OKR-i: Ciljevi i ključni rezultati – najbolja tehnika postavljanja ciljeva

Razumevanje osnova OKR-a: Ciljevi i ključni rezultati

OKR nije ništa drugo do cilj napisan na sledeći način: „Dostići ćemo [cilj], mereno [ključnim rezultatom].“ Kao što ime nagoveštava, OKR čine dva dela, cilj (O) i nekoliko povezanih ključnih rezultata (KR) – obično ih ima od 3 do 5. Primer OKR-a bi bio (postavljen kao kvartalni OKR):

Pogledajmo pažljivije oba OKR dela:

Cilj (O) je izjava o tome šta treba postići. To je ono što želite da postignete – konačni ishod. Pitanja iza nekog cilja trebala bi biti „U kom pravcu želimo da idemo?“ i „Šta želimo da postignemo?“ Cilj treba da bude postavljen na ambiciozan, konkretan i značajan način. Smisao ovog pitanja je da se identifikuje nekoliko osnovnih ciljeva za organizaciju koji mogu dovesti do najvećeg napretka dok sve ostalo ima manji prioritet.

U OKR-u, cilj treba da bude toliko ambiciozan da se osećate pomalo neugodno, kako bi vas gurnuo iz sigurne zone, ali isto tako cilj mora da bude kratak i lak za pamćenje. Koliko formalno će cilj biti formulisan, zavisi od kulture u preduzeću. Najčešća greška je da cilj napišete kao ključni rezultat. Pravilno određen cilj je protivlek za zabunu ili lošu realizaciju.

Ključni rezultati (KR) su način merenja napretka. Pitanje iza KR-a je „Kako da znamo da smo stigli?“ KR-i moraju da budu merljivi i proverljivi. Oni moraju imati početnu i ciljnu vrednost. Ako KR nema broja, to nije KR. Kada se postignu svi ključni rezultati, cilj je ostvaren. Ključni rezultati treba da se zasnivaju na svemu što može da se izmeri, kao što su npr. prihod, učinak, angažman, rast itd.

Ne bi trebalo da bude više od pet ključnih rezultata po cilju; idealno bi bilo tri do pet. Mora postojati jasan dokaz o postizanju svakog ključnog rezultata. Primeri dokaza su metrika, dnevnici promena, beleške, izveštaji itd. Dokaz mora da bude verodostojan i dostupan svim OKR stranama. Vođe treba čvrsto da stoje iza nekoliko OKR-a koji članovima tima pružaju jasnoću, orijentaciju i osnovu za procenu.

Opšta preporuka je da KR treba da bude napisan kao ishod a ne kao zadatak:

• Zadatak – zadatak, obaveza, zahtev (na primer: plan prodaje)
• Ishod – vrednost, uticaj, ponašanje, promena, ROI itd. (na primer: 10 novih klijenata)

Pošto su nam potrebne aktivnosti i ishodi za postizanje OKR-a, često postoji i treća kategorija u OKR metodologiji, a to su inicijative. Inicijative su svi projekti, planovi, zadaci i aktivnosti koje pomažu u ostvarenju ciljeva. Glavno pitanje iza inicijativa je „Šta ćemo uraditi da ostvarimo cilj?“ Za gorenavedeni OKR (generisanje potencijalnih klijenata) inicijative bi bile:

• Napišite 12 dugih objava na blogu kako biste ciljali relevantne ključne reči
• Izvršite SEO optimizaciju svake objave na blogu na osnovu SEO kontrolne liste
• Distribuirajte svaku objavu na društvenim mrežama
• Kreirajte i testirajte 10 obrazaca za optimizaciju stope konverzije

Sada kada ste upoznati sa glavnom filozofijom iza OKR-a, hajde da pogledamo neka od najčešće postavljanih pitanja:

1. Koje različite vrste OKR-a postoje?

Postoji pet različitih vrsta OKR-a. Možda ih ima još, ali ne treba previše komplikovati. Prva razlika je u tome koliko su ciljevi ambiciozni i koliko ima nepoznanica u pogledu njihovog ostvarivanja. Na osnovu tih varijabli možemo da identifikujemo obavezujuće OKR-e i željene OKR-e.

