Špicino rešenje za automatski obračun preko 200 različitih vrsta plata

STUDEN Holding Group

·       Industrija: Agroindustrija

·       Veličina kompanije: Velika, grupacija od više kompanija

·       Broj zaposlenih: 850

·       Sajt: http://sco-group.com/sr/

·       Specijalnosti: STUDEN Holding ima međunarodni portfolio agrobiznisa, koji pokriva preradu, trgovinu i distribuciju poljoprivrednih proizvoda, kao što su šećer, jestiva ulja, uljarice i žitarice. Kombinacija ljudi, strateških partnerstava i dokazanog poslovnog modela omogućila je da se STUDEN Holding kontinuirano razvija u pogledu operativne izvrsnosti i zadovoljstva kupaca, što dovodi do progresivnog rasta, u smislu udela na tržištu i međunarodnog prisustva sa ovim ključnim proizvodima.

O STUDEN Holding grupi: Više od 850 zaposlenih u 10 zemalja

"STUDEN Holding poseduje međunarodni portfolio agrobiznisa koji pokriva preradu, trgovinu i distribuciju poljoprivrednih proizvoda, šećera, jestivih ulja, uljarica, žitarica i kafe. STUDEN Holding grupa sastoji se iz više kompanija. BIMAL se bavi proizvodnjom jestivog ulja, a STUDEN AGRANA se bavi proizvodnjom šećera. Treća vrsta industrije je Mingos kafa. Time se zaokružuje ponuda naših osnovnih životnih namirnica," kaže Tijana Čolić, HR menadžer BIMAL grupe.

Holding je osnovan 1992. godine u Beču, gde je i sedište kompanije, a kroz kapitalna povezivanja STUDEN Holding uspostavlja svoje proizvodne i distribucione kompanije i započinje ciklus investicionih projekata u prehrambenu industriju Zapadnog Balkana. Grupa danas ima više od 850 zaposlenih u 10 zemalja širom jugoistočne Evrope i na Bliskom istoku: Austriji, Sloveniji, Hrvatskoj, BiH, Srbiji, Kosovu, Albaniji, Ujedinjenim Arapskim Emiratima, Izraelu i Turskoj.

STUDEN Holding je investitor u prehrambenoj industriji Bosne i Hercegovine. U tri fabrike u Brčkom, BiH inicijalno je uloženo više od 100 miliona EUR. Uz strateška partnerstva sa austrijskim kompanijama AGRANA Grupom i VFI (VEREINIGTE FETTWARENINDUSTRIE) u Brčkom jea izgrađen veliki agroindustrijski kompleks u kome rade fabrika za proizvodnju jestivog ulja BIMAL, STUDEN-AGRANA Rafinerija šećera, MINGOS proizvodnja kafe i više uslužnih kompanija.

Više o STUDEN grupi na kraju članka.

Izazovi: Alat za složenu regulativu BiH, ali i u Dubaju, Beču, Srbiji i Ljubljani

"Špicin softver  omogućava planiranje radnog vremena i sortiranje ljudi unutar smena. To je nama najvažnije.« Mirsad Lišić

Najpre je BIMAL d.d. kao najveći proizvođač jestivog ulja u Bosni i Hercegovini u 2015. godini odlučio da nadogradi svoj sistem evidencije radnog vremena zbog nedostatka mogućnosti planiranja smena i poteškoća u preuzimanju podataka sa vremenskih terminala. Neki provajderi su preporučili Špicu zbog njenog robusnog i dugotrajnog hardvera. Špica je organizovala da BIMAL poseti slovenačke proizvodne kompanije koje koriste Špicino rešenje za vreme i prisustvo.

"Špicin softver omogućava jednostavno planiranje radnog vremena i sortiranje ljudi unutar smena. To je nama bitno i olakšava preglednost samog plana rada. U početku sistem nije bio takav kakav bi nama u potpunosti odgovarao. Ali su ljudi iz Špice to prihvatili i zajedno smo ga nadopunili onako kako nam odgovara. Špica je zbog složenosti sistema podesila i prilagodila svoje rešenje nama kao kupcu. Sada to rešenje maksimalno koristim jer je je jednostavno i aplikacija je jako pregledna i jednostavna za upotrebu." - kaže Mirsad Lišić, direktor agencije za sigurnost unutar STUDEN Holdinga koji je zadužen za kontrolu pristupa, a i administraciju radnog vremena za oko 40 radnika agencije. 

"Špicina rešena su implementirana u svim kompanijama koje posluju unutar Agroindustrijskog kompleksa Brčko, kao i proizvodnim kompanijama Holdinga koje posluju u Srbiji." Tijana Čolić

"Budući da je Brčko distrikt kondominijum Bosne i Hercegovine, STUDEN Holding grupa se suočila sa brojnim izazovima posebno zbog složenih i zakonskih regulativa koje uređuju radno pravo. U našim kompanijama zapošljavamo osobe iz entiteta Brčko, Federacije BiH i Republike Srpske, što je jako složeno zbog zakonodavnog uređenja oba entiteta. Ali rešenjem u saradnji sa Špicom dobili smo podršku da te složene procese automatizujemo i dobijemo adekvatno rešenje za sve vrste zarada." - objašnjava Vanja Grčević, HR administrator za obračun plata u BIMALu.

