Šta je upravljanje ljudskim resursima i zašto je toliko važno?

1.  Koji su osnovni procesi upravljanja radnom snagom?

Kao što je već pomenuto, upravljanje ljudskim resursima je skup procesa koji pomažu u izvođenju svakodnevnih operacija u okviru organizacije i održavanju visokog nivoa produktivnosti. Ovi procesi osiguravaju da svaki zaposleni bude na pravom mestu u prvo vreme i da je radna snaga optimalno raspoređena.

Upravljanje ljudskim resursima počinje planiranjem osoblja a završava se izveštajima vremenskih kartica koji se koriste za obradu platnog spiska i optimizaciju produktivnosti rada. Dobro softversko rešenje za upravljanje ljudskim resursima podržava ceo proces od početka do kraja i sve što se pojavi između. Dobro softversko rešenje upravljanja radnom snagom omogućava kompaniji da:

• smene budu optimalno isplanirane (bez previše planiranja)
• zaposleni budu plaćeni za stvarno radno vreme, na osnovu tačne evidencije radnog vremena
• zaposleni ili frilenseri ne zloupotrebljavaju rad sa udaljenih lokacija
• odsustva budu svedena na minimumk, a da odstupanja na individualnom ili timskom nivou budu izbegnuta
• troškovi prekovremenog rada budu pod kontrolom

Procesi upravljanja ljudskim resursima su digitalizovani i optimizovani tako da garantuju da dragoceni radni sati ne budu uzalud potrošeni na neefikasnu administraciju.

Hajde da sada detaljnije pogledamo glavne procese koji spadaju u Upravljanje ljudskim resursima.

1.1.  Raspoređivanje radne snage (osoblja)

Efikasno upravljanje ljudskim resursima počinje dobrom raspodelom radne snage i upravljanjem smenama. Uz funkciju raspoređivanja radne snage, menadžeri mogu lako da isplaniraju i rasporede posao svojih timova. Osnovni prioritet raspoređivanja radne snage je da odgovarajući broj zaposlenih sa odgovarajućim kvalifikacijama bude u pravo vreme na pravom mestu. Drugim rečima, radi se o tome da pravi broj odgovarajuće kvalifikovanih radnika bude raspoređen tačno tamo gde su potrebni, u vreme kada su potrebni.

Raspoređivanje radne snage pomaže u pravljenju odgovarajućeg rasporeda individualnih i rotirajućih smena, kreiranju pregleda, uzimanju u obzir dnevne provere prisustva i planiranja godišnjeg odmora, podržava analizu rasporeda i odmora zajedno sa kreiranjem rasporeda dužnosti za svakog zaposlenog.

Rešenje za upravljanje ljudskim resursima koje obuhvata i raspoređivanje osoblja obično podržava sledeće:

• šablone rasporeda za organizaciju radnog vremena
• deljenje rasporeda sa celim timom
• ekstrapolaciju vremenskih naloga na osnovu kreiranih rasporeda
• pregled podmirenih zahteva na osnovu planiranog radnog plana
• upravljanje promenama smena i automatske podsetnike za zaposlene o budućim smenama
• predviđanje troškova rada
• jednostavan pristup rasporedima u realnom vremenu preko mobilne aplikacije

Moderan pristup raspoređivanju osoblja je, podrazumeva se, digitalan. Digitalno rešenje vam omogućava da fleksibilno i brzo reagujete preko brzih, direktnih i jednostavnih kanala komunikacije. U praksi, to obično znači da se raspoređivanje osoblja vrši u interaktivnom kalendaru. Menadžeri mogu lako da upravljaju svojom radnom snagom u kalendaru, dok zaposleni mogu da vide svoje dodeljene rasporede na mreži ili mobilnoj aplikaciji. Veoma jednostavno, u poređenju sa komplikovanim ručnim raspoređivanjem i komunikacijom.

