Choose languageLanguage
Studija slučaja

Špicino rešenje pomaže brzorastućoj startup kompaniji

Špicino rešenje pomaže brzorastućoj startup kompaniji Špicino rešenje pomaže brzorastućoj startup kompaniji
Datum
08/05/2024

Rešenje: Špica All Hours

Sadržaj:

  • Kako rešenje kompanije Špica pomaže kompaniji koja je za samo pet godina od osnivanja postala kompanija srednje veličine?
  • Kako zaposleni sa fleksibilnim radnim vremenom sada organizuju kraći radni dan nakon intenzivne radne nedelje radi boljeg pregleda stanja odrađenih sati?
  • Kako im All Hours rešenje kompanije Špica pomaže da planiraju kada im je potrebno više studenata? 

Bevo (Juicy Marbles):

  • Industrija: prehrambena
  • Veličina kompanije: srednje veličine
  • Broj zaposlenih: 50

Dostignuća tri proizvoda:

  • Thick cut filet: grocer champion 23, no.1 veg finer things 22
  • Loin: Loin je uvršten u 50 najboljih „Food & Drink 2022“ proizvoda koje ocenio magazin Gear Patrol.
  • Ribs: izabrani su za najinovativniju namirnicu 2024. godine i dobili specijalnu nagradu za inovacije u oblasti održivosti

O kompaniji Juicy Marbles: Za samo pet godina od Evrope do Amerike

Startup kompanija Bevo je osnovana 2019. godine, a januara 2021. je završeno njeno učešće u američkom startup akceleratoru Y Combinator, preko koga je kompanija dobila sredstva za startup poslovanje. Od samog početka suosnivači Tilen Travnik, Luka Sinček, Maj Hrovat i Vladimir Mićković želeli su da osmisle ukusne prehrambene biljne proizvode koji će se proizvoditi na održiviji način. 2021. godine, kompanija sa sedištem u mestu Domžale bila je finalista za titulu slovenačkog startup preduzeća godine.  

undefined

Njihov brend se zove Juicy Marbles. Razvili su sopstvenu tehnologiju proizvodnje i izborili se za svoje mesto u Y Combinator-u, jednom od najprestižnijih poslovnih akceleratora na svetu. Od tada je broj zaposlenih porastao za skoro 40, tako da ih sada ima ukupno 50.  

Proizvode i prodaju ukusnu hranu biljnog porekla. Zbog svoje jedinstvenosti i nedovoljne količine odrezaka biljnog porekla na tržištu, proizvodi su bili rasprodati mesecima unapred, a nedavno su i povećali svoje proizvodne kapacitete. Brend Juicy Marbles je učvrstio svoju poziciju u Evropi i Americi.

Najjači su na tržištima Velike Britanije, Skandinavije i DACH zemalja (Nemačka, Austrija i Švajcarska), a zaustupljeni su i na tržištima drugih zemalja, kao što su Češka, Holandija, Francuska itd. U Evropi se njihovi proizvodi mogu naći kako u restoranima, tako i u prodavnicama, a u Americi, koja trenutno predstavlja manje tržište, dostupni su samo u onlajn prodavnicama. Mali deo prometa ostvaruju u Sloveniji i gotovo sav prihod potiče iz izvoza.

undefined

Izazovi: Rast proizvodnje je prevazišao Excel

„Sada teško mogu da zamislim kako bi bez Špicinog rešenja All Hours upravljali podacima o prisustvu i odsustvu, čak i kada bi imali samo deset zaposlenih“ - kaže Ana Gabršček, menadžerka odeljenja za ljudske resurse.


