Specijalizovano rešenje ili "sve u jednom"?


U savremenom poslovnom svetu, gde je efikasno upravljanje radnim vremenom, ljudskim resursima i platnim spiskovima ključno za uspeh kompanije, izbor pravog rešenja može biti odlučujući. Nalazimo širok izbor rešenja na tržištu; pre svega, postoji nekoliko specijalizovanih za jednu oblast, ali se povećava i ponuda onih koji obećavaju sveobuhvatan sistem „sve u jednom“. Rešenje „sve u jednom“ na prvi pogled može izgledati kao logičan i privlačan izbor, jer obećava lakoću korišćenja i pojednostavljeno upravljanje. Ali pošto sve što blista nije zlato, takav sveobuhvatan pristup ima i svoje nedostatke, koji dugoročno mogu preduzeti više štete nego koristi.
Uzmimo praktičan primer, sa kojim se pre ili kasnije suoči svako preduzeće kada joj porastu godišnji prihodi i broj zaposlenih. Odjednom je potrebno voditi računa o tačnoj evidenciji radnog vremena, jer je to „kritično” za platnu i kadrovsku evidenciju i razvoj. Prosečna kompanija raste organski i implementira rešenja u hodu – kada se za njima ukaže potreba. U računarskoj nauci, ovo se zove postepeni razvoj. Shodno tome, većina kompanija pristaje na nekoliko zasebnih rešenja, što nije ništa loše u tome, naprotiv, pošto su obično specijalizovana rešenja, čak su i bolja od „generičkih“. Ali, mora se naglasiti, samo ako su rešenja dobro integrisana u posao i međusobno povezana. Dakle, šta izabrati? Jedinstvenog odgovora nema.
Ako nemate vremena da pročitate blog do kraja, onda bi prečica ili kratak rezime trebalo da budu sledeći: ako niste zahtevni i postavljate sve „od nule“, a birate rešenje „sve u jednom“, trebalo bi da vodite računa o visokokvalitetnoj integraciji tri namenska rešenja (od kojih verovatno već imate najmanje dva).
Troškovi su važni (ali ne svi)
Kupovina sve-u-jednom rešenja je barem na prvi pogled privlačnija od kupovine tri odvojena rešenja. Ali to može biti i znatno skuplje, jer kod sveobuhvatnih rešenja obično plaćate sve što imaju, dok sa implementacijom tri odvojena sistema imate mogućnost izbora – pošto možete da platite samo funkcionalnost koju zapravo korišćenje, možete optimizovati troškove licence i održavanje.
Na ovom mestu vredi pomenuti i opasnost od zavisnosti od jednog provajdera (tzv. zaključavanje dobavljača). Ako postanete zavisni od samo jednog provajdera sa rešenjem sve u jednom, ovo drugo može poskupiti vaše rešenje i usluge i skoro proizvoljno povećati troškove. Implementacija zasebnih rešenja nudi veću slobodu izbora, a konkurencija između provajdera obezbeđuje niže cene.
Jednostavnost implementacije/integracije
Mnoge kompanije potcenjuju značaj kvalitetne implementacije i integracije poslovnog softvera. Ali ovo je još važnije od (napredne) funkcionalnosti pojedinačnog softverskog paketa! Nije svako rešenje ispravno za svako poslovanje, iako bi dobavljači rešenja sve-u-jednom želeli da kupci veruju u to.
Ukoliko poslovni procesi kompanije nisu preterano složeni i njeno IT okruženje je u relativno dobrom stanju, ne treba očekivati veće probleme prilikom implementacije sveobuhvatnog rešenja – to će biti urađeno relativno brzo i pristupačno. Međutim, treba biti svestan da svaki izuzetak i promena to poskupljuje.
Implementacija tri odvojena rešenja biće skuplja, barem u početku, ali može biti brža i efikasnija jer se provajderi fokusiraju na svoju specifičnu oblast stručnosti i navikli su da obezbede robusnu integraciju sa drugim sistemima i poslovnim aplikacijama. Pored toga, u ovom slučaju kompanija bira postepenu implementaciju, koja smanjuje smetnje u poslovanju i omogućava bolje upravljanje promenama.
Ne zaboravite na održavanje
Kada su stvari nove, obično rade odlično, ali pre ili kasnije im je potrebno održavanje. Održavanje sveobuhvatnog rešenja obično zahteva više intervencija i prekida nego održavanje odvojenih sistema, pošto u poslednjem slučaju ažuriranja i nadogradnje „utiču“ na manji broj korisnika u kraćem vremenskom periodu. Sistemi koji kombinuju više funkcionalnosti su često složeniji i stoga zahtevaju češća ažuriranja da bi ostali konkurentni i funkcionalni. Ovo može dovesti do opterećenog održavanja gde se korisnici suočavaju sa stalnim zastojima i potrebom za stalnim rešavanjem problema, što negativno utiče na poslovnu produktivnost.
