info.rs@spica.com
+381 11 76 56 199
Sada je znatno manje grešaka. Podaci su mnogo tačniji.
Rešenje: Еvidencija radnog vremena
Sadržaj:
- Kako su smanjili broj nepotrebnih prekovremenih sati?
- Kako su smanjili broj grešaka u evidentiranju radnog vremena i automatizovali obračun plata?
- Kako poslovođe i zaposleni sami upravljaju rešenjima za odsustvo s posla?
Vrtko, d. o. o.
- Oblast: trgovina na veliko cvećem i sadnicama
- Veličina kompanije: srednja
- Broj zaposlenih: 42
- Broj filijala i kompanija: 4 filijale u Sloveniji, kompanije u Hrvatskoj i Srbiji
Izazov / problem
„Ako napravite grešku tokom obračuna radnog vremena, to predstavlja problem za zaposlenog.“
Ovim rečima Alenka Kolenc, supruga vlasnika kompanije Vrtko Igora Kolenca i administrator ključnih podataka o radnom vremenu i platama zaposlenih u Vrtku, opisuje izazove sa kojima se kompanija suočavala pre nego što je uvela novo rešenje za evidentiranje radnog vremena koje nudi Špica.
Bilo je više problema odnosno izazova. Najveći od njih bio je izvoz podataka iz evidencije radnog vremena u podatke za obračun plata. Program je bio spor, a podaci u njemu manje pregledni nego sada. Radnicima trenutni i ažurni podaci o evidentiranom radnom vremenu nisu bili na raspolaganju.
Alenka Kolenc ovako se priseća tadašnje
situacije: „Ranije sam krajem svakog
meseca dobijala podatke o greškama iz 20 prodavnica baštenske opreme. Jednom
mesečno sve te informacije je trebalo proveriti. Pre nego što smo uveli novo
rešenje, korigovanje podataka o radnim satima zaposlenih oduzelo mi je barem
dva dana mesečno. Sada se to rešava ažurno, automatski.“
Igor Vrtko, vlasnik Vrtka d.o.o., i Alenkin
suprug, voli da izazove tog vremena ilustruje anegdotom: „Za organizaciju radnog vremena zaposlenih i tada su bile zadužene
poslovođe filijala, ali mnogi to nisu kontrolisali ozbiljno. Dešavalo se da
zaposleni dolaze na posao kada im to nije naređeno. U jednoj od naših radnji
radno vreme počinjalo je u osam ujutro. Ali jedna od radnica dolazila je na
posao već u šest. Kada ju je poslovođa pitao zašto dolazi tako rano, ona je
odgovorila da je to zbog autobuskog reda vožnje. Na dodatno pitanje šta radi do
osam sati, odgovorila je da malo počisti i pospremi. A nije bila čistačica, već
prodavačica. Ispostavilo se da je ta radnica imala mnogo prekovremenih sati
koje niko nije odobrio. A ona ih je samo skupljala.“
O Vrtku i viziji
Kompaniji Vrtko hitno je bilo potrebno novo rešenje zbog svog kvalitetnog rasta. Kompanija je osnovana još 1991. godine. U početku se uglavnom bavila vlastitim uzgojem ukrasnih biljki. Uzgojene biljke prodavale su se na ljubljanskoj pijaci i obližnjim cvećarama. Kako to preduzetnici vole da kažu: iz garaže.
Kompanija sada u oblasti sadnica ima ekskluzivne ugovore o prodaji sa najvećim renomiranim evropskim proizvođačima sadnica i semena: DümmenOrange, Florensis, Deliflor, Gediflora, Dekker, Graines Voltz, Semo, Gautier. Ima četiri filijale u Sloveniji, kao i kompanije sa sopstvenom i zakupljenom filijalom u Hrvatskoj i Srbiji. U Sloveniji je aktivna i u oblasti maloprodaje. Drži tri prodavnice baštenske opreme i cvećaru.
Distribucija robe se uglavnom vrši sopstvenim voznim parkom koji čine 4 kamiona, dva kombija i 5 lakih kombija.
„Ponosni smo što smo iz male garažne kompanije izrasli u tako razgranatu grupu kakva je danas. I da smo u našoj oblasti pretekli kompanije koje su nekada bile znatno jače od naše. Neke od njih danas više ne postoje, a neke su sada manje od nas“, kaže Igor Kolenc.
Ovakav rast porodičnog biznisa zahtevao je promenu organizacije i evidentiranja radnog vremena, što je od velike važnosti za dobru poslovnu organizaciju, obračun plata i druge potrebne podatke za kvalitetno poslovanje kompanije.
Rešenje
Odlučili su se za rešenje Špica All Hours.
„Sada možemo brzo da vidimo da li neko dolazi suviše rano na posao i pitamo poslovođe zašto su zaposleni tako rano na radnom mestu“, kaže Igor Kolenc. Alenka Kolenc dodaje: „Radnici sada sami prate podatke o svom radnom vremenu.“
Ali to nije sve. Grešaka je znatno manje. Podaci su mnogo tačniji. Izvoz podataka iz evidencije radnog vremena u program za obračun plata je automatizovan. Program je znatno brži od prethodnog. Podaci su mnogo pregledniji nego nekada.
Nije više
potrebno da se na kraju svakog meseca svim radnicima šalju podaci na proveru. I
oni i poslovođe greške mogu uočiti čim do njih dođe. Stres do kojeg je dolazilo
kada je na kraju meseca trebalo tražiti pogrešne podatke za ceo mesec, sada je
stvar prošlosti.
Ne samo da radnici više ne dolaze suviše rano na posao i više nemaju previše prekovremenih sati. Uskoro će Vrtko moći da prati ne samo kada osoba dođe na posao, već i kada zaista počinje da radi. Zaposleni će se prijaviti dva puta. Prvo na ulazu u kompaniju, a zatim na radnom mestu odnosno na ulazu u radnu jedinicu ili pogon. Radnici na terenu, međutim, već počinju sa radom od kuće tako što se prijave na daljinu.
U nekim odeljenjima već se dešava da zaposleni prate koje kolege su već najavile kada će ići na odmor. Svi podaci su transparentni. Zaposleni se sami dogovaraju kada će biti na odmoru. U mnogim jedinicama radnici već sami organizuju odmore tako da to ne bude na štetu posla.
Rezultati
- Pre uvođenja rešenja Špica All Hours, proveravanje evidentiranja radnog vremena oduzimalo je dva dana mesečno. Sada je sve to automatizovano.
- Broj prekovremenih sati se smanjio jer zaposleni više ne dolaze prerano na posao, a kontrola određivanja radnog vremena zaposlenima je efikasna.
- Potrebno je manje vremena za koordinaciju odsustva s posla jer svi zaposleni vide podatke na transparentan način. U pojedinim odeljenjima mogu efikasnije upravljati odsustvima zbog odmora ili iz drugih razloga. Zaposleni se sami dogovaraju.
- Uskoro će biti moguće meriti i vreme kada su zaposleni stvarno na radnom mestu a ne samo prisutni u kompaniji.
