredstva.

Softversko rešenje za popis osnovnih sredstava

Najčešće je i IT odeljenje u kompaniji zaduženo za izbor i implementaciju softverskog rešenja za popis osnovnih sredstava. Informatikama je pri tome najvažnije kako će se to rešenje integrisati u IT okruženje kompanije da bi bilo što efikasnije. Savremena softverska rešenja za inventuru poseduju tzv. programabilne API priključke, uz pomoć kojih povezivanje različitih poslovnih programa i podataka postaje znatno jednostavnije i brže. Takođe, veoma je važno pri izboru softverskog rešenja za inventuru da bude skalabilno, bez obzira na to gde će raditi – na serveru u kompaniji ili u cloud okruženju provajdera.

Ako uvodite savremeno rešenje za popis osnovnih sredstava, proverite da li ima mogućnost autentifikacije preko tzv. aktivnog direktorijuma (AD) zaposlenih, jer će vam to olakšati dodeljivanje sredstava pojedinim zaposlenima/radnim mestima/odeljenjima i njihovo praćenje, a omogućava se i osiguranje revizijskog traga.

Takođe, računovodstvo i drugi odeljenji će želeti mogućnost brzog izvoza i uvoza podataka – pre i nakon obavljene inventure, bilo žično ili bežično, što treba uzeti u obzir pri izboru terminala i rešenja za popis osnovnih sredstava.

Bar kod ili RFID oznake?

IT stručnjaci su obično ti koji podržavaju najsavremenije tehnologije, pa stoga u kompanijama gde priroda sredstava i budžet to dopuštaju, označavanje bar kodom već zamenjuju RFID oznakama. Prednosti RFID oznaka su očigledne, jer se sredstva u prostoru odmah identifikuju, a takođe je moguće njihovo praćenje i brzo pronalaženje. 

Da li ste već pitali vaše IT stručnjake kako ćete ove godine obaviti popis osnovnih sredstava?