1.2   Praćenje vremena i prisustva

Nakon što optimalno rasporedite svoju radnu snagu, na red dolazi praćenje vremena i prisustva. To je razlog zašto često odvajamo vreme i prisustvo kao specifičniji koncept u okviru upravljanja radnom snagom. Ideja praćenja vremena i prisustva se fokusira na sledeće:

• Prisustvo – Posedovanje informacije o tome da li je zaposleni prisutan u kompaniji ili ne i zašto. Pored toga prisustvu možemo da dodamo podatke o lokaciji (kancelarija, rad od kuće, rad na terenu itd.).
• Vreme – Koliko sati je zaposleni radio - za ispunjavanje nedeljne zakonske obaveze, za upravljanje prekovremenim radom, za pravilnu obradu platnog spiska itd.

Upravljanje vremenom i prisustvom omogućava menadžerima da prate sve različite vrste rada kojima se njihovi zaposleni bave, kao što su npr. redovno radno vreme, prekovremeni rad, rad vikendom itd. Različite kategorije rada se mogu povezati sa različitim vrstama plaćanja. Posedovanje tačne evidencije radnog vremena je jedan od najvažnijih uslova za Upravljanje ljudskim resursima.

Vreme i prisustvo (a samim tim i evidencija vremena) se uvek sačinjavaju na osnovu registrovanih događaja. Registracija događaja se može izvršiti pomoću:

• mobilnih telefona,
• internet aplikacija,
• terminala za registraciju vremena ili
• Bluetooth bikona.

To znači da dobro rešenje za Upravljanje ljudskim resursima treba da podržava različite tipove registracije događaja kako bi praćenje podataka bilo dosledno i lako.

1.3   Praćenje odsustva

Druga strana upravljanja prisustvom je praćenje odsustva. Upravljanje godišnjim odmorima i bolovanjem može da znači mnogo dodatnog posla za menadžere i zaposlene, pa je važan deo upravljanja radnom snagom praćenje svih različitih vrsta odsustva, kao što su praznici, bolovanje itd.

Obračunom različitih vrsta rada i odsustva, generišu se evidencije vremena za tačnu obradu platnog spiska.

Funkcija odsustva omogućava zaposlenima da jednostavno unesu zahtev za odsustvo, a menadžeri se automatski obaveštavaju kako bi mogli da ga odobre ili odbiju na što jednostavniji način. Izostanci se automatski pojavljuju na vremenskoj osi i u izveštajima o evidenciji vremena. Isto tako zaposleni mogu da vide preostale dane godišnjeg odmora pomoću brojača godišnjeg odmora pa ne moraju da se raspituju kod administratora.

Uz ovu funkciju koordinacija godišnjih odmora u timovima je postala mnogo lakša (Božić, letnji odmor itd.). Pored toga možete da izbegnete manjak radnika jer vam digitalizovano praćenje odsustva omogućava da u digitalnom kalendaru proverite ko će i kada biti odsutan. Prepoznavanje mogućih problema u planiranju je gotovo nemoguće ukoliko nemate dobro softversko rešenje.

1.4   Praćenje prekovremenog rada

Drugi podjednako važan deo upravljanja radnom snagom je praćenje prekovremenog rada kako bi se zadržala kontrola prekovremenog rada, bilo da se radi o propisima ili radi rešavanja pitanja bezbednosti i troškova. Uz pomoć digitalizovanog upravljanja radnom snagom (a posebno implementacijom dobrog IT rešenja za Upravljanje ljudskim resursima) menadžeri mogu automatski i precizno pratiti prekovremeni rad zaposlenih.

Zaposleni uvek mogu da vide koliko prekovremenog rada imaju na raspolaganju tako da znaju kada je vreme za odlazak. Sistem može automatski odbiti prekovremene sate u određenim periodima i prikazati ove odbitke u izvozu platnog spiska kako bi se osiguralo da se prate i nadoknađuju ispravno. Implementacija rešenja može da ode korak dalje zahvaljujući ručnoj kontroli prekovremenog rada, koja menadžerima omogućava da dodele ili odbiju određeni prekovremeni rad. U ovom slučaju prekovremeni rad se ne obračunava automatski već je potrebno posebno odobrenje odgovornog menadžera.