"Rešenje nam je olakšalo pregled. Ranije smo imali klasičnu radnu evidenciju, gde je svaki zaposleni imao svoju sheet listu i ručno  ispunjavao podatke o dolasku i odlasku. Na osnovu te liste se za svakog radnika izvlačilo koje je sve vrste rada obavio. Zamislite onda zaposlenog u računovodstvu kada mu dođe više od 200 takvih sheet lista za obračun plata. I onda treba da razdvoji i vrste rada od običnog rada, noćnog rada, prekovremenog rada, za svakog radnika …" - dodaje Vanja Grčević.

Jako složeno. Zbog toga nije slučajno šta je fokus bio uvođenje rešenja Time&Space. "Fokus broj jedan nam je bio monitoring prisustva svih zaposlenih u grupi. Posledica toga je izvoz i obračun plata." - kaže Tijana Čolić.

Pre toga svaki put se moralo voditi računa da nisu svi radnici prijavljeni u istom zdravstvenom osiguranju, istom poreskom sistemu i u istom entitetu države BiH. Tek onda bi ručno u vezi sa vrstom rada krenulo zapisivanje podataka za svakog zaposlenog u erp sistem.

To praktično znači da bi, za recimo 280 radnika BIMALA, jedne od kompanija u sastavu STUDEN Holding grupe, trebalo dan do dan i po samo da se preračunaju njihove sheet liste. Možda toliko ili čak i više da se ručno unese za svakog od radnika za svaku vrstu zarade iznos tih zarada. Ako je svaki zaposleni u proseku imao sedam do osam različitih zarada to znači 1500 do 1600 ručnih unosa svake vrste zarade.  

Jedan od najčešće korišćenih modula u sklopu rešenja Time&Space je Payroll Integration Framework, koji omogućava korisnicima da na efikasan način podatke iz evidencije radnog vremena obrade i prikažu kroz različite vrste plaćanja (counters). Na taj način korisnik znatno smanjuje potrebu za ručnom obradom podataka i brzo i bez mogućnosti ljudske greške dobijamo podatke spremne za analize ili unos u program za plate. 

U kompaniji Bimal, modul PIF obračunava preko 200 različitih vrsta plata, automatski na osnovu podataka korisnika obračunava vrste plaćanja za različite kombinacije (npr. Redovan rad FBIH, redovan rad RS, redovan rad distrikt Brčko) obračuna.

A uz to i sledeće. "Imali smo dve, tri vrste erp-ova i modula. U vezi sa tim morali smo da nađemo zajedničko rešenje sa Špicom. To je što se tiče samih fajlova. Druga stvar je pristup podacima, to je bilo najveći izazov," objašnjava Zlatan Zimonjić, IT direktor STUDEN Holding grupe.

Zbog svega toga danas je sve mnogo jednostavije. 

"Svaki put se moralo voditi računa da nisu svi radnici prijavljeni u istom zdravstvenom osiguranju, istom poreskom sistemu i u istom entitetu države BiH." - Vanja Grčević

Rešenje: "Sa pasijansa na playstation."

BIMAL je implementirao rešenje tokom leta 2016. tako što je prvo uspostavio proces praćenja vremena za deo radnika i 16 menadžera. Jedan od najvažnijih delova bilo je postavljanje automatskog planiranja, čime se značajno smanjuje ručno planiranje, budući da Time&Space nudi dinamičnu, „u hodu“ raspodelu radne snage u slučaju nepredvidivih izostanaka zbog bolovanja ili sličnih događaja.

U jesen 2016, BIMAL je počeo da priprema platni spisak koristeći Time&Space Payroll Integration Framework (PIF) modul, koji omogućava automatsko izračunavanje podataka o prisutnosti prema velikom broju pravila. Kako su radnici BIMALA iz raznih delova Bosne i Hercegovine, BIMAL je morao da implementira 3 različita propisa o radu (Federacija, Republika Srpska, Brčko).

"Mogla bih reći da je migracija sa prethodnog sistema na Špicino rešenje kao prelazak sa pasijansa na Playstation.” Tako je opisala prelazak na nov sistem već ubrzo nakon implementacije jedna od službenica u HR sektoru BIMALA.

"Špicina rešenja su sada implementirana u svim kompanijama agroindustrije unutar STUDEN Holdinga," - kaže Tijana Čolić. I dodaje: "Ljudi imaju otpor na bilo koju vrstu promene. U startu sigurno nisu svi to oberučke prihvatili. Ali vremenom svi su shvatili da je sistem u službi funkcionisanja i nas i njih. Znači da je to nešto neminovno, obavezno. A pravila su tu da se poštuju ili ne. Nije bilo potrebe za bilo kakvim sankcionisanjem." 

Koriste se i mobilni i stacionarni uređaji. Mobilne uređaje mogu koristiti npr. vozači kamiona.