Kada su se 2021. godine odlučili za All Hours rešenje kompanije Špica, imali su najviše deset zaposlenih, tako da nije bilo mnogo izazova. Međutim, u kompaniji su znali da će se taj broj povećavati, pa su želeli da što pre pređu na automatizovano rešenje. Na samom početku, za evidenciju radnog vremena zaposlenih koristili su samo Excel.
Naprednije funkcije koriste od 2022. godine, kada je počeo da raste tim za proizvodnju.

undefined


„Tada smo morali da počnemo da koristimo Špicino rešenje da bismo automatski prikupljali podatke o pauzama, pauzama za ručak, radu u smenama, fleksibilnom radnom vremenu zaposlenih, prekovremenim satima, bolovanjima, odmorima itd. Sada teško mogu da zamislim kako bi bez All Hours rešenja upravljali zaposlenima, čak i kada bi imali samo deset zaposlenih“ - kaže Ana Gabršček, menadžerka odeljenja za ljudske resurse.

Jedno rešenje za dve grupe rada - u smeni i fleksibilan

Sada imaju dva različita rasporeda rada, jedan za proizvodnju, a drugi za zaposlene u kancelarijama. Potonji imaju fleksibilniji raspored i mogu da rade od kuće.

Prema rečima Line Petek, stručnjakinje za ljudske resurse, od jeseni zaposleni u kancelarijama precizno evidentiraju radno vreme. Ranije, proces evidencije nije bio strogo definisan. Sada svi koji ne rade u smenama mogu slobodno da prilagode radno vreme, na primer tako što jedan dan rade 10 sati, a drugi dan 6 sati. Tako radi polovina zaposlenih.

undefined

„Sada svi imamo bolji pregled koliko vremena stvarno provodimo radeći, samim tim možemo brže da reagujemo na dane sa više posla ili nedelje sa više vremena na raspolaganju. Imamo kontrolu nad svojim prekovremenim radom,“ kaže Lina Petek i dodaje da je aplikacija veoma prilagođena korisnicima.

Svi zaposleni koriste mogućnost evidencije dolaska i odlaska sa radnog mesta preko terminala ili aplikacije. Prvo je uvedeno 2022. godine, odn. ne odmah po uvođenju All Hours rešenja kompanije Špica. Pošto imaju obe opcije, evidencija je prilično pažljiva. Dobro su usvojili pravilo da zaposleni sami prosleđuju ispravke. Evidencija radnih sati je na ovaj način postala transparentna, naročito za zaposlene u kancelarijama koji imaju fleksibilnu evidenciju.

Novi zaposleni se brzo navikavaju na Špicino rešenje. „Prvi dan dobijaju priručnik i istovremeno ih upoznajem sa aplikacijom. U prošlosti je veći izazov bio za neke zaposlene, jer su prešli na sistem evidencije na koji nisu navikli,“ kaže Lina Petek.

Aplikacija im pruža uvid u evidenciju vremena, prekovremenog rada, izostanaka i broj preostalih dana odmora. Brže je i lakše da sami dostave ispravke, čime se postiže da menadžeri budu bolje informisani o odsustvima iz tima, jer ih zaposleni putem aplikacije preciznije i brže obaveštavaju o svojim odsustvima. Na taj način menadžeri unapred imaju uvid, što im olakšava organizaciju rada. Na primer, menadžeru proizvodnje je od koristi bolji uvid u odsustva.

Rešenje omogućava brz pristup analizi podataka, i bržu obradu platnog spiska. U proseku, obračun jedne plate je kraći za oko 2 sata.    

 „Celokupan proces prikupljanja podataka se sada odvija automatski,“ kaže Lina Petek. Oni se zatim izvoze u Excel i prosleđuju knjigovodstvenoj agenciji. Podaci su vrlo brzo dostupni za analizu, na primer za upoređivanje plaćenih sati sa stvarnim fizičkim prisustvom zaposlenih na radnom mestu. Lina Petek: „Na kraju meseca ima veoma malo ispravki.“

Za kadrovsku službu od ključnog značaja je lakša obrada platnog spiska i analiza prisustva i odsustva zaposlenih tokom meseca. Imaju lakši i brži pristup podacima za različite izveštaje, preglede prisustva i brže mogu da pripreme različite podatke za obračun platnog spiska. Analiza im omogućava brz uvid kome nedostaje neki unos. Veza sa terminalima i aplikacijom je dobra, a administrativni poslovi su olakšani.

