Odnosi li se evidencija radnog vremena samo na registraciju dolazaka i odlazaka?

Razvoj IT industrije umnogome je uticao i na način vođenja evidencije radnog vremena i kontrole pristupa. Mnoge kompanije prelaze na naprednija rešenja za evidenciju radnog vremena, osiguravajući na taj način jednostavnije i brže vođenje takvih evidencija. Često se pogrešno smatra da je evidencija potrebna samo radi registracije dolazaka i odlazaka zaposlenih. U dosadašnjem radu često smo se i sami susretali sa ovakvim i sličnim stavovima. Tek nakon što se krene u razmatranje projekta, vidi se koliko je tu pojedinosti u igri. Pre svega, potrebno je voditi računa o usklađenosti sa poslom. Zakonom o radu i Pravilnikom o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima precizirano je koji su to podaci o zaposlenima i u vezi sa evidencijom radnog vremena koji se moraju prikupljati . U skladu sa propisima o zaštiti ličnih podataka potrebno je voditi računa o adekvatnoj zaštiti ličih podataka zaposlenih i o tome ko uopšte unutar kompanije ima pristup takvim podacima i na taj način vršiti obradu (obradom podataka smatra se i sam uvid u lične podatke, čak i ako se ništa ne menja ili dodaje).

Osim usklađenosti sa zakonom, kada se razgovara o evidenciji radnog vremena često se pokaže potreba i za prikupljanjem i obradom dodatnih podataka koji su potrebni kako bi se ovaj deo posla potpuno i temeljno odradio. Naime, iako se često misli da je dovoljno registrovati dolazak i odlazak zaposlenih (eventualno i pauzu), pokaže se da je potrebno voditi računa o nizu drugih podataka i informacija. Evidentirati radno vreme nije jednostavno, a neke od kategorija podataka o kojima treba voditi računa su i podaci o:

• bolovanju zaposlenih,
• plaćenom radnom vremenu,
• neplaćenom radu,
• noćnom radu,
• podnošenju zahteva i odobravanju godišnjih odmora,
• prekovremenim satima.  

Navedene kategorije nisu samo važne sa aspekta kvalitetne analize i praćenja zaposlenih u kompaniji, već se neke od njih moraju evidentirati, kako je ranije navedeno, i zbog zakonske obaveze koju poslodavac ima. Na primer, zakonom je definsano da zaposleni praznicima i neradnim danima mora biti više plaćen nego što je to uobičajenim danima. Osim toga, zaposleni imaju garantovan dnevni odmor (pauzu) ukoliko rade više od 6 sati tog dana. Između završetka jedne i početka druge smene mora postojati određeno vremensko razdoblje kako bi poslodavci bili u zakonskim okvirima. Sve su to samo neki od detalja o kojima je potrebno voditi računa. Osim toga, kvalitetnom analitikom poslodavci mogu detaljno utvrditi niz pojedinosti u vezi sa zaposlenima. Na primer, može se precizno utvrditi broj sati odsustva, produktivnost pojedinog zaposlenog i sl. Na osnovu takvih analiza mogu se donositi odluke u vezi sa napredovanjem zaposlenih i analize radne uspešnosti. Moguć je i uvid u to koliko je pojedini zaposleni opterećen, kao i da li je potrebno napraviti dodatne preraspodele zaduženja unutar organizacione strukture kompanije.

Postoji li efikasniji način vođenja evidencije o radnom vremenu od ručnog zapisivanja?

Zakonski nije propisan oblik vođenja evidencije, odnosno moguće je evidenciju voditi ručno (na primer zapisivanjem podataka o radnom vremenu na papir ili preko Excel tablica) i elektronski. Ipak, u praksi način na koji će se voditi evidencija zavisi i od broja zaposlenih. Naime, nije svejedno ima li neka organizacija 5 zaposlenih ili 30 i više. Svakako je jednostavnije voditi evidenciju o radnom vremenu ručno ili putem Excel tablice ako se radi o manjem broju zaposlenih. Međutim, što organizacija više raste, takvo vođenje evidencije postaje sve složenije.

Osim toga, prilikom ručnog vođenja evidencije moguće su i brojne greške prouzrokovane ljudskim faktorom. Na primer, uvek je moguće da se unese pogrešno vreme dolaska ili odlaska zaposlenih, da se na vreme ne upiše dogovoreni godišnji odmor za pojedinog zaposlenog i sl. Takve situacije mogu prouzrokovati nepotrebne i štetne smetnje u radu i dovesti do grešaka zbog kojih posao može trpeti. Kako bi se to izbeglo uvek je bolje i jednostavnije uvesti rešenje za evidenciju radnog vremena.

Elektronska evidencija radnog vremena

Rešenje za elektronsku evidenciju radnog vremena omogućava brže i jednostavnije vođenje podataka o radnom vremenu. Moguće je postaviti pravila (na primer, klizno radno vreme, industrijsko radno vreme i sl.), kao i omogućiti različite nivoe prava pojedinim zaposlenima (na primer, zaposleni mogu videti samo svoje podatke, a šefovi sektora mogu videti i unositi podatke za zaposlene u svom sektoru). Na taj način se vodi računa i o zaštiti ličnih podataka, odnosno postiže se bolja kontrola podataka. Osim toga, moguće je videti ko je i kakve promene pojedinih ličnih podataka izvršio (imena i prezimena zaposlenika, podaci o radnom vremenu zaposlenika i sl.). Dalje, šefovi sektora ili sektor ljudskih resursa mogu vrlo brzo dobiti detaljne izveštaje o radnom vremenu zaposlenih i to kako za pojedine zaposlene, tako i zajedničke izveštaje na nivou sektora. Tako se mogu videti svi važni podaci i moguće je kvalitetnije donošenje odluka na osnovu analize ovakvih podataka. Takvo rešenje za evidenciju radnog vremena ima niz prednosti u odnosu na ručnu obradu podataka, odnosno preko Excel tablice.

Zaključno, možemo reći da je rešenje za evidenciju radnog vremena dobra poslovna odluka koja može doprineti bržoj obradi podataka, smanjenju troškova i osigurati više vremena za obavljanje drugih neophodnih zadataka šefovima sektora ili sektorima ljudskih resursa. U svega par koraka moguće je dobiti detaljne izveštaje kako za interne potrebe, tako i za potrebe uprave. Na osnovuu toga moguće je unaprediti poslovanje organizacije.

Špica ima više od 30 godina iskustva u implementaciji rešenja za evidenciju radnog vremena i kontrole pristupa. Rešenje je moguće implementirati kao cloud rešenje ili na infrastrukturi (serverima) kupca. Kako sve funkcioniše i koje su sve mogućnosti rešenja? Javite nam se i saznajte detalje.