Fleksibilne metode prijave za tačnu evidenciju radnog vremena

Uniqa Osiguranje d.d. Sarajevo je članica Uniqa Grupe, jedne od vodećih osiguravajućih kompanija sa tradicijom dugom preko 200 godina, kojoj veruje više od 9,4 miliona osiguranika.

Sa više od 20 godina uspešnog rada u Bosni i Hercegovini, Uniqa svojim klijentima nudi podršku u 35 poslovnica širom zemlje. U kompaniji je zaposleno 250 zaposlenih, a poslovnice pokrivaju celu teritoriju BiH.

Uniqa je lider na tržištu životnog osiguranja u Bosni i Hercegovini, predvodi u oblasti bancassurance-a i svrstava se među najbrže osiguravajuće kuće kada je reč o obradi i isplati šteta. Neprestano postavlja nove standarde kroz inovacije i korisnički orijentisane usluge — među kojima se ističe Uniqa Non Stop, servis dostupan 24 sata dnevno, 7 dana u nedelji.

Cilj: Centralizacija evidencije radnog vremena na svim lokacijama

U osiguravajućoj kompaniji uveden je sistem za evidentiranje radnog vremena s ciljem optimizacije internih procesa upravljanja radnim vremenom i kontrole pristupa.

Cilj projekta bio je objedinjavanje evidentiranja radnog vremena na svim lokacijama u BiH gde Uniqa posluje. Glavni izazovi odnosili su se na usklađivanje sa zakonskim okvirima za evidentiranje radnog vremena svih zaposlenih na nivou kompanije, kao i integraciju evidencije sa modulom za obračun plata.

Opseg projekta obuhvatao je automatizaciju procesa — od planiranja rada, prikupljanja registracija, kontrole i ispravki podataka, pa sve do naprednog izveštavanja i optimizacije procesa obračuna plata.
“Rešenje kompanije Špica - Time&Space omogućilo nam je elektronsko evidentiranje radnog vremena na nivou kompanije i poboljšanje samog procesa obračuna zarada”, izjavila je Rubina Čirić, rukovodilac nabavke i opštih poslova.

“Izvršena je integracija između softvera Time&Space i našeg modula za obračun plata, što je unapredilo sistem obračuna. Softver u potpunosti odgovara našim potrebama i olakšava praćenje prisutnosti zaposlenih,” dodala je Mirsada Šahat, rukovodilac finansijskog odeljenja u Uniqa Osiguranju.

U Direkciji se koristi jedan sistem, dok se u poslovnicama koristi drugi

Uz pomoć Špicinog rešenja, podaci o radnom vremenu automatski se prikupljaju i omogućavaju pregled i praćenje u bilo kom trenutku i sa bilo koje lokacije.

Pored evidencije radnog vremena, zgrada Direkcije osiguravajuće kuće opremljena je i sistemom kontrole pristupa. Na ulazu su postavljene rampe povezane sa Zone Touch terminalima i čitačima, koji beleže događaje na osnovu korisničkih prava i pristupnih tačaka. Svakom korisniku su dodeljene specifične pristupne tačke, što ograničava kretanje unutar objekta.

U manjim poslovnicama, radno vreme se evidentira putem web aplikacije "Web Clocking", koja omogućava prijavu i odjavu rada kroz internet pretraživač. Registracije se vezuju za konkretno radno mesto, a sistem omogućava i praćenje lokacije prijave i odjave zaposlenih.

Za dodatnu automatizaciju, kompanija je uvela modul "Payroll Integration Framework", koji omogućava pripremu podataka za obračun zarada i povezuje sistem Time&Space sa ERP sistemom.

„Uvođenje sistema Time&Space olakšalo je evidentiranje i generisanje podataka o radnom vremenu, a omogućeno je i uvođenje fleksibilnih oblika rada, što je značajno doprinelo zadovoljstvu zaposlenih,” dodaje Emina Užičanin, rukovodilac kadrovske službe.

Rezultati

• Omogućeno je planiranje, analitika i napredno izveštavanje po radnim mestima.
• Omogućen je uvid u to ko, kada i koliko vremena je proveo na radnom mestu.
• Smanjena je ručna obrada podataka, što štedi vreme zaposlenima i omogućava fokusiranje na druge zadatke.
• Uvedeno je fleksibilno radno vreme i skraćeni radni dan petkom, što je doprinelo većem zadovoljstvu zaposlenih.
• Podaci o radnom vremenu automatski se prikupljaju i omogućavaju uvid i praćenje u svakom trenutku, sa bilo koje lokacije.