Rešenje kompanije Špica hotelima štedi stotine sati najbolje plaćenih radnika

O Plaza hotelima: od nakita do hotelske industrije

Radisson Blu Plaza Hotel i Grand Plaza Hotel & Congress Center, oba u Ljubljani, u vlasništvu su Zlatarne Celje, čiji je vlasnik Bojan Albreht. Oba prestižna hotela koriste dva rešenja kompanije Špica: All Hours i Door Cloud.

Radisson Blu Plaza Hotel u BTC-u je član hotelskog lanca Radisson, a Grand Plaza Hotel se nalazi u centru prestonice i ne pripada nijednom lancu hotela. Oba hotela imaju kongresni centar koji ostvaruje veliki deo prihoda, a vodi ga izvršna direktorka Marina Nađ.

Izazovi: Izuzetno dugotrajno prikupljane podataka

Oba hotela su pre otprilike dve godine počela da koriste Špicina rešenja. Pre toga su koristili drugo rešenje.

„U početku nisam želela da promenim pružaoca usluge, jer sam se navikla na postojeće rešenje. Stoga nisam želela da ga promenim. S obzirom na to da je naš vlasnik želeo bolji sistem za novi hotel, iskoristili smo priliku i odlučili da isprobamo Špicino rešenje. Kada sam se upoznala sa Špicinim proizvodom, odlučila sam da više ne koristimo nijedno drugo rešenje“- kaže Marina Nađ i dodaje da ju je u to ubedila koleginica koja radi u drugom hotelu.

Pre uvođenja novog rešenja, kadrovskoj službi su bila potrebna najmanje dva dana da prikupi podatke potrebne za obračun platnog spiska. Marina Nađ je i sama to radila, tako da se dobro seća tog procesa. Sada odgovorno lice sve potrebne podatke prenosi uz samo nekoliko klikova.

„Zadovoljni smo i sa Door Cloud rešenjem. Sa prethodnim rešenjem nisam mogla da pratim sve podatke, a sada je to moguće. To mi je ranije oduzimalo bar pola sata dnevno. Sada u svakom trenutku mogu da pristupim svim podacima. Više ništa ne moram da proveravam – na primer, da li su svi menadžeri ispravili netačne podatke, da li je neko pogrešno evidentirao dolazak itd.“ - objašnjava Marina Nađ.

Ako se uzme u obzir ušteda vremena za svako odeljenje, nova rešenja kompanije Špica su uštedela tri sata dnevno, odn. najmanje 600 sati najbolje plaćenih radnika na godišnjem nivou.

„Kada sam se upoznala sa Špicinim proizvodom, odlučila sam da više ne koristimo nijedno drugo rešenje,“ kaže Marina Nađ, izvršna direktorka hotela Radisson Blu Plaza Hotel i Grand Plaza Hotel & Congress Center.

Rešenje: Veće poverenje u sistem, manje žalbi

Zašto je Marina Nađ promenila mišljenje? „Špicino rešenje je pregledno. Veliku pažnju posvećujemo svakom satu rada, jer su troškovi zaposlenih u našoj industriji najveći. Zato u toj oblasti možemo mnogo da uštedimo zahvaljujući dobroj organizaciji.“ Dodaje da im jednostavan i brz pregled događaja u Špicinom rešenju između ostalog omogućava da efikasnije kombinuju radne zadatke koje zaposleni obavljaju u oba hotela.

Sistem im omogućava da prate različite oblike rada, uključujući podeljeno radno vreme, različite oblike skraćenog radnog vremena, prekovremeni rad... U oba hotela radi veliki broj osoba sa invaliditetom, od kojih neki radi 6 sati dnevno, a neki 4 sata dnevno. Imaju nekoliko posebnih platnih grupa, sa zaposlenima koji rade 5 ili 6 dana nedeljno. Pored redovno zaposlenih, sistem koriste i studenti, praktikanti iz turističkih škola i drugi spoljni saradnici. Rešenja kompanije Špica se svemu tome lako mogu prilagoditi. Ona omogućavaju praćenje i prikupljanje podataka.

