Podsetnici za evidenciju radnog vremena: Postarajte se da evidencije radnog vremena uvek budu aktuelne

Jasno im prenesite svoja očekivanja i proces u vezi sa podacima evidencije radnog vremena

Prvo se uverite da zaposleni u potpunosti razumeju smernice organizacije, procese i alatke za unos i obradu podataka evidencije vremena. Ovo se prvenstveno odnosi na nove zaposlene, ali ipak treba povremeno ponoviti i zaposlenima koji su sa vama već neko vreme.

Važno je da praćenje vremena i prisustva ima svoje poglavlje u priručniku koji koristite prilikom uvođenja u posao i da svaki zaposleni bude obučen u skladu sa tim. Ako na samom početku odredite pravila (i postarate se da ih zaposleni prate od prvog dana), upravljanje zaposlenima postaje mnogo lakše. Evo šta predlažemo da uključite u to poglavlje:

• ·         Objasnite zašto su podaci o vremenu i prisustvu važni
• ·         Objasnite postupak praćenja vremena i prisustva
• ·         Postavite standarde i očekivanja koja svi moraju da ispune
• ·         Obezbedite obuku za zaposlene, ukoliko je to potrebno
• ·         Ako vam se čini pogodnim obezbedite podsticaje za tačne i redovne unose

Podsetnici za evidenciju radnog vremena – najbolji način da evidencija radnog vremena uvek bude aktuelna

Podsetnici za evidenciju radnog vremena (usmeni ili pismeni podsetnici za prosleđivanje podataka o evidenciji vremena) su jedan od najboljih načina da evidencija radnog vremena uvek bude aktuelna. Važno je naglasiti da su podsetnici korisni samo ako su zaposleni svesni procesa, alatki, pravila i očekivanja unutar organizacije.

Podsetnike za evidenciju radnog vremena možemo podeliti u dve grupe:

(1)   tehnička rešenja

(2)   intervencije menadžera

Tehnička rešenja su efikasnija jer tehnologija obavlja teži deo posla. Menadžeri moraju da obavljaju važnije poslove nego što je to podsećanje zaposlenih da vode aktuelnu evidenciju radnog vremena. Zato je veoma važno da imate dobar softver za praćenje vremena i prisustva. Imajući to na umu, pogledajmo kako nam tehnologija može pomoći da evidencija radnog vremena uvek bude aktuelna.

1. Automatizacija registracije

Mnoga rešenja za praćenje vremena i prisustva imaju pametne funkcije koje automatizuju praćenje vremena koliko je to moguće. Primer takve automatizacije je automatska registracija dolaska i odlaska kada su zaposleni blizu određene lokacije. U tu svrhu mogu da se koriste GPS ili Bluetooth bikoni, koji eliminišu potrebu za ručnim unosom.

U slučaju da se pitate šta su to Bluetooth bikoni – ovi uređaji se mogu koristiti za razlikovanje pozicija na određenoj lokaciji, tako da znate ko je ušao u određenu prostoriju ili je pak napustio, a ne samo različite adrese. To su mali i povoljni uređaji koji rade na baterije.

Pored GPS-a i Bluetooth bikona, za ovu automatizaciju se može koristiti i Wi-Fi. To u praksi znači da su zaposleni prijavljeni čim uđu u Wi-Fi zonu. Čim odu, Wi-Fi veza se prekida i registrovan je njihov odlazak sa radnog mesta.

Pročitajte studiju slučaja o tome kako Sirius2010 koristi Wi-Fi automatizaciju.

2. Mobilna obaveštenja ili tekstualne poruke

U savremenom užurbanom svetu, mnogi zaposleni koriste pametne telefone za različite zadatke, uključujući posao. Savremena rešenja za praćenje vremena zasnovana su na Cloudu, što znači da je na raspolaganju i mobilna aplikacija.

Da biste bili sigurni da zaposleni neće zaboraviti da se prijave i odjave, možete jednostavno koristiti mobilna obaveštenja kao podsetnike. Ona se mogu podesiti da šalju podsetnik u određeno doba dana ili kada zaposleni uđu u određenu oblast ili je pak napuste.

Alternativa mobilnim obaveštenjima (u slučaju da vaši zaposleni ne koriste pametne telefone) je slanje tekstualnih poruka. Iako se može desiti da zaposleni previde obaveštenja (pošto ih može biti mnogo), tekstualne poruke se skoro uvek čitaju, što je svakako veliki plus.

3. Podsetnici putem mejla i Slack aplikacije

Pored mobilnih obaveštenja, podsetnici putem mejla mogu biti korisni kada je potrebno podsetiti zaposlene da vode ažurnu evidenciju radnog vremena. Ovo je posebno korisno kada softver za praćenje vremena i prisustva otkrije da nije uneta evidencija radnog vremena.

Evo nekoliko primera podsetnika putem mejla:

-         Ne zaboravite da danas do kraja dana unesete evidenciju radnog vremena! Vaši tačni i pravovremeni unosi nam pomažu da efikasno upravljamo našim resursima.

-         Ovo je prijateljski podsetnik da do kraja sutrašnjeg dana treba da unesete evidenciju radnog vremena za ovu nedelju. Precizna evidencija radnog vremena omogućava da budete plaćeni tačno i na vreme.

-         Opet je to vreme! Molimo vas da odvojite nekoliko minuta i popunite evidenciju radnog vremena za ovu nedelju i predate je do isteka roka.