1.5   Obrada platnog spiska

Zahvaljujući korišćenju profesionalnog rešenja za upravljanje ljudskim resursima, obrada platnog spiska je postala jednostavnija i preciznija. Profesionalno rešenje za upravljanje ljudskim resursima treba da omogući menadžerima ili administratorima da izvezu prilagođen izveštaj koji odgovara kadrovskoj službi ili računovodstvu. Pored toga korišćenjem softverskih rešenja menadžeri mogu da izbegnu dugotrajne procedure i zbunjujuće evidencije vremena.

1.6   Analitika vremena i prisustva

Profesionalno Upravljanje ljudskim resursima bi trebalo da obuhvata mnogo različitih izveštaja koji su uključeni u rubriku kadrovske analitike. Kadrovska analitika pomaže menadžerima u donošenju boljih odluka u vezi sa radnom snagom. Uspeh leži u upućenosti u to kako su iskorišćeni sati zaposlenih, a kadrovska analitika može da pruži menadžmentu osnovne podatke o produktivnosti zaposlenih.

Kadrovska analitika je sve produktivnija u kompanijama koje svoj rad zasnivaju na podacima. Kadrovska analitika može da odgovori na pitanja koja se odnose na broj radnih sati po zaposlenom, akumuliran prekovremeni rad, neiskorišćen odmor, broj izostanaka kategorisanih po razlogu, bolestima po odeljenju, timu i drugim varijablama odeljenja (ranoranioci, kasni dolasci i još mnogo toga).

Izveštaji kadrovske službe zasnovani na registraciji događaja pomažu menadžerima da održe visok nivo produktivnosti i smanje odsustva. Bilansi, odstupanja i druge statistike su uvek pri ruci da pomognu u procesu.

1.7   Usklađenost za radnim zakonodavstvom

Većina zemalja širom sveta ima zakone koji regulišu rad i radno vreme zaposlenih. Ovi standardi regulišu minimalne dnevne i nedeljne periode odmora, adekvatne pauze, noćni rad, godišnji odmor i maksimalno ograničenje broja radnih sati u toku nedelje. Kako bi se ispoštovali svi ovi standardi poslodavci moraju nekako da prate vreme i prisustvo zaposlenih, a najbolji način da se to uradi je korišćenje profesionalnih rešenja za upravljanje ljudskim resursima.

Kada je reč o regulativi i ličnim podacima ne smemo zaboraviti GDPR. Profesionalno rešenje za Upravljanje ljudskim resursima mora da bude implementirano u skladu sa ograničenjima obrade podataka prema GDPR-u. Ovi zahtevi se odnose na sve kompanije koje imaju zaposlene na teritoriji EU. 

2.   Upravljanje ljudskim resursima u poređenju sa upravljanjem ljudskim kapitalom

Ideja koja dopunjuje WFM je HCM, što znači upravljanje ljudskim kapitalom (Human capital management). Mnoge WFM softverske platforme nude i HCM funkcije. Pored prethodno pomenutih funkcija HCM rešenja mogu da obuhvataju:

• upravljanje talentima (regrutovanje talenata, uključivanje, razvoj i planovi kompenzacije),
• ankete o iskustvu zaposlenih,
• sisteme obučavanja menadžmenta,
• upravljanje učinkom,
• administraciju pogodnosti,
• upravljanje kadrovskom administracijom itd.

Da li ćete se opredeliti za dva odvojena sistema – WFM/HCM – ili za sveobuhvatno rešenje, zavisi isključivo od vaših potreba. Odluka se obično zasniva na tome da li želite specijalizovano rešenje koje se detaljno fokusira na jedan određen aspekt, ili opšte rešenje koje se površnije bavi nizom problema.

Prema našem iskustvu specijalizovana rešenja koja rade samo jednu stvar i to vrlo dobro obično daju bolje rezultate. Najbolje bi bilo da prvo isprobate različita softverska rešenja, pa tek onda izaberete ono koje najviše odgovara vašim potrebama. Većina savremenih pružalaca usluga upravljanja radnom snagom nude besplatnu probnu verziju. 