Sigurnost nije šala
Svaki dobavljač softvera za preduzeća mora imati ozbiljan pristup bezbednosti. Naročito u slučaju rešenja sve-u-jednom, gde ranjivost pojedine oblasti može brzo da ugrozi ostale - i posao. Specijalizovana rešenja imaju prednost sa stanovišta bezbednosti, jer obično imaju implementirane naprednije bezbednosne mehanizme, a po želji kompanije omogućavaju i izolaciju podataka, tako da bezbednosni izazovi jednog sistema ne ugrožavaju druge.
Korisničko iskustvo
Da li mislite da bi izbor poslovnog softvera trebalo da zavisi pre svega od korisničkog iskustva koje pruža? Slažem se, ali sa važnom napomenom: kada se ispune svi gore navedeni uslovi. Najlepši korisnički interfejs teško da pomaže kompaniji ako korisnik mora da čeka natprosečno vreme na podatke ili mu je potrebno još nekoliko klikova da završi određeni zadatak. Jedinstveno korisničko iskustvo definitivno govori u prilog sve-u-jednom rešenjima, jer ne moraju da uče nekoliko korisničkih interfejsa. U isto vreme, oni su ograničeni u ovom ujedinjenju, pošto većina rešenja „sve u jednom“ ne dozvoljavaju duboko prilagođavanje korisničkog interfejsa i funkcija poslovnim procesima ili tokovima dokumenata kompanije. Pored toga, namenska rešenja obično imaju veoma „uglađene” korisničke interfejse i funkcije sa ciljem da navedu korisnike da što brže završe svoj dodeljeni zadatak.
Da li će rešenje rasti sa kompanijom?
Čak i pre nego što se odlučite za individualno rešenje, zapitajte se da li će ono moći da raste zajedno sa kompanijom. Šta ako udvostručite broj zaposlenih? Šesnaest saobraćaja? Preuzimanje druge kompanije? Da li će neko rešenje biti sprovedeno, ili će se više njih nositi sa tim? Fleksibilnost i skalabilnost su tradicionalno na strani specijalizovanih rešenja, ali čak i nova sve-u-jednom rešenja smeštena u računarskom oblaku gotovo da ne poznaju ograničenja.
Ako vaše poslovanje zahteva kontinuitet poslovanja, morate više pažnje posvetiti ublažavanju rizika i tačaka neuspeha. Upotreba nekoliko nezavisnih sistema smanjuje rizik od jedne tačke kvara koja može da prekine npr. sve kadrovske funkcije. Takođe pitajte provajdera za funkcionalnost oporavka poslovanja nakon nesreće ili katastrofe. Bolji sistemi i rešenja već imaju svoje sopstvene podatke i planove za oporavak poslovanja, obezbeđujući da, ako jedan sistem otkaže, drugi mogu da nastave da rade.
Dobra praksa ili razvojni partner?
Svako softversko rešenje razvija se sa ciljem da pomogne kompaniji da bolje posluje. Specijalizacija, barem u slučaju namenskih rešenja, znači da su sistemi precizno prilagođeni specifičnim potrebama korisnika i zasnovani na najboljim praksama u pojedinačnim industrijama. Sve-u-jednom sistem koji kombinuje niz različitih funkcionalnosti u jednom paketu, međutim, često pati od kompromisa, jer je teško obezbediti isti nivo efikasnosti i stabilnosti u svim oblastima rada. Ovo može dovesti do uobičajenih problema kao što su manja stabilnost sistema, duži zastoji i poteškoće u prilagođavanju specifičnim poslovnim potrebama.
U slučaju da kompanija traži razvojnog partnera, odnosno nekoga ko će rasti i razvijati se zajedno sa njom, sve-u-jednom rešenja otpadaju jer, kako je već navedeno u ugovoru o kupovini i korišćenju ove vrste softvera , „takvi su“, pa ne može očekivati nikakva prilagođavanja.
Vrednost dugoročne investicije: ulaganje u budućnost
Kada kompanije biraju sistem upravljanja vremenom, ljudskim resursima i platnim spiskom, one takođe moraju uzeti u obzir dugoročnu vrednost i održivost svojih investicija. U tom pogledu, „trostepeni“ sistemi nude bolju dugoročnu vrednost, jer omogućavaju stalnu adaptaciju i nadogradnju pojedinih delova sistema prema potrebama tržišta i samog preduzeća. To znači da kompanije mogu lako nadograditi pojedinačne komponente sistema u budućnosti bez potrebe da zamene ceo sistem.
Nasuprot tome, sistemi „sve u jednom“ često su ograničeni u svojoj dugoročnoj vrednosti, pošto su nadogradnje i prilagođavanja ograničeni zbog integracije više funkcionalnosti u jedan sistem. Pored toga, troškovi održavanja i ažuriranja ovakvih sistema mogu se pokazati višim na duži rok, što može staviti nepotrebna finansijska opterećenja na kompanije koje ih koriste.