-         Samo da vas podsetimo da na kraju svake nedelje treba dostaviti evidenciju radnog vremena. Proverite da li ste dovršili i poslali evidenciju radnog vremena, da biste izbegli kašnjenja u obradi vašeg platnog spiska.

Redovni podsetnici putem mejla lako i jednostavno podsećaju vaše zaposlene da završe svoju evidenciju radnog vremena. Takođe možete da podesite automatske podsetnike koji će biti poslati na kraju svakog dana, određenog dana u nedelji ili kada podaci nedostaju.

Podsetnike putem mejla možete lako da podesite i automatizujete u popularnim klijentima kao što su Outlook, Gmail i drugi.

Ako vaš tim pored mejla koristi i aplikaciju Slack, u okviru nje možete da podesite poruku koja se ponavlja i koja se može poslati celoj kompaniji ili određenom Slack kanalu. Jedna od prednosti korišćenja automatskog podsetnika u aplikaciji Slack je, što se on šalje kao zadatak koji primalac mora da završi. Ova funkcija omogućava da zadatak prosleđivanja evidencije radnog vremena za primaoca ostaje aktivan sve dok ga ne završi.

4. Podsetnik za celu kompaniju u kalendaru

U aplikaciji kalendara, koju vaša kompanija koristi, možete da podesite događaj koji se ponavlja da biste podsetili zaposlene da određenog dana, u određeno vreme popune evidenciju radnog vremena. Trebalo bi da izaberete učestalost koja odgovara rasporedu obrade platnog spiska kompanije ili rokovima projekata.

Podešavanje takvog podsetnika je veoma jednostavno. Na događaj koji se ponavlja u kalendaru pozovite sve zaposlene i postarajte se da događaj bude najavljen tako da ih na vreme podseti na rok za predaju evidencije radnog vremena.

Podsetnik možete da prilagodite tako da sadrži određena uputstva, smernice ili resurse koji su zaposlenima potrebni za završavanje evidencije radnog vremena. To može da obuhvata veze ka šablonima za evidenciju radnog vremena ili kontakt podacima kadrovske službe u slučaju bilo kakvih pitanja.

5. Praćenje od strane uprave

Pored tehničkih rešenja postoji i mogućnost ljudske interakcije. Ako ništa drugo ne pomaže, važno je da uprava bude proaktivna u tome da evidencija radnog vremena bude pravilno popunjena. To može da obuhvata sastanke 1:1 ili redovne grupne sastanke sa zaposlenima tokom kojih će se pregledati evidencija vremena i odmah rešiti svi problemi.

Naravno, podsećanje zaposlenih da unesu evidenciju radnog vremena je zadatak sa niskom dodatnom vrednošću, što znači da treba da bude samo poslednja opcija. Menadžeri treba da se usredsrede na važnije zadatke (npr. na strategiju, upravljanje itd.), a da zadatke nižeg nivoa automatizuju i optimizuju pomoću softvera.

6. Ostale ideje za podsetnike na evidenciju radnog vremena

U nastavku je navedeno još nekoliko, ne tako čestih, ideja za podsetnike na evidenciju radnog vremena. Možete da ih koristite ukoliko mislite da se uklapaju u kulturu vaše kompanije.

·         Postavljanje postera na kojem će zaposleni videti podsetnik

·         Slanje glasovnih poruka

·         Ostavljanje opomena, brošura ili samolepljivih listića na stolove zaposlenih

·        Organizovanje kratkih „sprintova“ da bi se svi postarali da njihove evidencije radnog vremena budu završene

·         Određivanje osobe zadužene da podseća zaposlene da unesu evidenciju radnog vremena 

Mnoge prednosti aktuelne evidencije radnog vremena

Kao što je pomenuto, aktuelna evidencija radnog vremena omogućava brzu obradu platnog spiska i pravedno plaćanje zaposlenih. Ona vam takođe omogućava da efikasno upravljate poslom i održavate visok nivo produktivnosti. Usaglašenost je takođe važan aspekt precizne evidencije radnog vremena.

Pored toga, postoji još prednosti koje treba imati na umu. Jedna od njih je prisustvo zaposlenih u realnom vremenu. Ako se radno vreme odmah evidentira, možete tačno da vidite ko radi u određeno vreme. Dovoljan je samo jedan pogled na pregled u okviru rešenja za evidenciju radnog vremena.

Pomoću pregleda možete da vidite kada zaposleni dolaze na posao i gde registruju dolazak ili odlazak. Pored toga, pregled pokazuje ko je trenutno prisutan, odsutan ili na poslovnom putu.

U ŠPICA rešenjima posebno prikazani zaposleni koji rade od kuće ili su na pauzi. To vam daje dobar pregled dnevnih događaja unutar kompanije.

Ukratko, postoji nekoliko načina da omogućite zaposlenima da pravilno popune evidenciju radnog vremena. Bilo da se odlučite za automatizaciju, mobilna obaveštenja, podsetnike putem e-pošte ili pak kombinaciju tih opcija, najvažnije je da otkrijete šta najviše odgovara vašem poslovanju i da se toga pridržavate. Uz malo truda, možete da povećate efikasnost i steknete uvid u svakodnevna dešavanja u kompaniji, kako biste bolje donosili odluke koje se tiču upravljanja i osigurali da zaposleni budu pošteno i na vreme plaćeni.

Odaberite rešenje u skladu sa svojim potrebama: