Da li se evidencija radnog vremena odnosi samo na registraciju dolazaka i odlazaka?

Razvoj IT industrije u velikoj meri je uticao i na način vođenja evidencije radnog vremena i kontrole pristupa. Mnoge kompanije prelaze na naprednija rešenja za evidenciju radnog vremena, osiguravajući na taj način jednostavnije i brže vođenje takvih evidencija. Kada se govori o evidenciji radnog vremena neretko se nailazi na pogrešna mišljenja da je evidencija potrebna samo zbog registracije dolazaka i odlazaka zaposlenih. U dosadašnjem radu često smo se i sami susretali sa ovakvim i sličnim stavovima. Tek nakon što se krene u razmatranje projekta vidi se koliko je pojedinosti u igri. Pre svega, potrebno je svoj rad uskladiti sa propisima o zaštiti ličnih podataka i voditi računa o adekvatnoj zaštiti ličnih podataka zaposlenih, ali i o tome ko unutar kompanije sme da pristupa takvim podacima i na taj način vrši obradu (obradom podataka smatra se i sam uvid u lične podatke, čak i ako se ništa ne menja ili ništa ne dodaje).

Osim zakonske regulative, kada se govori o evidenciji radnog vremena često se pokaže potreba za prikupljanjem i obradom dodatnih podataka, a koji su potrebni kako bi se ovaj deo posla potpuno i temeljno odradio. Naime, iako se smatra da je dovoljno registrovati dolazak i odlazak zaposlenog (eventualno i pauzu), često je potrebno voditi računa i o nizu drugih podataka i informacija. Nije jednostavno evidentirati radno vreme, a samo neke od kategorija podataka o kojima treba voditi računa su i podaci o:

• bolovanju zaposlenih,
• plaćenom radnom vremenu,
• neplaćenom radu,
• noćnom radu,
• podnošenju zahteva i odobravanju godišnjih odmora,
• prekovremenim satima.  

Navedene kategorije nisu važne samo sa aspekta kvalitetne analize i praćenja zaposlenih u kompaniji, neke od njih se moraju evidentirati zbog zakonske obaveze koju poslodavac ima. Na primer, zakonom je propisano da zaposleni koji radi praznicima i neradnim danima, mora biti više plaćen nego što je to uobičajenim danima. Osim toga, zaposleni imaju zagarantovan dnevni odmor (pauzu) ukoliko rade više od 6 sati tog dana. Između završetka jedne i početka druge smene mora se napraviti pauza kako bi poslodavci bili u zakonskim okvirima. Ovo su samo neki od detalja o kojima je neophodno voditi računa. Osim toga, kvalitetnom analitikom poslodavci mogu detaljno utvrditi niz pojedinosti u vezi sa zaposlenima. Na primer, precizno se može utvrditi broj sati odsustva, produktivnost zaposlenih ponaosob i sl. Na osnovu ovakvih analiza mogu se donositi odluke vezane za napredovanje zaposlenih i analize radne uspešnosti. Moguć je i uvid u to koliko je određeni zaposleni opterećen i da li je potrebno da se naprave dodatne preraspodele zaduženja unutar organizacione strukture preduzeća.

Elektronska evidencija radnog vremena:

Sistem za elektronsku evidenciju radnog vremena omogućava brže i jednostavnije vođenje podataka o radnom vremenu. U sistemu postoji mogućnost podešavanja pravila (na primer: klizno radno vreme, industrijsko radno vreme i sl.) i na taj način omogućava različite nivoe prava pojedinim zaposlenima (na primer, zaposleni mogu videti samo svoje podatke, a šefovi sektora mogu videti i unositi podatke za zaposlene u svom sektoru). Na taj način se vodi računa i o zaštiti ličnih podataka, odnosno postiže se bolja kontrola podataka. Osim toga, može se videti i ko je kakve promene pojedinih ličnih podactaka izvršio (imena i prezimena zaposlenih, podaci o radnom vremenu zaposlenih i sl.). Zatim, šefovi sektora ili sektor ljudskih resursa mogu vrlo brzo da dobiju detaljne izveštaje o radnom vremenu zaposlenih, kako za pojedine zaposlene, tako i izveštaje na nivou sektora. Tako mogu da se vide svi važni podaci i ovo osigurava kvalitetnije donošenje odluka na osnovu analize ovakvih podataka. Elektronski sistem za evidenciju radnog vremena ima niz prednosti u odnosu na ručnu obradu podataka, odnosno Excel tabele.

Na kraju možemo reći da je sistem za evidenciju radnog vremena dobra poslovna odluka koja može da doprinese bržoj obradi podataka, smanjenju troškova i da osigura više vremena za obavljanje drugih neophodnih zadataka šefovima sektora ili sektoru ljudskih resursa. Potrebno je samo nekoliko koraka da se dobiju detaljni izveštaji, kako za interne potrebe, tako i za potrebe uprave, što može biti ključ za unapređenje poslovanja organizacije.

Špica se više od 30 godina bavi proizvodnjom i implementacijom sistema za evidenciju radnog vremena i kontrolu pristupa. Sistem se može implementirati i kao cloud rešenje ili na infrastrukturi (serverima) kupca. Kako sve funkcioniše i koje su sve mogućnosti sistema? Javite nam se i saznajte detalje.

Naše najpopularnije rešenje je Time&Space.

SAZNAJTE VIŠE