Evidencija radnog vremena vs praćenje radnog vremena po projektima – u čemu je razlika?

Danas su dostupna brojna rešenja i alati za praćenje radnog vremena zaposlenih, poznata kao "workforce management tools". Ipak, nemaju svi alati jednake mogućnosti i istu svrhu. Ustvari, razlike među alatima za praćenje radnog vremena su značajne.

Ove alate bismo mogli grubo podeliti u dve kategorije: alati za evidenciju radnog vremena i alati za praćenje radnog vremena po pojedinačnim projektima. Špica nudi rešenja za evidenciju radnog vremena uz pomoć kojih je moguće pratiti radno vreme zaposlenih i produktivnost zaposlenih po projektima:

   1. All Hours - aplikacija za evidenciju radnog vremena

   2. My Hours - aplikacija za praćenje radnog vremena po projektima

Na temelju dugogodišnjeg iskustva u implementaciji ovih rešenja, primetili smo da su (potencijalni) kupci neodlučni po pitanju izbora alata.

Da bismo bili što jasniji, uzećemo jedan hipotetički primer. Recimo da ste vlasnik preduzeća za izradu web stranica  i aplikacija. U Vašem preduzeću zaposleno je 30 ljudi. Zapošljavate ljude na različitim radnim mestima: programeri, grafički dizajneri, marketinški stručnjaci, administratori, stručnjaci za ljudske resurse…

Vaša kompanija radi za različite klijente, a svoje usluge naplaćujete po različitim cenama za različite projekte. Osim toga, nekolicina zaposlenih radi od kuće, a neki su prisutni u kancelariji. U svakom slučaju, potreban Vam je kvalitetan alat koji registruje radno vreme zaposlenih.

Cloud rešenja za evidenciju radnog vremena imaju mnogo prednosti. Pogledajmo koji biste alat i za šta konkretno mogli koristiti kada je reč o registraciji radnog vremena.

All Hours: alat za evidenciju radnog vremena

All Hours alat je idealan za evidentiranje podataka koji su potrebni za pripremu podataka za obračun zarada zaposlenih. U tom kontekstu, potrebno je paziti da zaposleni ne rade više od zakonski dozvoljenog broja prekovremenih sati i da koriste barem zakonski propisane dane odmora (dnevni i nedeljni odmor) i zagarantovane dane godišnjeg odmora. All Hours alat pruža mogućnost registracije radnog vremena (dolazak, odlazak) i pauza. U sistemu se može isplanirati dnevno radno vreme, odnosno planirani broj radnih sati i na taj način se može proveriti koliko zaposleni na kraju dana ima prekovremenih sati. Takođe, zaposleni mogu podnositi zahteve za odsustvo (godišnji odmor, slobodni dani i sl.) putem web/mobilne aplikacije, a osoba koja ima ovlašćenje može odobriti ili odbiti zahtev. Takođe, u sistemu se mogu evidentirati i dani kada je zaposleni na bolovanju.

U sistemu je moguće podesiti vreme kada želite da zaposleni mogu dolaziti na posao (na primer, klizno radno vreme), ali i određene dane kada SVI moraju biti prisutni (na primer, kada je planiran zajednički sastanak). Na osnovu ovih podešavanja, nadležni mogu dobiti upozorenje ako neko od zaposlenih nije prisutan u vreme kada mora biti na radnom mestu. Poslodavci mogu postaviti različite kriterijume za različite sektore. Nije svejedno da li je reč o zaposlenom koji zbog prirode svog posla mora da bude u preduzeću ili je reč o zaposlenom čiji posao nije striktno vezan za mesto, pa može raditi i od kuće.

Software za evidenciju radnog vremena All Hours koristi se za:

• Precizno evidentiranje radnog vremena i prisustva zaposlenih (dolazak, odlazak, pauza). Takođe, moguće je u svakom trenutku proveriti ko je trenutno na radnom mestu, a ko je odsutan,
• Evidentiranje godišnjeg odmora, slobodnih dana, praznika, bolovanja i svih drugih odsutnosti,
• Upravljanje i optimizacija obračuna zarada

Registracija radnog vremena nije novost. Ranije se to radilo ručno, a kasnije su kompanije koristile Excel tabele koje nisu dovoljno pregledne i ne mogu obuhvatiti sve varijable koje utiču na kompleksnost planiranja radnog vremena. Upravo zato, mnogi klijenti se odlučuju na uvođenje sistema za evidenciju radnog vremena, kako bi imali sve podatke koji su im potrebni i kako bi na taj način mogli jednostavnije odraditi ovaj deo posla.

My Hours: aplikacija za praćenje radnog vremena po projektima

Glavni cilj ove aplikacije nije samo evidentiranje početka i završetka radnog vremena zaposlenih, već i praćenje šta zaposleni rade za vreme radnog vremena. Konkretno, pomoću My Hours aplikacije moguće je pratiti na kojim projektima je zaposleni radio određeni dan i koliko je vremena utrošio na pojedini projekat ili radni zadatak. Na ovaj način se može proveriti efikasnost svakog zaposlenog ponaosob.

Uz pomoć My Hours aplikacije možete pratiti aktivnosti u real-time-u, odnosno možete proveriti šta pojedini zaposleni u određenom trenutku radi. My Hours omogućava praćenje radnog vreme za neograničen broj klijenata. Osim toga, postoji mogućnost da delegirate zadatke članovima tima i nadgledate njihov napredak. Aplikacija nudi i detaljne izveštaje, koji kasnije mogu da posluže za različite analize i donošenje različitih odluka.

Pomoću My Hours aplikacije možete pratiti naplatu po pojedinom projektu. Na primer, možete postaviti naplatu radnih sati tako da pojedini sat vredi 3000 dinara i da na taj način obračunate radne sate klijentima. Takođe, postoji mogućnost da postavie i različite iznose za radne sate za pojedinog zaposlenog (na primer, sat programera može biti veći od sata sektora za podršku). U nekim situacijama od pomoći može biti i opcija po kojoj se radni sat obračunava u zavisnosti od posla koji neko obavlja. Na primer, Petar je programer koji će razvoj web stranice naplatiti 4000 dinara po satu, a testiranje web stranice 2000 dinara po satu. Sa ciljem osiguranja kvalitetnijeg praćenja i analitike, aplikacija ima i mogućnost praćenja ukupnog obračuna po projektu – na temelju radnih sati ili na temelju unapred postavljenog finansijskog okvira.

My Hours se najčešće koristi u svrhu:

• Praćenja radnog vremena po projektima i radnim zadacima
• Lakše koordinacije zaposlenih po projektima
• Kvalitetnijeg trošenja vremena u preduzeću
• Kvalitetnijeg izveštavanja i naplate svojih usluga klijentima

 Verujem da smo uspeli prikazati ključne razlike između evidencije radnog vremena i praćenja radnog vremena po projektima. Javite nam se ukoliko želite da isprobate neki od ovih alata i rado ćemo Vam pomoći.