• Obavezujući OKR-i – To su obaveze tima sa preciznim planom (inicijativama), resursima, vremenskim okvirom itd. Postoji jasan plan kako postići OKR-e.
• Željeni OKR-i – To su veoma ambiciozni planovi koji su veoma rizični. Takođe je veoma teško predvideti njihove ishode. Ovi ciljevi zahtevaju mnogo više eksperimentisanja, bez jasnog plana.

Druga razlika je zasnovana na vremenskom okviru ili kadenci. Na osnovu razlike u vremenskom okviru postoje tri vrste OKR-a:

• Strateška kadenca: Visoko postavljen cilj. Obično se određuje jednom godišnje za vremenski period od godinu dana ili duže. OKR preduzeća treba da ujedini preduzeće ka ostvarenju nekoliko dugoročnih ciljeva.
• Taktička kadenca: Kratkoročni OKR za timove, obično se određuje kvartalno.
• Operativna kadenca: Postiže se nedeljnim proverama (više o tome kasnije), obično namenjena praćenju napretka KR-a.

2. Koji je idealan vremenski okvir za OKR-e?

Na ovo pitanje smo delimično odgovorili u prethodnom odeljku, ali ćemo sada biti nešto detaljniji. OKR-i preduzeća (strateški) treba da budu određeni na godišnjem nivou sa vremenskim rasponom od 1 do 3 godine, dok timski OKR-i treba da budu određeni kvartalno sa kvartalnim vremenskim rasponom.

Ovo su opšte preporuke i možete da budete fleksibilni. Vremenski okviri se mogu prilagođavati u skladu sa brzinom napretka preduzeća ili određenog tima ka ostvarenju ciljeva.

3. Koliko OKR-a je potrebno?

Veoma je važno da nemate previše OKR-a. Gornja granica je sedam, ali je bolje da ih bude imate što manje. Možete čak otići korak dalje tako što ćete imati samo jedan OKR preduzeća kako biste zaista ujedinili i unapredili preduzeće. To je ideja zasnovana na onoj koju je predstavila Kristina Vodke u svojoj knjizi „Radical Focus“.

Zamislite da svoje ključne ljude usmerite ka jednom cilju. To vam pruža osećaj da možete da pomerite planine. Zapamtite, strategija je odlučivanje o tome na šta se ne treba fokusirati, a radikalni fokus može dovesti do uspeha. Ako imate previše ciljeva, nećete moći da se odlučite u kom pravcu da se krećete. Ako je sve važno, ništa nije bitno.

4. Koliko često treba pratiti ključne rezultate?

KR-e treba meriti jednom nedeljno. Cilj bez nemilosrdno dosledne implementacije je samo želja i pust san. To je najteže i najvažnije kada imate OKR-e – biti dosledan u praćenju napretka; nešto što se može uraditi tokom nedeljnih OKR provera.

Nedeljne provere su periodični događaji tokom kojih tim prati dostignuća. Razmatraju se ciljevi, ključni rezultati, inicijative i proverava se napredak u potonjem. Pored toga, timovi mogu da diskutuju od tome koliko su sigurni u ostvarivanju OKR-a i o tome kako da postanu bolji. Kako bi poboljšali agilnost, timovi takođe mogu da razgovaraju na nedeljnim proverama da li je potrebno prilagoditi OKR-e.

5. Koji je najbolji način merenja napretka KR-a?

Preporučuju se dva načina za merenje napretka KR-a, jedan je jednostavan a drugi nešto komplikovaniji. Jednostavna varijanta je binarna, a komplikovanija varijanta je decimalna skala. Otkako je Google uveo decimalnu skalu, ona je postala najpopularniji način merenja.

• Binarna skala – postignuto (da) ili nije postignuto (ne)
• Decimalna skala – koristite skalu od 0,0 do 1,0 i ocenjujete napredak na kraju svakog ciklusa (na takvoj skali 0,0 do 0,3 znači neuspeh, 0,4 do 0,6 znači da je postignut neki uspeh a 0,7 do 1,0 znači uspeh)

Još jedna preporuka je da KR-i budu javni. Potpuna transparentnost, ako se pravilno implementira, treba da dovede do bolje posvećenosti i pravednijeg poslovnog okruženja.

6. Da li postoji razlika između KR-a i KPI-a?

KPI – key performance indicators (ključni indikatori učinka) mere ukupni učinak ili stanje poslovne inicijative. Oni mere poslovanje i ne govore vam šta treba da promenite ili poboljšate. KPI se mogu povezati sa „kontrolnom tablom“ koja pokazuje uspešnost preduzeća.

