Inventar osnovnih sredstava - brzo, detaljno i povoljno!

Popis je obavezan sa računovodstvenog aspekta, jer popisom osnovnih sredstava dobijamo stvarno stanje na određen dan i utvrđujemo podudaranje i eventualne razlike u poređenju sa stanjem određenih aktivnih i pasivnih pozicija u poslovnim knjigama. Između ostalog, popis utiče na pravilne bilansne podatke, na visinu poslovnog rezultata i poreske osnovice. To znači da popis osnovnih sredstava nije samo propisana godišnja obaveza, već ima i širi značaj. Rukovodstvo preduzeća može da donese nove organizacione mere ili sveobuhvatnu reorganizaciju rada, što vodi smislenijem, racionalnijem, uređenijem i odgovornijem postupanju i poslovanju preduzeća.

Popis u preduzeću mogu da izvedu zaposleni ili spoljni saradnici, a mora se obaviti bar jednom godišnje. Zaposleni to često obavljaju nevoljno. Naime, neretko se dešava da se podaci ne podudaraju, a i sam postupak prepoznavanja i pregleda osnovnih sredstava pomoću papirne dokumentacije može trajati veoma dugo i biti frustrirajući. Naravno, može i drugačije: organizaovano, tečno, brzo i jednostavno.

Digitalni popis osnovnih sredstava - popis preko bar koda  

Gomila listova sa više ili manje preglednim tabelama je ono što zaposlene odbija od obavljanja popisa odn. razlog zašto ga izbegavaju. Naravno, u 21. veku moguće je i drugačije - elektronski, digitalno, beskontaktno...

Kako što efikasnije obaviti popis osnovnih sredstava? Sve više preduzeća okreće se tzv. digitalnom popisu, odnosno popisu preko bar koda. Kada preduzeće sredstva opremi bar kodovima, može efikasnije i brže da obavi popis.

Prednosti jednostavnog popisivanja i praćenja procesa popisa pomoću bar koda: 

• veća pouzdanost/tačnost popisa,
• jednostavnija identifikacija osnovnog sredstva,
• manja mogućnost falsifikovanja podataka,
• svi podaci su sačuvani u prenosnom terminalu,
• automatsko poređenje starog i novog stanja osnovnih sredstava,
• automatski prikaz popisnih razlika (viškova, manjkova, promena lokacija, troškovnih pozicija),
• automatsko knjiženje razlika identifikacionih uslova,
• zbog tehnologije u popisu učestvuje manji broj ljudi,
• zbog brzine popisa trošak popisa svake godine je manji.

Kako uvesti bar kodove? 

Bar kodovi se uglavnom nalaze na namenskim etiketama za obeležavanje osnovnih sredstava, a zaposleni ih prilikom popisa lepe na njih, pri čemu vode računa da ih nalepe na glatku i čistu površinu koja nije izložena fizičkom habanju.

Obeležavanje osnovnih sredstava i lokacija bar kodovima može se vršiti i paralelno sa prvim popisom osnovnih sredstava. Time se štedi vreme dvostrukog obilaska osnovnih sredstava u preduzeću, a u hodu se regulišu i eventualne promene.

Prilikom sledećeg popisa zaposleni, opremljeni čitačem bar kodova, samo još očitaju bar kodove, a sistem ih odgovarajuće proverava i prikazuje.  

Zašto odabrati digitalni popis osnovnih sredstava?

Digitalni popis preduzeću skraćuje vreme izvođenja popisa i štedi novac, omogućava praćenje, bolju organizaciju poslovanja i pravilnu bazu računovodstvenih podataka. Omogućava lakše utvrđivanje manjkova i viškova sredstava.

Finansijska uprava (FURS) takođe zahteva slanje podataka u elektronskom obliku, zato je digitalni popis u tom pogledu veliki plus - jer su podaci već prikupljeni i spremni u odgovarajućem obliku.  

Bežični popis

Savremene bežične i beskontaktne tehnologije omogućavaju da popis sredstava u određenom prostoru obavite za samo nekoliko sekundi. To je moguće ako ste sredstva opremili tzv. RFID bedževima koji omogućavaju radio identifikaciju - ali i lakše traženje i praćenje sredstava, što poslovanju donosi niz prednosti.  

