Šta menadžment kompanije treba da zna o popisu osnovnih sredstava?

Popis osnovnih sredstava, odnosno inventura, pruža sveobuhvatan pregled inventara kompanije. Menadžment kompanije ili organizacije nakon završene inventure prima i proverava zbirni izveštaj o popisu i donosi odluke o načinu likvidacije utvrđenih manjkova odnosno viškova materijalnih i drugih vrednosti, otpisu i uništenju neupotrebljivih i zastarelih sredstava, prodaji neupotrebljivih, zastarelih i oštećenih sredstava i drugim pitanjima vezanim za nalaze popisne komisije, te određuje osobe odgovorne za utvrđene manjkove i viškove.

Popis osnovnih sredstava tako nije samo obavezna procedura, već može dovesti menadžment do donošenja novih organizacionih mera i poslovne politike kompanije, što vodi ka efikasnijem, racionalnijem, uređenijem i odgovornijem poslovanju svih segmenata kompanije.

Investicija u lakši, brži i precizniji rad

Kod inventure je korisno koristiti namenski softver, koji značajno ubrzava rad zaposlenih - kako onih koji vrše popis, tako i računovodstvene službe. Praktično svaka kompanija već koristi poslovno-informacioni sistem u kojem se čuvaju brojni podaci, koji se mogu uvesti u program za popis osnovnih sredstava.

Za sprovođenje popisa osnovnih sredstava treba izabrati sveobuhvatno rešenje, po mogućstvu takvo koje omogućava digitalnu inventuru. Digitalna inventura je savremeni izraz za popis osnovnih sredstava uz pomoć rešenja koja koriste bar-kod ili RFID oznake, što omogućava elektronsko, digitalno i bežično obavljanje inventure. Popisni listići i olovke su sada deo prošlosti.

Znatno niži troškovi popisa osnovnih sredstava

Prednosti jednostavnog popisivanja i praćenja inventurnog procesa uz pomoć bar-koda ili RFID oznaka su očigledne. Prednjače veća pouzdanost/tačnost popisa, jednostavnija identifikacija osnovnog sredstva i manja mogućnost falsifikovanja podataka. Mnogo zadataka, uključujući razmenu podataka između sistema i terminala, može biti automatizovano, kao i automatski izveštaj inventurnih razlika (viškova, manjkova, promena lokacija, troškovnih mesta) i automatsko knjiženje razlika identifikacionih uslova.

Digitalna inventura uz pomoć savremenih tehnoloških rešenja omogućava kompaniji da u popisu učestvuje manji broj ljudi, a zbog bržeg sprovođenja popisa, trošak godišnje inventure je manji. Investicija u napredno rešenje za popis osnovnih sredstava se kompaniji vrlo brzo isplati.

Koje rešenje za popis osnovnih sredstava izabrati?

Ako pitate IT stručnjake, želeće rešenje koje će biti najpogodnije za integraciju u poslovno okruženje kompanije. Računovođe će takođe podržavati rešenje koje se može povezati sa različitim sistemima i izvorima podataka, uz funkcije automatskog knjiženja i pripreme izveštaja. Za one koji vrše popis, tj. zaposlene, važno je da rešenje bude korisnički prijateljsko i da obuka za njegovu upotrebu bude kratka i jasna.

Šta bi menadžment kompanije trebalo da želi? Pre svega sve gore navedeno, uz to da ima posla sa ponuđačem koji ima mnogo iskustva i referenci, te da je pouzdan. Poslovanje u skladu sa standardima kao što su ISO27001 i ISO9001 je dodatni plus.