KR-i se mogu povezati sa „mapom puta“. Oni definišu i mere napredak i oni su mnogo više od pokazatelja učinka i predstavljaju osnovu za postavljanje i ostvarivanje ciljeva. KR-i bi trebalo da vas vode ka cilju. Međutim, KR ponekad može da bude KPI. Preduzeće treba da koristi i kombinuje oba, jer se KR-i i KPI-i međusobno nadopunjuju.

7. Koji je najbolji postupak za postavljanje OKR-a?

Najbolji način za postavljanje OKR-a je niz OKR radionica. Za glavne menadžere koji postavljaju OKR-e na nivou preduzeća to su najčešće radionice strateškog planiranja van preduzeća, koje mogu da traju nekoliko dana. Cilj je da se obezbedi da preduzeće ide u pravom smeru. Za timove to obično uključuje kraće sastanke taktičkog planiranja.

Ako prvi put implementirate OKR-e, preporučljivo je da počnete samo sa glavnim menadžerima ili samo sa timom koji veoma dobro funkcioniše. Prvo bi trebalo da ga izvršite kao eksperiment, sa jednim međufunkcionalnim timom, pa tek onda da ga proširite i na druge timove.

U OKR radionicama, OKR-i se mogu postaviti na dva načina:

• Od gore prema dole: Vođe postavljaju ciljeve i ključne rezultate
• Od dole prema gore: Članovi tima postavljaju ciljeve i ključne rezultate

Prilikom skaliranja OKR-a u celom preduzeću, važno je uzeti u obzir sledeće:

• Preporuka je da OKR-i ne budu za svako odeljenje posebno, već na nivou međufunkcionalnog tima koji će doneti napredak preduzeću.
• Timski OKR-i bi trebali biti usko povezani sa OKR-ima preduzeća.
• Trebala bi postojati zdrava mešavina OKR-a od gore prema dole i od dole prema gore.

Takođe se preporučuje da angažujete OKR trenera ili konsultanta koji bi vam pomogao u edukaciji zaposlenih i koordinaciji procesa. Na isti način kao što SCRUM uvek zahteva da imamo SCRUM stručnjaka u timu da bi se proces pravilno pratio, tako mora postojati neko odgovoran za pravilnu implementaciju OKR-a. Sada kada smo prešli često postavljana pitanja u vezi sa OKR-ima, sada ćemo pregledati i druge važne i korisne teme u vezi sa tehnikom.

Šest glavnih prednosti OKR-a

Postoji pet glavnih prednosti (i jedna dodatna) postavljanja OKR-a, koje su predstavljene skraćenicom F.A.C.T.S. Ove prednosti, kako ih je opisao Džon Doer, venture kapitalista koji je popularizovao tehniku, su:

Fokus: Konfuzija i nedorečenost su dva najveća neprijatelja kada je reč o ostvarivanju ciljeva. Sa OKR-ima ciljevi su jasno postavljeni, zajedno sa mapom puta i protokolom merenja. To takođe znači da su određeni prioriteti i svako ima jasnu sliku na čega treba da se fokusira.

Usklađenost: U timovima i organizacijama, usklađenost članova tima ili svih organizacijskih slojeva je od ključne važnosti. Teško je ostvariti cilj ako svako vuče na svoju stranu. Postojanje jasnih ciljeva i redovno merenje napretka stvara usklađenost koja vodi ka mnogo bržem ostvarivanju željenih ciljeva. Takođe je važno da OKR-i budu javni i vidljivi svima u organizaciji.

Posvećenost: Prilikom postavljanja OKR-a, važno je obezbediti posvećenost svih uključenih strana. Na osnovu usklađenosti, svi bi trebali da se posvete napornom radu usmerenom ka krajnjem cilju. Jasan znak posvećenosti je kada dođe do promene resursa i rasporeda u korist novih ciljeva. Pored toga, korišćenje OKR aplikacije ili vizuelizacija OKR-a u kancelariji važni su znaci posvećenosti na organizacionom nivou.