3.   Upravljanje ljudskim resursima fleksibilnih i radnika na daljinu

Zahvaljujući napretku tehnologije i digitalizaciji više nije potrebno brinuti o fizičkoj lokaciji (i radnom vremenu, u nekim slučajevima) zaposlenih. Oni su u mogućnosti da rade zajedno sa ostatkom zaposlenih bez ikakvih problema iz bilo kog dela sveta koristeći digitalne alatke i uređaje. To bi se moglo nazvati trendom fleksibilnog rada. Nakon promena koje je doneo COVID-19, ovaj trend postaje sve popularniji. Fleksibilan rad se može podeliti u pet kategorija:

• Rad na daljinu: Najpopularniji tip fleksibilnog rada je rad na daljinu, što znači da zaposleni rade od kuće ili sa nekog drugog mesta.
• Podela posla: Podela posla znači da jedan ili više zaposlenih dele isti posao.
• Rad sa skraćenim radnim vremenom: Rad sa skraćenim radnim vremenom znači da zaposleni ne radi puno radno vreme.
• Kompresovano radno vreme: Kompresovano radno vreme znači da se radi više sati za manje dana, što automatski znači više slobodnih dana.
• Fleksibilno vreme: Fleksibilno radno vreme znači da zaposleni nema fiksni raspored kada je u obavezi da radi.

Moderno rešenje za Upravljanje ljudskim resursima treba da podržava sve ove različite tipove fleksibilnog rada. Ono bi trebalo da vam omogući da pratite radno vreme i prisustvo zaposlenih bez obzira na lokaciju, obično koristeći mobilni telefon za registraciju dolaska i odlaska.

4.   Glavne prednosti upravljanja radnom snagom

Činjenica je da tehnologija ima potencijal da se iskoristi kao jedan od najvećih pojačivača produktivnosti svake organizacije. Ako se pravilno koristi tehnologija može da bude i jedan od najvećih pokretača inovacija, produktivnosti i napretka. Korišćenjem softvera za različite poslovne funkcije, kao što su prodaja (CRM), finansije (ERP), operacije (PM) itd, efikasnost upravljanja može se značajno poboljšati u oblasti delegiranja, saradnje, protoka informacija, integracije podataka itd.

Upravljanje ljudskim resursima nije izuzetak. Korišćenjem alatki za upravljanje vremenom i prisustvom i upravljanje vremenom projekata, napredne kadrovske analitike i digitalizacijom procesa poput upravljanja odsustvom, raspoređivanja osoblja i obrade platnog spiska, kompanije mogu da dostignu potpuno novi nivo produktivnosti i ostanu konkurentne na tržištu. Postoje mnoge pogodnosti u kojima kompanije uživaju kada koriste moderno rešenje za Upravljanje ljudskim resursima, poput onog koje nudi kompanija Špica:

• poboljšana efikasnost kompanije
• automatska obrada platnog spiska rezultira manjim brojem grešaka
• ispunjavanje standarda usklađenosti
• smanjeni administrativni poslovi za menadžere i zaposlene
• poboljšana transparentnost i odgovornost
• veća motivisanost radnika zahvaljujući većoj transparentnosti radnog mesta
• bolje upravljanje ljudskim resursima korišćenjem prednosti dostupne kadrovske analitike
• laka registracija dolaska sa podsetnicima i obaveštenjima
• efikasnije raspoređivanje osoblja i upravljanje odsustvima
• kontrola prekovremenog rada
• isplativ (zasnovan na pretplati) poslovni model bez početnih ulaganja
• praćenje svih različitih tipova fleksibilnog rada
• rešenje koje je usklađeno sa GDPR

Najvrednija stvar kojom kompanija raspolaže je vreme zaposlenih. Globalna konkurencija, veliki pritisak na cene i rast troškova rada teraju kompaniju da (dugoročnu) produktivnost radnika održavaju na što većem nivou. U današnjem složenom svetu u kojem su svi stalno zauzeti i svi imaju toliko toga da urade, vrhunska radna snaga i upravljanje vremenom mogu biti ono što čini razliku između pobednika i gubitnika na tržištu.