Sada više nema izazova sa preko 200 vrsta plaćanja kao što su naknada za rad preko noći, rad neradnim danima, smanjena osnovica na plate zbog bolovanja, porodiljskog odsustva, delimična isplata prekovremenih sati i prebacivanje ostatka na stanje za sledeći mesec, obračun toplog obroka.

Kada su pripremljeni, podaci o platnom spisku se automatski prenose u ERP sistem putem integracije PIF-a i ERP Imela unutar kompanija STUDEN Holdinga, tako da su računovodstva spremna za isporuku platnog spiska.

Kada se radi o izostancima s posla teško je bilo sve u potpunosti centralizovati. Promena je negde dobrodošla i lako prihvaćena, a negde ne. Međutim, apsentizam se smanjio jer su ljudi jednostavno shvatili da je sistem uveden, pravila postoje i treba ih poštovati. Nismo imali potrebu  za dodatnim disciplinovanjem. Ljudi su kao svesna bića odgovorni za svoje postupke." objašnjava Tijana Čolić.

"Koriste se i mobilni i stacionarni uređaji. Mobilne uređaje mogu koristiti vozači kamiona." - Zlatan Zimonjić

Rezultati

Danas, Špica terminali u celom agroindustrijskom kompleksu STUDEN Holding grupe prikupljaju podatke o posećenosti i prikazuju stanja. Menadžeri planiraju i proveravaju prisustvo na svojim web modulima. Administrator, HRM i računovodstvene službe pripremaju podatke o plaćama koristeći Time&Space PIF modul i prenose konačne podatke u BIMALOV ERP.

Najveće koristi od implementovang sistema su sledeće:

·       značajno je smanjen ručni rad za obračun platnog spiska i složenog izveštavanja državne uprave (zavod za zdravstveno osiguranje i poreska uprava)

·       olakšan je rad menadžerima, u vezi sa administracijom podataka o prisustvu i planiranju za svoje radnike

·       transparentnost prisustva je veća i za radnike i za menadžere

·       smanjio se apsentizam

·       a smanjio se i gubitak vremena od prijave radnika na terminalu do početka njegovog rada.

Zašto? Vanja Grčević objašnjava kako su u STUDEN Holdingu otišli i korak dalje što se tiče same registracije. Svaki pogon ima svoj uređaj za pristup radnom mestu. Čim ulaze u pogon radnici se i prijavljuju na terminalu. Zbog toga nema gubljenja vremena na putu, od ulaska u kompaniju do ulaska u pogon i obavljanja rada na radnom mestu.

"Sada je ceo proces automatizovan. Administratori potvrđuju podatke za protekli mesec. Ako nešto treba korigovati to se uradi. Takav finalni zajednički izveštaj ide u računovodstvo. A računovodstvo automatski vrši isplatu plata." - kaže Vanja Grčević 

Detajlnije o STUDEN Holding grupi

Pod krovnim Holdingom usljed obima posla i razvoja poslovne mreže, jasno su se definisale i dve poslovne grupe, BIMAL Grupa i AGRANA-STUDEN Grupa.

BIMAL Grupa

BIMAL Grupa je proizvođač proizvoda iz semena uljarica u okviru koje radi šest operativnih kompanija. Sa svojom proizvodnjom, prometom, uslugama i distributivnim kompanijama, BIMAL Grupa obavlja sve poslove počevši od prerade uljarica, proizvodnje i prometa sirovih ulja i proteinske sačme, trgovine žitaricama i završno sa proizvodnjom i trgovinom proizvoda, odnosno jestivih ulja, sačmi, lecitina i masnih kiselina, kao i pružanje usluga skladištenja i usluga biznis parka.

AGRANA-STUDEN Grupa

AGRANA-STUDEN Grupa je odgovorna za trgovinu, preradu i distribuciju šećera i zaslađivača u svim oblicima i formama. Trenutno ima deset operativnih kompanija koje rade u bliskoj saradnji kako bi se ekonomično nabavile sirovine različitog porekla iz svih delova sveta, preradio sirovi šećer u beli kristalni šećer, i distribuirao konačni proizvod prema zahtevima proizvođača hrane i pića, veleprodaje i maloprodaje.

STUDEN GLOBAL Grupa

STUDEN GLOBAL u najvećoj mjeri trguje sirovom kafom iz sedišta u Dubaiju i Sao Paolu. Koristimo širok raspon sirovih zrna kafe Arabica i Robusta koja se kupuju direktno s farmi kafe u Brazilu, Indiji i Vijetnamu. U Brčko distriktu, u Bosni i Hercegovini, smeštena je proizvodnja pržene kafe MINGOS Coffee. 

Veliko iskustvo u prženju zrna i proizvodnji raznih vrsta mlevene kafe zaokružilo je poslovanje STUDEN GLOBAL-a u diviziji kafe. Brendirani proizvodi u ovom segmentu su mešavina najfinijih vrsta sirove kafe na svetu kako bi se osigurao vrhunski kvalitet, ukus i aroma.