Praćenje: Ključni rezultati se odnose na merenje napretka ka ostvarivanju ciljeva. To je bitan element ove tehnike. Možemo da upravljamo samo onim što merimo. Nakon određivanja OKR-a preporučuje se nedeljno proveravanje. Pored provera, korisno je napraviti kratki osvrt i analizirati zašto i kako tim napreduje ka ostvarivanju ciljeva i kako se može postići poboljšanje.

Povećanje: OKR metodologija podstiče postavljanje ambicioznih ciljeva koji su izvan zone komfora. Takvi ciljevi nas ohrabruju da postignemo više od uobičajenog posla. Mantra OKR-a je da treba imati jednostavnu ideju koja pokreće 10x veći rast, tako da je povećanje definitivno važna prednost. Znak da ne povećavate dovoljno ciljeve je da se sve uvek završava i postiže.

Dodatna prednost OKR-a (naročito kvartalnih), zajedno sa redovnim nedeljnim proverama je to što promoviše agilnost, što znači da uz kraće cikluse postavljanja ciljeva organizacije mogu brže da reaguju na promene. U tom smislu je važno da se OKR-i redovno pregledaju i ažuriraju. Timovi bi se trebali osvrnuti na ove događaje i zapitati se da li je potrebno prilagodsiti OKR-e. Neka preduzeća kombinuju SCRUM metodologiju i OKR-e kako bi postigli još veću agilnost.

Česte greške prilikom postavljanja OKR-a

Nijedna tehnika postavljanja ciljeva nije bez nedostataka i može se desiti da dođe do krupnih grešaka ako implementacija nije pravilno izvršena. Nekoliko čestih grešaka prilikom postavljanja OKR-a su:

Niste sigurni kako da pravilno napišete OKR-e: Tehnika je veoma jednostavna ali i veoma direktna tako da je ponekad teško napisati OKR-e. Možda ste pod nepotrebnim pritiskom da li su OKR ispravno napisani (da li su napisani kao ishodi, da li su ključni KR-ovi merljivi, itd.) Možda će vam predstavljati problem da izaberete pravi KR. Savet kako da savladate ovaj izazov je veoma jednostavan: Ponavljanje je majka mudrosti. Nakon što napišete nekoliko OKR-ova, biće vam sve lakše da ih odredite na najbolji mogući način.

Ne meriti KR-ove (postaviti i zaboraviti) Drugi najčešći problem je neredovno praćenje i merenje KR-ova. Možda ćete biti ponosni na sebe što ste postavili OKR-e, ali se može desiti da ih potpuno zaboravite. Redovno nadgledanje i merenje napretka je obavezno. Treba da budete transparentni i veoma iskreni o tome koliko brzo napredujete ka svojim ciljevima. Korisna preporuka prilikom određivanja OKR-a je da odredite osobu koja će biti direktno odgovorna (DRI) za određeni OKR. Ova osoba takođe treba da bude odgovorna za nedeljne provere.

Održavanje uobičajenog posla: OKR-i se odnose na postavljanje izazova timu, prekoračenja granica uobičajenog posla i povećanje uspeha do 10x. To znači da ciljevi moraju biti postavljeni na ambiciozan i inspirativan način. Nedovoljno ambicija je jedna od najvećih grešaka koje timovi prave prilikom postavljanja OKR-a. Ako je većina OKR-a postignuto, to je jasan znak da ciljevi nisu dovoljno ambiciozni. U kompaniji Google, ostvarivanje 70% OKR-a se smatra uspehom.

Postavljanje previše OKR-a: Ako imate previše ciljeva, verovatno nećete ostvariti nijedan od njih. U većini slučajeva je bolje ići 10 koraka u jednom smeru (prvo se morate uveriti da je to pravi smer) nego ići po jedan korak u 10 različitih smerova. Previše smerova dovodi do konfuzije, odlaganja i nedostatka ideje odakle i kako početi. Sedam OKR-a je maksimalna količina kojom se može upravljati. Međutim, većina se slaže da je bolje imati od 1 do 3 OKR-a, jer to omogućava bolje fokusiranje. Kao što smo pomenuli, da biste postigli jedinstvo i fokusiranost na nivou preduzeća, možete da izaberete samo jedan OKR.