Razmena podataka između poslovno-informacionog sistema preduzeća i programa za popis osnovnih sredstava

Pri popisu treba kao pomoć koristiti namensku programsku opremu koja veoma ubrzava rad zaposlenih - kako izvođača popisa, tako i službe računovodstva. Praktično svako preduzeće već koristi poslovno-informacioni sistem u kome se čuvaju brojni podaci koje treba uneti u program za popis osnovnih sredstava.

Iz knjigovodstvene evidencije preduzeća se u program za popis i pre početka popisa prenose podaci o očekivanom stanju osnovnih sredstava u preduzeću/na terenu. U programu je računovođama i popisnoj komisiji na raspolaganju pregledan sistem izveštavanja za usklađivanje podataka pre završetka i knjiženja promena, a odgovornom licu je na raspolaganju i istorijski pregled prošlih popisa, funkcija uređivanja prava popisnih komisija i računovodstvenih saradnika, kao i podešavanje pravila vršenja popisa na mobilnim terminalima.

Kad je popis obavljen u praksi, sledi odlučivanje kako postupati u vezi sa registrovanim promenama u stvarnom stanju. Tek zatim preduzeće iz programa za popis podatke prenosi nazad u poslovno-informacioni sistem.  

Popis osnovnih sredstava pomoću mobilnog terminala na terenu

Kad su podaci o osnovnim sredstvima i lokacijama uspešno preneti u program za popis osnovnih sredstava, popisna komisija može da izađe na teren. Prilikom ulaska u određeni prostor zaposleni najpre pomoću mobilnog terminala očitava bar kod lokacije i time identifikuje gde se nalaze osnovna sredstva koja će beležiti.

Svako osnovno sredstvo i lokacija mogu se na mobilnom terminalu i „prešifrovati“ i može im se promeniti ime. Doduše, u pitanju je retka praksa, ali funkcionalnost postoji. Popisne komisije prilikom popisa najčešće imaju ispred sebe dve odluke: da li osnovnom sredstvu promeniti lokaciju i da li je sredstvo (zrelo) za otpis. Već zbog toga se preduzećima isplati prelaz sa vršenja popisa pomoću gomile papira na digitalni sistem. Naime, mobilni terminal ima uskladištenu evidenciju sredstava u kojoj je zapisana očekivana lokacija osnovnog sredstva. Ukoliko komisija popiše sredstvo koje je našla na drugoj lokaciji od očekivane, aplikacija upozorava korisnika na to - i nudi mu mogućnost da sredstvo „premesti“. Uz svako popisano sredstvo izvođač popisa ima i mogućnost da podnese predlog za otpis i upiše razlog za takvu odluku.

Osnovna sredstva se mogu i dodavati tokom popisa. Ukoliko je sredstvo već obeleženo bar kodom, odskeniramo ga i unesemo samo naziv osnovnog sredstva. Biće razvrstano na lokaciju na kojoj smo ga našli. Ukoliko sredstvo još nije obeleženo bar kodom, osim naziva mu treba dodeliti i popisnu šifru i što pre ga obeležiti odgovarajućom etiketom.  

Popis se završava kada popisna komisija nađe sva osnovna sredstva koja se mogu pronaći i napravi izveštaj. 

Koje rešenje i ponuđača odabrati?

Na tržištu ima mnogo rešenja koja podržavaju popis osnovnih sredstava, ali vam preporučujemo da izaberete ono koje je već prilagođeno slovenačkom okruženju - sa aspekta zakonodavnih (pravila popisa) i jezičkih specifičnosti - i napravljeno na osnovu dobrih domaćih praksi.  

Veoma su dobrodošli i mogućnost integracije sa poslovno-informacionim sistemima (domaćim i inostranim) i sinhronizacija podataka. Obratite pažnju i na jednostavnost korišćenja i tzv. intuitivnost korisničkog interfejsa.  

U Špici klijentima nudimo rešenje Frontman FIND, uz obuku i podršku. Pre svega podrška je jedna od ključnih karakteristika dobrog ponuđača, a u Špici osim instalacije sistema i obuke korisnika nudimo i uslugu neograničene besplatne podrške na daljinu.