Svim podacima upravljaju menadžeri odeljenja. Samo su oni u mogućnosti da evidentiraju dolazak i odlazak pomoću mobilnih telefona, zaposleni to obavljaju pomoću čipova. Zapošljavaju različite osobe različitog nivoa obrazovanja i zbog toga su se odlučili za klasičan vid evidentiranja dolaska i odlaska. Većina zaposlenih radi na čišćenju soba, u kuhinji itd. Za njih je tako najjednostavnije. Jednom nedeljno dobijaju izveštaj o odrađenim satima, a te podatke mogu da provere i prilikom evidencije na terminalima ili pak mogu da pitaju menadžere, jer je sledljivost zagarantovana. Greške prilikom evidentiranja su takođe vidljive.

"Možemo dobro da pratimo odsustva. Zahvaljujući grafičkom prikazu, odstupanja su odmah vidljiva. Sve je jasno prikazano. Čak i ako se neki od zaposlenih požali da nije dobio slobodan vikend i sl., zajedno sa njim na računaru proverimo da li je stvarno došlo do toga. Žalbe su najčešće neopravdane, što se može videti na osnovu prikaza. Istovremeno se povećalo poverenje zaposlenih, jer svi vide da je evidencija sistema besprekorna. Ima mnogo manje pritužbi nego što je to bio slučaj ranije“ - kaže Marina Nađ.

Odlična alatka za planiranje i štednju

Podatke koriste i za analize i planiranje. Svakog meseca pregledaju broj odrađenih sati u svakom odeljenju u odnosu na ostvareni promet. Zatim menadžeri razgovaraju o tome i lakše im je da planiraju. Racionalnost i produktivnost su se znatno poboljšale. Sada mogu mnogo lakše da planiraju i potrebno im je mnogo manje vremena za analizu podataka potrebnih za planiranje.

Umesto kancelarijskog posla, mogu da se posvete važnijim izazovima. Pored toga, svake nedelje mogu da uporede podatke oba hotela. Na osnovu toga mogu da ostvare znatnu uštedu kombinujući posao u oba hotela. Bez Špicinog rešenja, koji omogućava takav pregled, bio bi potreban veći broj zaposlenih.

Najveća ušteda ostvarena je u održavanju, odn. prilikom čišćenja i spremanja. Za sobarice imaju mogućnost da uporede podatke o broju očišćenih soba sa brojem radnih sati. Pošto te podatke sada brzo dobijaju iz Špicinog rešenja, mogu češće da vrše analize što doprinosi povećanju racionalnosti rada.

Špicino rešenje im je pomoglo da organizuju rad još dok je hotel u centru Ljubljane bio u izgradnji. U to vreme neki od njihovih radnika bili su na gradilištu. Pomoću mobilnih telefona bilo im je lako da organizuju njihovu evidenciju dolaska i odlaska. Odredili su vreme najranije moguće evidencije dolaska i područje rada. „Na taj način smo savladali izazov“- kaže Marina Nađ. „U našim hotelima radimo sa velikim informacionim sistemima, kao što je, na primer, sistem rezervacije smeštaja. Samo Špicina služba za podršku ima IT stručnjake koji bi mi u roku od pet ili deset minuta dali rešenje za moj problem. Izuzetno su strpljivi, čak i ako često postavljam glupa pitanja. 😊 Sa takvim stručnjacima se nikada ranije nisam srela.“Tako Marina Nađ, na šaljiv način, hvali Špicinu tehničku podršku.

Prednosti

• Ušteda:

1. najmanje 600 sati najviše plaćenih radnika godišnje
2. umesto dugotrajnog prikupljanja podataka, sada menadžeri mogu da se posvete važnijim izazovima

1. zbog bolje preglednosti rada i odličnog grafičkog prikaza podataka povećalo se poverenje zaposlenih, a smanjio se broj pritužbi
2. sistem se lako može prilagoditi različitim vrstama radnika i različitim oblicima rada
3. rešenje im je omogućilo jednostavnu evidenciju dolaska i odlaska za zaposlene koji su radili na terenu, na gradilištu novog hotela

• Analiza i planiranje:

1. rešenja su im omogućila da uporede racionalnost i produktivnost između odeljenja i između hotela
2. posledično su u mogućnosti da efikasnije kombinuju upućivanje radnika u jedan ili drugi hotel