Korišćenje OKR-a za stvari kojima nisu namenjeni: OKR-i nisu KPI-i, lista obaveza ili procena zaposlenih; OKR-i su alatka koja pomaže u ostvarivanju strategije preduzeća. Oni se razlikuju od drugih tehnika postavljanja ciljeva, naročito u smislu podsticanja veoma ambicioznih ciljeva, jednostavnog plana realizacije i redovnog obavljanja merenja napretka. Važan deo OKR-a je naterati preduzeća i timove da napuste zonu komfora i podstaći ih da preduzmu krupnije korake. Oni takođe podstiču timove da pravilno odrede prioritet ciljeva u skladu sa najboljim prilikama.

Trebalo bi pomenuti da OKR-i treba da budu odvojeni od kompenzacije, inače će ljudi težiti ka tome da igraju na sigurno i neće biti zainteresovani za ambicioznije ciljeve.

Praktični primeri OKR-a

Sada kada smo obradili teoretski deo, pogledajmo nekoliko praktičnih primera OKR-a:

Posmatrajući primere treba pomenuti još nekoliko važnih stvari:

• Najbolji OKR-i su postavljeni na nivou preduzeća ili međufunkcionalno sa ciljem da se fokusira, uskladi i motiviše čitavo preduzeće na svim nivoima i u svim odeljenjima.
• Ipak, OKR-i se često postavljaju na nivou odeljenja, što znači da su to računovodstveni OKR-i, OKR-i za onlajn marketing, OKR-i za dizajn, OKR-i za inženjering itd. Nema ništa loše u postavljanju OKR-a na nivou odeljenja, iako se preporučuje da se odrede i OKR-i na nivou preduzeća.
• Što se tiče OKR-a na nivou preduzeća, obično je mnogo teže uključiti odeljenja za podršku (administrator, računovodstvo itd.) nego timove koji se direktno bave proizvodom ili marketingom/prodajom. Dakle, ponekad je u redu ako ne možete da uključite sva odeljenja kada je reč o OKR-ima na nivou preduzeća.

Dostupne OKR alatke i resursi

Pošto je OKR tehnika veoma popularna, dostupno je mnogo različitih alatki. Uopšteno govoreći, možete da koristite:

• softversko rešenje
• predložak – dokument ili tabelu

Postoji više od 50 namenskih OKR rešenja ili alatki za menadžere projekta sa implementiranim OKR funkcijama. Najpopularnija rešenja su: Weekdone, Gtmhub, Perdoo‍, Profit.co, Plai, i Simple OKR. Ako je OKR tehnika za vas novina, možda nije najbolje da odmah odaberete softversko rešenje. Prvi korak bi trebao biti savladavanje tehnike, a za to možete da koristite predložak. Zatim, kada savladate tehniku i skalirate je u preduzeću, OKR softver može biti od velike pomoći.

To nas dovodi do OKR predloška Obezbedili smo vam jedan primerak koji možete da preuzmete dole. Predloške možete da prilagodite svojim potrebama i željama.

• PREUZMI TABELU
• PREUZMI DOKUMENT

Ako želite da saznate više o OKR-ima, pogledajte sledeće korisne resurse:

• John Doer - Merite ono što je važno
• John Doer - TED talk
• Kristina Vodke - Radical Focus

Kratka istorija OKR-a

Na kraju, upoznajmo se sa kratkom istorijom OKR-a. Osnovu za OKR metodologiju je načinio Endi Gruv, nekadašnji izvršni direktor kompanije Intel. Napisao je knjigu High Output Management, u kojoj je opisao iMBO tehniku koju su primenjivali u kompaniji Intel i koja predstavlja skraćenicu za Intel Management by Objectives. iMBO je bio početna osnova za OKR.

Zatim je tehnika nadograđena na OKR i postala popularna zahvaljujući venture kapitalisti Džonu Doeru, koji je direktno sarađivao sa Endijem. Imao je čuveni TED govor na tu temu, a takođe je napisao i knjigu Merite ono što je važno (gore možete da pronađete link ka knjizi). Bio je investitor u kompaniji Google i osnivače te kompanije je upoznao sa OKR tehnikom. Oni su je usvojili i učinili još popularnijom.

Danas OKR koriste mnoge korporacije, a naročito tehnički giganti kao što su Google, Intel, Microsoft, LinkedIn, Twitter, Uber, Netflix, Spotify, Airbnb, IBM, Dropbox ali i mnoge kompanije koje se ne bave tehnikom, kao što su Disney, BMW, Deloitte, kao i Bill & Melinda Gates foundation.