Unapred uneta odsustva olakšavaju organizaciju rada u proizvodnji i pružaju bolji uvid u rad od kuće. Produktivnost odeljenja za ljudske resurse je veća zahvaljujući automatskom evidentiranju i ispravkama od strane zaposlenih.  

Rešenje kompanije Špica je usvojeno uz dozu humora

„Sada svi imamo bolji pregled koliko vremena stvarno provodimo radeći, samim tim možemo brže da reagujemo na dane sa više posla ili nedelje sa više vremena na raspolaganju,“ kaže Lina Petek. Naravno, neki zaposleni zaborave da se prijave ili odjave.

 „Pre nekoliko godina smo imali nekoliko članica tima koje su često grešile prilikom evidentiranja. Čas se nisu evidentirale, čas su se prekasno evidentirale...Zajedno smo se mnogo smejali tome. Ne znam da li ih je grizla savest, ali su mi u jednom trenutku predložile da u posudu ubace dva evra svaki put kada pogreše u evidenciji. Zamalo da sam se obogatila. 😊😊 Sa prikupljenim novcem smo kupili oglasnu tablu. Meni je bilo veoma simpatično što su same došle na ovu ideju. To je još bilo u vreme kada još nisu mogle same da isprave greške“ - priseća se Ana Gabršček prijatnih događaja vezanih za greške zaposlenih.

 „Ipak se desi da zaposleni pogreše. Zato sada imamo prelazni period tokom kojeg uče kako da isprave greške. Pa ipak još uvek dobijam poruke od pojedinih članova tima koji me mole da ispravim neki podatak“ - dodaje Lina Petek.  

Zaposleni mogu da isprave podatke uz naknadnu potvrdu menadžera. Podaci im pomažu pri planiranju. „Utvrdili smo da u septembru, na početku školske godine, ima mnogo više bolovanja. Zbog toga smo prošle godine produžili studentski rad. Međutim, ne uočavamo sistemsku zloupotrebu bolovanja. Naravno, kada deca idu u školu češće dolazi do bolesti,“ kaže Ana Gabršček i dodaje da studenti koriste isti sistem evidentiranja, a obračun se vrši preko studentske službe.  

Ana Gabršček ukazuje na još jednu prednost Špicinog rešenja: „Uprkos mnogim novim zakonskim uslovima, ono nam omogućava da ih zadovoljimo uz minimalnu količinu administrativnih poslova.“  

Ona takođe hvali Špicin tim za podršku: „Po meni je to korisnička služba koja najbrže reaguje. Uglavnom se javljaju posle samo nekoliko minuta, a najduže posle par sati. Međutim, dobro bi nam došao još jedan detaljan sastanak poput onog, koji je bio organizovan pre uvođenja novog zakona o evidenciji. To bi nam pomoglo da bolje razumemo promene koje su izvršene u Špicinom All Hours rešenju.“ 

Prednosti:

  • Prednosti evidencije radnog vremena:
  1. uvid u sate, u 8-časovno radno vreme
  2. precizniji podaci o radnu od kuće i u kancelariji
  3. evidencija prekovremenog rada za redovno korišćenje
  • Prednost upravljanja odsustvima:
  1. pregled godišnjih odmora, npr. kolektivni odmori i posebni dogovori (unapred se može videti kako su se zaposleni raspodelili)
  2. informisanje o bolovanjima i korišćenje sati (automatsko brisanje sati iz bilansa prilikom korišćenja uz istovremeno tačniji pregled)
  • Prednosti pri obračunu platnog spiska:
  1. brza analiza radnog vremena, odmora i bolovanja
  2. uvid u rad od kuće (prilikom pregleda svih zaposlenih može se brzo videti ko je radio od kuće i koliko u toku dana – pola dana ili ceo dan, što je važno za obračun platnog spiska)
  • Prednosti kontrolisanog pristupa:
  1. uvid u sve korisnike
  2. mogućnost brze ispravke
  3. brzo izveštavanje
  4. uvid u prisustvo za određeni dan
  5. brza priprema podataka za plate, pregled određenih odeljenja – plaćeno vreme naspram radnog vremena