5.   Zastarela rešenja upravljanja radnom snagom u poređenju sa modernim

Sada kada znamo šta je Upravljanje ljudskim resursima i šta je zadatak softverskog rešenja za upravljanje ljudskim resursima, posvetimo se razlici između modernog i zastarelog pristupa upravljanju radnom snagom. Moderan pristup upravljanju radnom snagom se sastoji od tri ključna elementa:

• digitalizovani procesi upravljanja radnom snagom
• rešenja upravljanja radnom snagom u oblaku ili hibridna
• podrška beskontaktnoj ekonomiji

5.1   Digitalizovani procesi upravljanja radnom snagom

Digitalizacija i digitalna transformacija su veliki globalni trendovi koji utiču na sve organizacije bez obzira na njihovu veličinu. Digitalizacija znači korišćenje digitalnih tehnologija u cilju povećanja produktivnosti, optimizacije procesa, transformacije poslovnog modela i pružanje mogućnosti stvaranja novih prihoda i vrednosti na tržištu. Digitalna transformacija, kao prvi korak nakon digitalizacije, znači nov način korišćenja digitalne tehnologije za ubrzavanje poslovnih strategija.

Među svim kadrovskim procesima koje podržava rešenje za Upravljanje ljudskim resursima, digitalizacija vremena i prisustva imaju najveći značaj, pa ćemo joj se detaljnije posvetiti. Postoje četiri nivoa digitalizacije vremena i prisustva:

1. Neke kompanije uopšte ne prate vreme i prisustvo. One nisu usklađene sa pravnim propisima i mogu biti kažnjene u skladu sa saveznim zakonima. Pored toga, takav pristup je katastrofalan za održavanje visokog nivoa produktivnosti u okviru organizacije. Ovo je prvi nivo praćenja vremena i prisustva, veoma štetan, kako za poslodavca tako i za zaposlene.

2. Najosnovniji, zastareli sistem za vreme i prisustvo je njihovo praćenje na papiru. Kompanije koje koriste ovaj sistem obično imaju predloške evidencije vremena odštampane na papiru i zaposleni ručno unose koliko sati su radili određenog dana i koliko vremena su bili slobodni. Kao što možete da pretpostavite, raditi ovo na papiru, posebno ako se broj radnika brzo povećava, može da bude prava noćna mora.

3. Neke kompanije su sa sistema za evidenciju vremena i prisustva na papiru prešle na elektronske proračunske tabele. Ovo bi na prvi pogled moglo delovati kao efikasan način rada sa vremenskim tabelama, međutim, postoji i mnogo nedostataka u korišćenju proračunskih tabela (Excel, Google Spreadsheets itd.). U nekim slučajevima, ovaj sistem može imati veće nedostatke od analogne evidencije.

4. Moderno rešenje za upravljanje ljudskim resursima zahvaljujući kojem sve može da bude digitalizovano. Nema potrebe da se potroši mnogo vremena rada rukom samo da bi se upravljalo vremenskim tabelama. Moderno rešenje za Upravljanje ljudskim resursima nudi sistem registracije preko mobilne aplikacije i većina procesa može da bude automatizovana. Ovo kompaniji može da uštedi bezbroj sati administrativnog rada, kao i da pruži mnoge mogućnosti za automatizaciju. To je efikasniji, transparentniji i jednostavniji sistem koji štedi vreme svima koji ga koriste.

5.2   Rešenja upravljanja radnom snagom u oblaku ili hibridna

Računarstvo na Cloudu je tokom protekle decenije postalo veoma popularno u smislu kupovine softvera na tržištu, što uključuje i rešenja za Upravljanje ljudskim resursima. Računarstvo na Cloudu znači da su različiti IT resursi, kao što su snaga računara, skladištenje podataka pa čak i različita softverska rešenja, dostupni na zahtev bez potrebe da korisnik aktivno upravlja tim resursima.

To u praksi znači da korišćenjem Clouda možete da pristupite podacima i programima preko interneta, umesto da sve držite lokalno, na hard disku ili računaru.

Ne tako davno, prelazak na Cloud bio je moguć samo tehnološki naprednim kompanijama, ali je danas većina kompanija u nekoj meri prešla na oblak. Premeštanje funkcija na Cloud osigurava mnoge praktične prednosti za IT odeljenja (nije potrebno održavanje hardverske opreme, softver je redovno ažurira itd.) i korisnike (pristupačnost, UX itd.) istovremeno omogućavajući preduzećima prednost u odnosu na konkurenciju (efikasnost troškova, fleksibilnost i skalabilnost).

Uz podešavanje na lokaciji, organizacija ima sopstvenu IT infrastrukturu u svojim kancelarijama (na lokaciji) koju IT stručnjaci treba da održavaju, ažuriraju, osiguravaju itd. Takođe su potrebna značajna početna ulaganja za nabavku sve potrebne opreme. Softver je instaliran na serverima koje takođe treba redovno nadograđivati i održavati. Aplikacijama je mnogo teže pristupiti sa različitih lokacija, a kada se koriste desetine različitih aplikacija održavanje svega može da postane izuzetno komplikovano; ovo se naročito odnosi na situacije kada se posao brzo razvija.

Danas se kompanije uglavnom odlučuju za čisto rešenje na Cloudu ili za hibridnu opciju. Ovo drugo je posebno prikladno za preduzeća koja deo infrastrukture i podataka moraju čuvati isključivo u svojim prostorijama. Sa druge strane, isključivo lokalna rešenja postaju sve manje popularna i ona ne predstavljaju efikasan način organizacije kompanije.

5.3   Podrška beskontaktnoj ekonomiji

Poslednji važan trend sa kojim se treba upoznati kada govorimo o upravljanju radnom snagom je tzv. trend beskontaktne ekonomije. Ovaj trend je nastao kao rezultat epidemije COVID-19. Beskontaktna ekonomija predstavlja međuljudske i druge (npr. sa površinama, ručicama itd.) interakcije koje se sastoje od minimalnog ili nikakvog fizičkog kontakta. Ideja koja stoji iza beskontaktne ekonomije je sprečiti širenje klica putem kontakta sa različitim površinama ili boravkom u neposrednoj blizini drugih ljudi.

Postoje mnoge mere koje se uklapaju u koncept beskontaktne ekonomije, kao što su npr. socijalna distanca, video konferencije, stakleni zaštitni zidovi, viziri itd. Ovome možemo dodati rešenja kao što su automatska vrata, ograničavanje broja ljudi koji istovremeno mogu biti u prostoriji i ograničenja putovanja. Moderno rešenje za Upravljanje ljudskim resursima koje podržava beskontaktnu ekonomiju može da pruži nekoliko prikladnih funkcija:

• Registracija dolaska i odlaska pomoću mobilnog telefona kako bi se izbegao kontakt sa hardverom koji nije lični uređaj.
• Integracija za prepoznavanje lica za registraciju vremena i dozvolu pristupa različitim prostorijama.
• Brojač ljudi u prostoriji za automatsko ograničavanje broja ljudi koji ulaze u prostoriju.
• Integracija sa termalnim kamerama i detekcijom maski za sprečavanje širenja bolesti COVID-19.
• Dinamično planiranje za Upravljanje ljudskim resursima na zahtev.

Nadamo se da ste saznali sve što ste želeli o upravljanju radnom snagom, zbog čega je ono važno, koje su glavne prednosti i kako da izaberete pravo softversko rešenje za svoje potrebe. Ako su vam potrebne dodatne informacije, možete da pročitate vodič o vremenu i prisustvu ili možete da kontaktirate sa našim zastupnikom prodaje.